[分享] 用桌面電子便條紙進行工作管理 (76/365)

過去,我是很依賴紙便條紙和桌上型日曆的人,然而,開始沒有天天進公司之後,發現便條紙和桌上型日曆無法每天帶來帶去,在家又想保持家裡的環境不要太雜亂,因此逐漸把一切的工作管理都精簡到電腦桌面的便條紙上。

我過去也是很喜歡用紙本的人,但後來發現,電子筆記可以快速調動順序,也方便使用階層、粗體等進行標記,非常方便。不然以前如果遇到交期突然改變,就可能會把筆記畫得花花綠綠,不然就是要每天把便條紙們大風吹,才能排列事情的優先次序,這些都會消耗時間,也會讓工作幻境變得不清爽(你是否在螢幕周圍貼滿很多便條紙)。

以下是我的電腦桌面會有的便條紙的簡單樣本,基本上只有一張(太多張會在排列優先順序的時候產生困擾),不管是要開會還是要在辦公桌以外的地方工作,只要打開桌面,所有代辦事項都能一目瞭然。軟體就是windows內建的sticky note,不用額外下載,完全沒有進入門檻。

1. 善用項目符號、分層
我的工作需要面對各種不同的交期,手上隨時有三個案子是基本,每天要做的事情跟要聯絡的人都不同。拿到新案子我會先依照「交期-客戶-案件編號」的格式列入清單,並在下一行開始列出待辦事項,工作時想到就先列上去,以免自己忘記。這樣隨時都可以很清楚看到每個案子有哪些事情要做。

2. 用粗體字標示當天待辦事項,並排列優先順序
每天開機後我會先瀏覽一次清單,一面收信,一面把代辦事項填到note上,當天一定要完成的部分標記成粗體,並且把重要的事情往上放,例如11/23的事情基本上只是在等後續的結案作業,所以可以不用標記粗體,往下放就好了。當天要做的事情都標記粗體(如左圖),完成之後則是直接刪掉那一行。每天結束時,所有粗體字應該都要被去除(如右圖)

3. 用小分隔線畫分短期待辦事項,以及長期計畫
這張note分成上下兩部分,上面是跟客戶交期相關,時間上沒有商量餘地的,下面則是一些沒有明確時間點,屬於中長期計畫或是個人計劃的部分。這些事情大多是「重要而不緊急」,也就是時間管理矩陣第二象限的事情,如果不放在桌面,很容易放久就忘記,或是會因此一直拖延下去。所以我還是會列出來,並列出幾個待辦事項,提醒自己有空的時候就執行一兩個項目,有時候甚至會每天標記一個粗體,讓自己每天都能在這些項目上有些進展。(如下圖)

4. 列出要跟老闆和部署討論的事項
便條的最下面會紀錄我想要和老闆或部署在1:1會議中討論的內容。有時候在工作中想到一些什麼問題,可能不是立即性的,所以不用馬上勞煩老闆,但還是會想要拿出來討論。這種時候,如果不記下來,很容易在開會的時候忘記(因為我們是兩週才有一次1:1會議)。所以我會在平常想到的時候,就把那些點子列上去。開會之前複習一下,就不怕有話題被漏掉。

其實上述方法跟子彈筆記有點像,不過我喜歡把公司的工作和個人的行程分開管理,因為我不想在私人時間還要想工作的事情。所以除了一些個人設定的長遠工作目標之外,或是我自己想要在工作上嘗試的挑戰以外,公司的工作任務不會進入我的私人子彈筆記。例如,跟工作相關現在又在我私人子彈筆記上的,只有team building相關的項目。

私人子彈筆記的部分可以參考這篇文章 [學習] 重啟Evernote,建立子彈筆記系統 (8/365)

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