[新學習] 踏出舒適圈,在團隊裡發起一個聖誕節分享活動 (69/365)

昨天做了一件非常踏出我舒適圈的事情….我發了一封信,邀請團隊成員們參加我自己發起的聖誕節分享活動。

前幾週跟在英國的老闆聊天,她感嘆著今年的聖誕節應該很難像以往那樣過,歐美入冬後陸續迎來新冠疫情的另幾波高峰,本該團聚的聖誕節,今年卻恐怕很難和朋友或是家人相聚了吧。聽到這番話,我腦中突然有了一個想法「有沒有什麼是可以讓大家一起同樂的事情呢?」我想要發起一個聖誕節活動,讓大家有一點期待,有一點互動、參與,如果能分享一些快樂和溫暖那就更好了。

我們部門其實只有16個人,不過大家分佈在世界各地,完美達成24 hours coverage,但也因此大家很難聚在一起。不要說實體見面不可能,就連全員到齊進行線上會議都很困難(一年可能只有一兩次,我加入團隊五年來,全體視訊會議不超過10次),光是想著台灣和美國整整12小時的時差,開會要不是有人得熬夜,就是有人要五六點起個大清早。如果可以,還真想大家透過視訊高舉紅酒杯,互道聖誕快樂,但是總不能有某個國家的人一大清早就喝醉吧?!再加上許多同事已經在聖誕節前後排休長假,為了不干擾大家私人的時間,所以我刪掉了這個想法。

我也研究了線上交換禮物,網路上有自動的交換禮物配對器,只要把名字和email匯入到系統裡面,就會幫你自動配對好你的小主人和聖誕老公公。不過,如果要送實體的禮物,不僅要考量運費問題,也要考慮同事們可能要冒著被感染的風險上郵局去寄包裹,所以原本的想法是,想要請大家分享「虛擬」的禮物,小主人可以指定三個主題,讓聖誕老公公去準備。主題可以是請對方唱一首歌、請對方分享一部最喜歡的電影、分享一張小時候的照片之類的,總之,只要是可以透過網路傳送的主題都可以。不過,跟同事和朋友討論過後,大家覺得這樣的方式有點太麻煩,要先了解流程,小主人和聖誕老公公還要溝通需求的等。

某位在coporate communiation部門工作的朋友告訴我,要提升員工對活動的參與率,最重要的就是「讓大家需要做的事情越少越好」。她跟我分享自己在公司辦過的影片接力賽跑活動,是邀請大家上傳一段自己在跑步的畫面,然後再由他們把這些影片剪接串連起來。我覺得這個點子非常好,儘管我其實沒有剪接影片的經驗,也知道這件事情要花很多我私人的時間,但這真的是能帶給大家最少負擔,又能達到分享活動目的的作法了。

但是當我跟一些台灣同事提到這件事情,有幾個人問我「你不怕同事覺得你太閒嗎?」「你不怕老闆因為覺得你時間太多所以塞更多工作給你」,聽到這樣的回饋當下有點震驚,覺得我自己是不是太單純了。但也有點難過,面對這種自發性的活動,大家的想法竟然如此負面。有同事說,這要看人,如果是一個平常工作績效很差的人在做這件事,大家可能會覺得「你有空搞這些不如把工作做好」。但如果是我,我有信心應該不會有人覺得我做這些事情是為了打混吧?我自己已經抓了滿手工作,老闆也沒有空間再塞工作給我了吧?不知道哪來的自信和衝動,其實我對我們團隊還是有點信心,因此還是鼓起勇氣寄出信件。

我們的老闆一直有在大家生日的時候,蒐集團隊成員的生日祝福,整理成一張卡片送給壽星的習慣。過去她會特地郵寄實體卡片,今年則改用線上eCard。儘管大家因為對彼此認識有限,給的訊息都相當簡單,可能真的就是一句happy birthday,但是每次收到卡片,還是會覺得心裡滿滿的溫暖。除此之外,我們也有一個資料夾叫team happy folder,如果大家有想要分享的照片,可以放在裡面給大家看,儘管大家上傳照片的頻率很低,但偶爾看到大家工作以外的一面,還是會覺得彼此更親近一點。我想,要跟同事建立情感,真的有必要多了解一些大家「生活」「人性」的一面。這也是我發起這個聖誕分享活動的目的,希望在這個困難的年度,能讓大家彼此分享溫暖,也可以借機更靠近彼此一點。不然,我們接觸臉書或IG上不認識的人接觸的機會,可能都比跟這些跨國的同事還多。

要寄出信件之前,我其實相當緊張。很多人可能會覺得,不過就是一封信,根本沒什麼,但是這對我來說就是一個很大的挑戰。我其實不是那種很喜歡參加團體活動的人,更不要說發起活動了,不確定同事們是否願意參加,也無法預測大家的看法和反應。會不會有些人真的現在生活很低潮,沒有心情做這件事情?會不會有些人覺得我就是過得太爽,才會在那邊想這些有的沒的?會不會有人根本不想跟同事分享?會不會有人覺得我幹嘛找大家麻煩?各種想法不斷在我心中碎念,越想越負面。這就是為什麼,這件事情我已經想了一個月,卻遲遲沒有寄出邀請信的原因。
以下是我寄給同事的邀請信:

昨晚睡前,我問老王,如果最後都沒有人要理我怎麼辦?老王說,那就默默fade out就好啦。嗯,其實就是這樣,如果真的沒人想要響應,那頂多就是大家會默默忘記這件事情而已吧,沒有人會說什麼的。(BTW,寫完這封文章的當下,至少我收到兩個同事回應願意參與!)

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