[思考] 年末工作盤點,別再只用感覺來評斷自己(107/365)

我們團隊平常就有做工作紀錄,透過一個公開的excel表,紀錄每一個需求進來的時間以及完成的時間、負責人、工作主題、內容等等。每年我都會以這個工作表為基準,計算自己該年度完成的案件數量,以及完成案件平均所需的時間。

透過數據,不再用「感覺」評斷自己
盤點完今年的工作狀態之後,我發現我用了太多「感覺」在評斷自己對工作的投入和成就。因為今年下半年在調整生活和工作的步調,所以「自覺」大概只花了80%的精力在投入工作,但是實際觀看工作量,我其實還是在整個組的第二名,與第一名的差距只有五個案件,並遠超過第三名的30個案件量。除此之外,我還發現我平均完成案件的所需時間縮短了,也就是我的效率提升了。透過客觀的數據統計,我更清楚明白自己的感覺其實不太準,我的工作表現沒有變差,也因此能將自己從那種沒有盡全力的罪惡感裡面釋放出來。

發現自己的角色轉換,思考未來的方向
在跟團隊做完比較之後,我也和去年的自己做比較。我發現自己去年是全組工作量第一名,而且高出第二名20幾個案量。不過,和今年的自己相比,則是掉了20幾個案量。照理說效率提升之後,應該要能接更多案子,扣除我個人進行的生活和工作調整之外,我想到另一個原因是在於我的工作角色調整了。這一年多來,我逐漸從「100%生產」的角色,部分移轉成「管理」的角色。因此,在工作量之外,我的時間和精力被移轉去進行了一些管理工作、部門之間的溝通協調、培訓等等。我之所以覺得自己生產力不如從前,可能是因為我還不習慣這樣的角色調整。由於管理者自身的工作成就較難量化,明年開始我應該一起追蹤部署的工作量和完成案件的時間,如果他們有進步,可能代表我的領導和培訓起了公用。除此之外,我也要設法追蹤和紀錄自己在於「非案件」上的工作投入,看看這些投入是否在工作效率或是各方面對團隊產生正面影響。

準備未來「要資源」的有力證據
除了案件數量之外,我也會紀錄哪些是台灣才能處理的中文、日文案件。這些工作一直落在台灣的我們身上,總是讓我們有一種「案件很多」的感覺,但到底這些需求是否真的逐年增加?憑感覺真的說不準。每天被交期追著跑的我們都覺得亞洲的案件比歐美還要趕,但亞洲客戶的交期是否真的較短?憑感覺也是說不準。透過紀錄,我驚訝地發現中文案件量比去年成長了10倍,儘管交期沒有明顯縮短,但顯然一樣的人力要面對更多的需求,真的對我們造成壓力。我想我可以提供這樣的數據給老闆參考,未來如果有資源能夠開新的職缺,也許要考慮多放一個在台灣。畢竟,不是在第一線工作的老闆,如果沒有這種數字,應該也只能模糊地「憑感覺」做決定吧。

透過工作紀錄和年度盤點,我能比較明確了解自己一年到底做了些什麼、有什麼成長,也比較容易在看到實際的數字後,獲得更明確的成就感,甚至能進一步思考下一年自己該怎麼調整時間和精力的投入。

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