[學習] 減少急迫但不重要的事 (82/365)

最近聽到幾個同事生病了,有的是身體的病,有的是心理的病。這些同事在大家的眼中,都是認真負責、使命必達的好人。他們受人尊敬、備受信任,許多人遇到問題都會想尋求他們的協助。大家都喜歡跟他們當朋友,也喜歡跟他們共事,因為他們會讓每一個合作對象都覺得「我是最重要的」。

其中一位我很敬重的前輩A,昨天打電話給我問了一個問題,我聽到他問題的當下覺得莫名其妙,因為這個問題根本就不應該問他!讓我更不明白的是,他竟然為了這個「不該屬於他的問題」花了很多時間。另一位我很尊敬的前輩B則是在開會時很無奈地告訴我,「我真正的任務一直被延後,總是有其他事情跑進來插隊」,我問他那下屬C為什麼不幫忙?前輩B回答我「這個他沒經驗,而且他也沒有說他想做」。

這兩位同事都是沒日沒夜的工作,幾乎天天都做到半夜,休假時也往往放不下工作。不得不說,他們都在組織裡爬到不錯的位置,但是,聽到他們生病的消息,我還是覺得他們在這樣子可能還沒爬到下一階就先累死。

這兩位前輩的情況,讓我想到時間管理矩陣,其實,他們之所以把自己累成這樣,可能是因為他們都花了太多時間處理第三象限,也就是「急迫但不重要」的事情了。

適度拒絕或延後請求,不要總是幫別人釣魚
以A前輩的例子來說,面對不該屬於自己的問題,與其硬著頭皮解決,幫對方找好魚竿之後還幫他釣魚,不如直接告訴對方「這不是我的專業,也許你可以去找別人」。畢竟,這件事情是對別人重要,不是對前輩A重要,責任在當事者身上,他應該要自己去找出解決辦法。我發現,這類工作能力很強但無法拒絕請求的人,通常是被自己的情緒或想法綁住了,他們看到別人有難就無法控制自己不去幫忙。

不得不說,我過去也常常會有一種使命必達的謬誤,覺得別人來找我協助,我無論如何一定要設法幫他解決,否則好像有失禮貌或是枉費別人對我的信任。但後來,在面對這種請求時,我都會想想時間管理矩陣,誠實地回答對方我不知道或是我現在沒有時間,或是我會告訴他應該要去找誰(而不是自己處理),因為別人來找你幫忙,有時候需要的只是一個方向,而不是真的需要你幫他把問題處理完。如果真的還是控制不了心魔,很想自己跳下去幫忙怎麼辦?那就要設法延後請求,問問對方最晚什麼時候需要得到答案,給自己一些時間,以免所有事情都塞在第一象限,搞得自己筋疲力竭。

適度授權,讓部署成為你的夥伴
前輩B其實還有一位下屬C,但因為下屬比C較被動也缺乏經驗,所以前輩B總是不放心把工作交給他。許多親力親為的主管都是這樣,什麼責任都往身上攬,看起來好像超人一樣,但實際上這樣不僅會把自己累死,也會剝奪下屬累積經驗或是成長的機會。這類的人應該要撥出一點時間到訓練員工上(第二象限,不急迫但是重要),把員工的能力培養起來之後,他就可以協助分擔第一或第三象限的事情。除此之外,也要懂得適度授權,擔心員工做錯或是品質不好?那就先從急迫但不重要的事情開始授權,慢慢提升員工的能力,也培養彼此的默契。透過授權和訓練,慢慢把員工培養成能與你的夥伴,讓他也能跟你一起面對急迫但重要的任務。

我們最應該投入時間的是第二象限 – 重要但不急迫的事情,例如跟同事建立關係,給下屬指導、訓練,了解公司即將推出的新服務的內容,維持健康(運動、看醫生),花點時間研究能提升工作效率的方法。這些事情很容易被延遲,但把時間投入在這些事情上面,對於處理第一象限 – 急迫但重要的事情以及第三象限 – 急迫但不重要的事情會有幫助。如果能和別人建立好關係,在你面對急迫的事情時候,你將能比較容易找到人來協助你,而不用自己孤軍奮戰,在需要拒絕請求時也比較容易取得別人的諒解。把時間花在指導部署上面,透過工作的授權,釋放自己的責任和時間。維持健康,才能走更長遠的路。

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