[新體驗] 超級燒腦的線上商談口譯(13/365)

台灣和日本的中小企業每年都會舉辦很多商談媒合會,日方大多由各縣市的產業工會召集,而台灣則是由經濟部和相關部會舉辦。開始做口譯後,每年都會接到幾次類似的案子,今年受到疫情影響,許多會議都被迫取消,最近相關活動重啟,但多半改以遠距視訊的方式進行。儘管平時工作上已經習慣使用各種遠端會議工具,但要進行遠距「口譯」,這還真的是第一次。

商談媒合會就如其名,舉行方式真的很像相親,每張桌子會有一間日本企業,搭配一位口譯人員,現場會有許多台灣企業,以每30分鐘為一個單位的頻率,輪流去找不同的日本企業洽談。準備日方的資料是口譯員必須做的功課,然而,最挑戰的部分其實是要現場口譯所有到場台灣企業的簡報內容。一間日本企業可能會與5-8間台灣企業進行洽談,但是口譯員都是到場後才會知道當天有哪些台灣企業參與,因此事前準備時,頂多只能透過日方企業的資料去猜測可能的相關產業。然而,台灣許多中小企業都是在做半導體製程相關的服務,其產業結構之複雜,製程之繁複,真的是怎麼猜都猜不到。因此,商談是否能順利進行,口譯員的事前準備和經驗固然重要,但更關鍵的是臨場反變的能力。

接下案子後其實我一直忐忑不安,因為遠距視訊將會為口譯員帶來更多挑戰。一組會有幾台電腦?一台電腦會配幾個耳機?我們跟台灣廠商的位置怎麼安排?名片交換怎麼進行?可以分享螢幕嗎?….很多情況也都只能在心中想像,一切都很未知。

  1. 關於設備
    原本不曉得一台電腦會配幾個耳機,如果只有一個耳機,那勢必是口譯員戴耳機,如此一來,台灣企業和日方企業幾乎沒有直接交流的機會。如果是要開擴音,也擔心現場太多聲音會互相干擾。好在主辦單位準備充足,每台電腦都連了兩個耳機,口譯員和台灣企業都可以同時聽、說。現場使用的電腦設備是跟設備商租借的,從頭到尾設備商也都在場,以便能隨時協助處理各種技術問題。就我的觀察,整個商談過程設備都沒有出任何問題。真要說,應該就是透過視訊交換名片其實有點尷尬。我請雙方分別將名片對準鏡頭,停留一段時間讓對方拍照紀錄,但是過程中時不時會遇到鏡頭無法對焦、畫面太模糊之類的各種障礙,但我相信這樣的問題多試幾次,以後大家應該就會熟練了。
  2. 實體與虛擬的差異 
    見面三分情的台灣人,一開始的握手寒暄,還有離開前的合影留念,都能讓氣氛熱絡,雙方做不成生意也能當個朋友。遇到雙方詞不達意的時候,多少可以透過比手畫腳,或是現場展示樣品之類的達到溝通目的。然而,在遠距的情況之下,雙方互動真的很難像實體商談那樣熱絡、有溫度。不過,台日雙方企業似乎都因此事先對彼此做了更多功課。過往大家因為太依賴現場的互動,常常會有雙方都準備不足,導致兩邊都言不及義、問題和答案都對不上。但這次情況明顯不同,台灣企業有先了解日方企業的技術,帶著技術人員或是事先準備好的問題來談,日方企業也事先查詢過台灣企業的背景資料,因此能針對問題立刻給出相關回應。遇到一些比較困難的化學符號專有名詞,我就轉用筆談的方式讓工程師們互相交流,有些問題把化學符號寫出來就解決了呢!一來一往的討論其實蠻順暢也很有效率。

然而,遠距商談對口譯員來說,還是相對辛苦的工作型態。主要原因有以下兩個:

  1. 事前準備要做得更徹底
    如上所述,商談口譯的資料準備其實相當困難,針對日方資訊我通常是以「海搜」的方式,google滑到沒得滑為止。台方企業的部分,我針對日方有興趣的產業結構進行基本了解,列出所有相關的金屬元素符號,以及製程相關的中、英、日文單字列表。以往台日雙方都會攜帶紙本的公司簡介在現場交換,但線上會議很難做到這點,相關資料多半是會後雙方再透過email傳送。考慮到這一點,我事先在日方的網站上下載並印出所有相關資料,包含公司簡介、產品列表、專利清單甚至是youtube上的產品測試影片等,另外還帶了自己的電腦以備不時之需。好在有這些準備,能讓我在台灣廠商提出問題的時候,協助日方即時回應。
  2. 口罩、耳機、現場環境對聽說的影響
    口譯員除了透過聽覺之外,有時候也會透過口型來判斷對方講的話,但遠距會談的雙方,在各自的會議室裡還是要戴著口罩,所以口譯員只能完全靠耳朵聽了。偏偏口罩會影響麥克風收音,現場也會遇到其他桌的人聲音過於洪亮,耳機直接被蓋台的狀況,因此會談中我時不時要用手壓著耳機或是麥克風,才能確保自己和日方都聽得清楚。但不要忘記,在兩個耳朵都罩著耳機的同時,口譯員除了做筆記,還要同時跟現場的台灣廠商溝通,有的廠商一次可能會有兩三個人一起來談,這時候只能把腦子的轉速開到最高,才有辦法四聲道同時運作。

儘管出發前有許多擔心,今天實際參與一次之後,我覺得遠距商談其實還蠻不錯的。就台日企業和主辦單位的觀點來看,除了能節約經費外,說不定還能提高商談的媒合效率。不過,對口譯員來說,今天翻完半天的疲累程度,跟以前翻完一整天幾乎不相上下,真的好燒腦啊!

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