[分享] 如何改善慣性加班的症頭 (64/365)

我們部門的上班時間是朝九晚六,扣除一些緊急或是特殊狀況,基本上只要做好時間管理,是不太需要加班的。不過,我的其中個位下屬一直有慣性加班的問題,為什麼我說是慣性加班?因為不管工作是多是少,她都會搞到七點才能才下班。她進公司的前幾個月,我發現這個狀況,開始跟她討論上班時間規劃的問題,我依照自己的經驗給她以下建議:

  1. 在平日晚上安排行程,給自己準時下班的理由
    我觀察周圍的同事,發現平日晚上沒有行程安排的人,都很容易有慣性加班的症頭。因為下班之後的行程只有回家,而回家好像也不是什麼太要緊的事情,所以就容易在公司東摸摸西摸摸,然後莫名其妙就多加了一個小時的班。

    我喜歡把運動和學習課程安排在平日晚上,這樣一來為了能準時趕上晚上的活動,我就會逼著自己準時下班。在老闆突然要塞工作給你,或是有急件插進來的時候,也比較有理由可以推辭。安排課程又比安排與朋友的聚會來得有效,因為朋友的聚會非強制性,所以很容易因此遲到或是到最後失約不去(我就看過我下屬明明跟朋友約了晚上七點,到最後卻八點才離開公司)。因此,為了讓自已有理由準時下班,在平日晚上安排那種需要事先繳清費用的課程效果最好。
  2. 排列工作的優先順序,一口氣把零碎事項處理完,再專心處理主要專案
    每天早上盤點當天要做的工作,是很理所當然的事情。但並非把工作通通列出來就好了,還要排列處理工作的優先次序。你列出來的工作一定有些是非做不可,有些是做不完還可以明天在做,或是能跟別人多要一點時間完成的。我的作法是,一面列出當天的待辦清單的同時, 一面遵守兩分鐘原則,兩分鐘內能解決的事情就把它立刻把它處理掉(例如回覆一些簡單的信件之類的)。剩下的工作,就分成主要工作,以及一些比較瑣碎的小工作,小工作又分成今天一定要完成的,以及可以明天再處理的。

    我的習慣是會先從今天一定要完成的小工作著手,設定1-2個小時,一口氣把所有小工作先處理完,這樣一來,剩下的時間就可以心無旁騖地全部投入在主要工作上。你可能會覺得奇怪,主要工作照裡說比較重要,為什麼不先處理呢?我個人的經驗是,如果你先處理主要工作,倒頭來往往會不自覺花太多時間,並壓縮到處理小工作的時間,搞到最後不得不加班。

    不要擔心你只給主要工作留六小時會不會不夠,畢竟,就算你留了十小時給幾,你也不會覺得足夠。人很奇妙,有限的時間裡往往能激發出無限的潛力,並達到最大的工作效率。
  3. 提前半小時開始進行每天的收尾動作
    儘管下屬在執行上述第二點之後加班的情況已經改善,但也僅是把常態加班的時間從一小時變成半小時。我們再度檢討原因,發現這是因為她錯估自己進行每天工作收尾所需的時間。我以前也是如此,總覺得五點開始收尾應該就夠了,殊不知每天最後的那封信件總是最難寫,導致收尾往往會花上比預期還要多的時間,既然知道自己的預估都會失準,那為什麼不乾脆調整預期的工作收尾時間呢?這個問題的解法其實很單純,只要把開始進行收尾工作的時間點往前移半小時就好了。

我的下屬在依照上述建議調整行動之後,已經漸漸治好她的慣性加班症頭了。也許對很多人來說要做到完全不加班非常困難,但如果你的加班其實沒那麼必要,或是你也有慣性加班的問題,也許上述的方法能幫助你天天準時下班喔。

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