[分享]偏鄉公益之旅的觀察和雜感(138/365)

這次來到偏鄉參加公益活動,協助的團體照顧的是隔代教養或是家境清貧的孩子。

天生缺乏內建母愛而且對小孩根本沒興趣的我,既然誤打誤撞報名了,只好硬著頭皮,帶著一個跳脫舒適圈的心態來了。

原本安排很多團體活動,無奈孩子們年齡差距太大,從幼稚園的國中都有,有些彼此根本不認識,所以很難帶得起來,所有活動都不了了之變成自由活動。(主辦有多不會帶領我就不列入討論)

儘管如此,在短短的相處時間,還是觀察到一些孩子們的狀態或現象。

午餐發飲料之後,有一個四歲孩子拿起寶特瓶就往自己頭上砸去,拿瓶子的手勢就是酒醉大人拿酒瓶的樣子。這個孩子笑起來很可愛,但不管拿到什麼,都是先砸一頓再說。我猜,也許是在家裡看到大人的動作學來的吧。

有一個長相甜美的小女孩,才三歲所以不太會講話,她不喜歡別人幫她、靠近她,但是一旦她自己靠近別人,動手都是打人或是捏人,我站在她身後就被她狠狠地捏了大腿(會痛的那種)我猜也許是因為家裡的大人都這樣對她吧?

大一點的孩子可能因為社會化過,所以比較看不出來,但這些還沒上小學的孩子,從他們言行舉止真的會感覺到他們不是來自那種「我的家庭真可愛」的家庭。

我還發現,這些孩子都很堅強,不管怎樣跌倒、吵架,都不會哭,也許因為從小就知道哭了也沒人會來幫他們,所以從小就知道要堅強吧。另外,他們也沒有散發那種「我很可憐」的氣氛,但這也許是因為自尊心很強的關係吧。

然而,我覺得孤單、家暴、家庭疏離這類的問題,應該不是只有偏鄉的孩童會有。只是也許在偏鄉發生地震機率更高吧。儘管如此,我覺得這群在這個機構的孩子還是有幸運的地方,因為他們有彼此互相陪伴,大孩子會照顧小小孩,小小孩們也會一直牽著自己的朋友,如果在都市的孩子,很有可能要自己面對這一切吧。

印象最深刻的應該是晚會時舉手要跳勇士舞的幼稚園孩子,音樂一下,他就立刻化身勇士,小小的身體踩著有力的步伐,眼睛囧囧有神,團體的打鼓表演也是,我可以看到孩子但專注和真心的笑容。

不管是都市還是偏鄉,孩子們眼睛是否能閃閃發亮,應該是在他們能否找到自己有興趣並感到快樂的事物,透過專注或是對夢想的追尋,也許能忘記不美滿的家庭、貧窮和殘缺,然後多一點笑容。

[思考]陪伴偏鄉孩子,我們到底能帶給他們什麼呢?(137/365)

今天參加老王公司辦的公益活動,當初接收到的訊息是,要到花蓮兩天一夜,陪偏鄉孩子烤肉、露營、做DIY,文宣寫得很溫馨,沒想太多就參加了。

聽說這些孩子大多是來自隔代教養家庭,缺少陪伴,或是家境清寒。

出發前查了一下要探訪的單位,也看了一些到偏鄉的活動都在做什麼,不禁開始思考,這樣一次性的探訪,到底可以帶給孩子們什麼?

來自都市的我們只來短短兩天不到的時間,面對那麼多孩子能有什麼陪伴,能有多少對話?

想了想,我覺得我們能帶給孩子的應該是「體驗」和「回憶」吧!在偏鄉缺乏陪伴的他們,也許爸媽很少有機會帶他們去玩,露營、烤肉這些對他們來說也許都是難得的體驗。離家去住民宿,跟朋友一起過夜等等,都市孩子能在校外教學獲得的體驗,會不會偏鄉的孩子畢業旅行也不若都市小孩一樣可以去滿幾天幾夜?

我們來訪,帶來讓他們辦活動、露營、烤肉的經費,提供一個體驗的機會,帶來一次回憶的創造。

他們絕對不會記得我們是誰,可能連我們有來過都會忘記,但長大以後,他們可能會記得有一次和同學一起走帳篷裡入睡的夜晚。

[閱讀心得] 你會問問題嗎?(136/365)

看到這本書的書名《你會問問題嗎?》的時候,我立刻在心中吶喊「我不會!快教我」

透過最近的閱讀,我發現自己目前在帶人的時候卡關的地方在於「我總是太快給予下屬問題的答案」,儘管我試著要透過提問來引導部屬思考,但怎麼問、問什麼,真的是一門學問。明明知道應該要多問開放式問題,但真的在對話當下還是容易直覺地問出太過有引導性的封閉式問句。

「領導不在告知,而在啟發、指點員工到達他們從未經歷的境界」

摘自《你會問問題嗎?

這本書分成三個部分,

  • 第一部分:
    說明提問為什麼重要
  • 第二部分:
    解釋何謂「有效的提問」,並運用案例説明提問為何困難,除了領導者本身的提問技巧之外,組織是否夠開放、讓員工能放心提問,也是值得注意的面向
  • 第三部分:
    運用各種案例說明如何將提問法運用在管理、建立團隊、解決問題甚至推動公司變革上

其實,裡面提出的問題乍看之下真的很基本甚至理所當然,但仔細回想,平時在與部屬對話的時候,真的很容易忘記。例如,當自己又忍不住要給別人答案的時候,其實只要問「你會怎麼做」或是「如果你是我,你會想要怎麼做」,就可以引導部屬去思考或是說出他們腦中的想法。

下面這兩個書中提到的問題案例,是我自己最近常用、而且發現很有效果的問題

  • 「你這樣做,希望獲得什麼結果?」
    在部屬提出我覺得可能達不到目的或是沒效果的解決方案時,面對我提出的這個問題,部屬才意識到他其實不知道自己到底要什麼!在沒有目標的情況下去執行或是溝通,都只會造成更模糊或是更混亂的場面而已。
  • 「你已經做過哪些嘗試?下一步打算怎麼做?然後呢?」
    部屬來找我問問題時,我發現70%以上的情況,他們腦中其實已經有想法了,有時候只是想要我幫他們做決定,有時候只是希望透過得到我的肯定來驗證、或是獲得執行的動力。透過提出這串問題,讓他們自己說出自己的解決方案,有助他們釐清想法,往往說著說著他們就會說「其實我好像比較喜歡第二個作法」。另外,這串問題也有助於他們想到其他的解決方案。

「有很多時候,他們其實早就想到答案了,只不過想藉由別人來驗證一下罷了。」

摘自《你會問問題嗎?

說說這本書

  • 誰適合看?
    主管們、帶團隊的人、擔任mentor之類在帶人的人。
  • 需要分析閱讀嗎?
    不需要,文字很直白,架構也很清楚,有很多問題的案例可供讀者參考使用。
  • 值得留在書架上嗎?
    為了書裡面提出的問題案例,我會把它留在書架上一陣子。我覺得這本書也蠻適合當工具書的,問不出好問題、卡關的時候,拿來讀一讀應該很有提醒作用。最理想的方式可能是把裡面的問題通通整理出來成一個提問清單,讓自己需要用的時候就有一張小抄可以直接參考。

[思考] 學期一開始就拿A,然後呢?(135/365)

在很多本書上都會看到這個例子,科學家將某一群國小學生分成兩組,對其中一組不斷給予稱讚,在學期末的時候,發現不斷被給予稱讚的那組孩子,各方面的表現都比沒有被稱讚的那一組孩子來得好。

這告訴我們一件事情,身為老師、家長或主管,時時給予孩子或部署讚美,能激勵他們有更好的表現。從另一個角度看,備受肯定、被相信做得到的那一方,就算原本沒有自信,卻能從別人的肯定裡獲得自信,而超越自己原本預期的表現。(這裡指的是讚美,跟那種充滿壓力的「我就知道妳不會讓我失望」等有如詛咒一般的話語不一樣)

小時候,我們也許能幸運遇到不斷給予讚美的老師,或是幸運生長在會給予讚美的家庭裡。然而,長大之後,我們不見得能遇到會讚美你的主管或共事者,因此期盼透過別人的讚美來獲得自信和肯定有點不切實際。

下面這段影片相當有意思,講者是一名著名的指揮家,他總是在學期的第一堂課就告訴學生「今天我就已經打好你們的期末成績了,全班都是A。接下來,請你們在兩週內給我一封信,這封信的開頭是,我值得拿到A因為這學期我做了……」。他發現,大部分的學生到學期末的時候,真的都能照信中寫的那樣,裡裡外外真的成為可以拿A的學生。

影片裡還有個有趣的片段,以一個台灣學生為例。有位台灣學生聽完指揮家這段話之後跟他說「我好困惑,你說我是A,但我的入學成績是70位同學裡面的第68名,我怎麼可能是A呢,我只是68名啊?」過了一陣子,這位台灣學生跟他說,我發現「接受自己是A比一直去想自己是68名還要快樂得多,我決定了,我相信我就是A」

這段影片帶來的啟發雖然是老調重彈,但是,每個人的天賦和能力都不一樣,你一但有能力進入某個學校、某個職場,就帶表你已經到達某個水準。與其一直去跟別人比較,不如相信自己的能力,望著目的地A,制定計劃踏實地往前走。我想,這也是在只會給予批評的家庭裡長大的我,在無形中培養出的「相信自己」的能力。

就算不在學校、即使沒有人為我們打分數,這個方法也適用。以終為始,要先去想像我們想要達到的目的地、想像成功的樣貌,再去往回推看看自己要做哪些事情,才能達到那個境界。在做任何事情之前,先告訴自己,你已經是A了,接著透過列出獲得A應該做的事項,你會更腳踏實地,相信自己做得到,並且握有一張能前往目的地A的地圖。

[思考] 原來我從小學就被訓練時間管理?(134/365)

昨天睡前和老王聊到國小的時候曾經參加學校的鼓隊,印象中我打過小鼓和中鼓,忘記我為什麼加入也忘記最後為什麼結束練習,回想起來甚至不知道打鼓到底好玩在哪裡,因為從頭到尾其實一直都打一樣的節奏,所謂的變化其實是在腳步的移動,因為鼓隊有個重要任務,就是在校慶之類的場合要進行表演,隊員們要一邊打鼓一邊走動,然後排出一些華麗(?)的隊形。雖然完全想不起來當初打鼓到底開不開心,但好像也沒有特別不開心的記憶。

仔細想想,小學時期我真的參加了好多的活動。除了鼓隊之外,我也是樂隊成員,吹的是口風琴,樂隊的主要功能,就是大型朝會的時候要在前面奏樂,我到現在都還記得頒獎音樂的那個旋律。另外我也參加過直笛隊還有合唱團,這些好像都是學校為了參賽組成的隊伍,我還記得那時候練的直笛曲目是莫札特的鱒魚,合唱團的比賽歌曲是鄉間小路、校內表演唱的是鐵達尼號的主題曲。我沒有特別喜歡直笛,但唱歌倒是蠻開心的。

五六年級之後我還接受演講朗讀比賽的訓練,印象中每一個早自習都要抽一個題目練習即席演講。小時候喜歡講話喜歡唱歌的我,還自己舉手去甄選校內的廣播司儀,小型朝會的時候要在司令台旁的廣播小房間裡面用麥克風講話。

光是回想這些就覺得這個小學生怎麼會這麼忙?這還不包括父母逼著我去學的鋼琴,還有一週兩次的英文補習班。以上活動除了司儀之外,我真的都不知道為什麼會參加…應該是被老師指派,然後我就很聽話地加入了吧。

在想想覺得蠻不可思議的,這些學校的練習行程,到底為什麼都不會撞在一起?而且我也完全不覺得小學的時候很累、很勉強很痛苦的回憶(除了鋼琴真的是痛恨死了之外)。我想也許是因為,鼓隊樂隊都是音樂老師帶領的,所以老師們自然會把練習的時間錯開?至於其他活動,要不是它們的練習時間就是那麼完美地錯開,就是我從小就非常有時間管理的概念?!對了,我也沒有因為這些活動而耽誤課業的記憶,因為功課不遲交、維持高品質和好成績是我小時候被設定的default值,所以這種事情基本上不被允許發生。

自己想想都覺得好好笑,我從一個忙碌的小學生,長成了一個閒不下來的大人,這到底是我天生如此,還是我從小被訓練造成的啊?如果真是如此,我得要好好感謝小學老師們的賞識,讓我從小成為時間管理大師(笑)

[過生活] 不是在開玩笑,真的有空氣跳繩 (133/365)

前幾天買了一個有點幽默的運動工具「空氣跳繩」。

記得小學的時候,在每天最長的那節下課時間,老師都規定大家要去跳繩,其實到底為什麼要跳繩我也不懂,總之就是一個跟健康操一樣要做的日課,從教室講台、走廊到操場,大家都在跳繩的畫面想來其實蠻有趣的。國中之後好像就沒有接觸過跳繩了,一直到兩年前開始學泰拳,才久違地再度跟跳繩培養感情。

一到泰拳教室,不用教練多說,大家就會自動去拿跳繩開始跳10分鐘,這是泰拳訓練的暖身日常。沒跳過的人可能會覺得「才十分鐘」,有這種想法的人我強烈建議你去拿條跳繩來試試看,尤其是很久沒有跳繩的大人,不要說十分鐘,有些人連五分鐘都覺得漫長。你說不定還會發現,就連要順順地跳都很困難,可能跳沒幾下就會絆到繩子需要從頭來過。說也奇怪,小學時對於跳繩的記憶,跳得順是基本,甚至大家都能比快還要比招式,怎麼會在長大之後全身的協調性低落成這樣。

我自己重拾跳繩之後也卡關了一個多月,後來才慢慢適應找回感覺。泰式訓練的跳繩除了基本的原地上下跳之外,還有單腳跳、以及雙腳同時離地然後一前一後落地的跳法,另外也有一面跳一面轉腰的跳法,總之,為了撐過10分鐘,我總是會不段變化動作,讓自己心裡不要太無聊,也能讓各部位的肌肉都被鍛鍊到。不要小看跳繩,如果你動作正確而且有跳起來,基本上5分鐘不到身體就會熱起來,10分鐘就一定會流汗,不習慣的人甚至會覺得小腿非常緊繃,或是覺得跳完就想結束這回合了。

在泰拳訓練深知跳繩的運動效果之後,我也買了一條跳繩回家,但是畢竟樓下還有住人,因為很怕吵到鄰居所以根本沒用幾次。這幾天靈機一動,心想現代人應該跟我有一樣的困擾吧?上網一查沒想到真的有「空氣跳繩」這種東西,把兩端連在一起的繩子,改成一顆有重量的小球,除此之外,還有自動計時、計數、計卡路里的功能,價格也不貴,就買回家來玩玩看了。

有人也許會說,既然是空氣跳繩,那為什麼不自己原地跳就好了?我實際使用的感覺是,空氣跳繩因為有重力球綁在兩端的關係,身體還是必須要有律動並維持平衡,才能跳起來(你得要在球往下甩的時候往上跳,整個動作才能成立),這單純自己跳耀的感覺不太一樣,隨著手甩動的速度快慢,跳繩的速度也能因此加快或變慢,自己跳因為沒有東西可以控制速度,所以很容易跳得不夠快或是越來越慢,而達不到鍛鍊的效果。

上網查到一些文章,說跳繩10分鐘的燃脂效果相當於跑步30分鐘,持續一段時間之後,還能增加骨骼肌量,並避免骨質疏鬆。我不知道這是真是假,但昨天跳20分鐘的記錄如下圖。我跳得蠻習慣的,所以就算是一面看電視一面跳,也跳得算快,一分鐘大概是160下左右,昨天大概是5分鐘已經微微流汗,10分鐘爆汗並稍微會喘,也感覺到有一點肌肉痠痛。

懶得出門運動,家裡又沒有地方放跑步機或是腳踏車的人,歡迎來試試看跳繩的運動效果,需要進公司工作的人,也很適合運用休息時間到空地跳一跳,微微發汗的感覺很舒服呢。

[思考] 提醒自己,別忘了善意的設想 (132/365)

今天發生了一件事情,值得紀錄並好好檢討。

上星期大量案件湧入,我自己接了好幾個急件不說,就算接不下,也會先出面聯絡,讓提出需求的人知道他沒有漏信。
今天下午我正在一個大急件裡面水深火熱的時候,印度leader問我,台北有沒有人可以幫忙接下案件X。案件X是由我出面聯絡的,但上週就已經告訴大家,我不可能有時間處理,大家要拿走的話不要客氣。於是,我跟印度Leader說我沒辦法接,我底下的人也不一定可以,台北和印度團隊已經滿手案件,大家都忙瘋了,何不讓歐洲或美國去處理呢?
印度leader跟我說,因為這個需求來自亞洲,歐美來處理會有時差問題。

我當下正忙著,看到這句話當下情緒有點上來,因為我們亞洲也會做美國和歐洲的案子,每次歐美要我們幫忙或是直接指派任務給我們的時候,有在考慮什麼時差嗎?反過來,每次需要他們協助或是要派亞洲的案子給他們,他們就搬出時差來說嘴。

於是我回她說「我不覺得時差是這個問題的關鍵考量,不過我會問問我的部屬們」。

印度Leader看到之後跟我說,「我明白妳的意思了,如果最後沒人做,我會接起」

老實說,我心裡也有準備,如果到時候都沒人接,我也會接下來做,但其實我有當下有點氣也有點不懂,她為什麼硬是要把這件事攬在身上。憑什麼都是亞洲在擔重任,憑什麼都是亞洲在救火?為何不讓歐美也試著救救火?他們也需要練習處理一下急件,練習適應一下時差吧?

後來,我問過部屬的意見後,這個案子由我的部屬主動接下。但討論的過程中,我也可以感覺到她們有點不太開心。
然而,下班前我發現,原來除了明天印度放假(我們一口氣會少五個人)之外,我們的老闆也在放假,美國兩位主力同事也在請假。我這才理解,為什麼印度leader那麼想在今天確認這個案子的負責人,因為老闆不在,就剩我跟她在主事,身為leader我們的確有責任在老闆不在的時候分配工作,而歐美也不是故意擺爛(至少這次不是),而是他們原本就有安排假期,剛好去放假了。

發現這件事情之後,我心想,還好最後我的部屬把案子接起來,不然這件事情就會因為我的情緒、我的預設立場而被延宕。

在遠距工作的環境裡面,「信任」是不能被忘記的。因為看不到同事的工作狀態,所以我們必須盡最大的可能去相信別人的努力,盡最大可能去理解別人遇到的困難。儘管,小惡魔可能時不時在耳邊碎嘴,提醒我「這個不公平」「那個不合理」,但去聽這些耳語、去相信這些負面的事情,只會帶來負面的情緒,並在無心中造成團隊與團隊間的誤解。
回顧一下之前在零偏見決斷法裡面看到的話,「設想他人是惡意的時候,你會生氣。如果拿開憤怒,設想他人是善意的,你會大吃一驚。….或許他們是想跟我說些什麼,可能我還沒聽懂。」

善意的設想有助於我們將自己拉出確認偏誤。

我當然知道,一味地相信別人可能會吃虧,但是,惡意的設想,反而會讓我再做決定或是與人溝通時作出錯誤的判斷。至少我得要相信自己的團隊成員,才能讓自己開心,讓自己的言行舉止不要受負面情緒影響。我也應該在我的部屬們聽到小惡魔聲音的時候,出來驅趕這些負面的聲音。畢竟,我不希望我的團隊充滿負能量,或是在背後說別人壞話,我希望我的團隊永遠是樂意幫忙、相信彼此、相信團隊。

[工作術] 能用鍵盤就不用滑鼠,常用快捷鍵分享 (131/365)

身為一個講求效率的人,平時使用電腦的時候,我多半秉持著能用鍵盤就不用滑鼠,有熱鍵就絕對不多點幾下的原則,雖然這些電腦熱鍵對我來說已經是家常便飯,但同事們看到好像常常還是會覺得發現新大陸?今天就來整理一下我自幾最常用的熱鍵。因為不方便截圖公司的電腦,所以以下都先用Mac當範例,大部分的熱鍵在兩種系統內都可以使用喔。

1 清除格式貼上 Ctrl+Shift+V
大家應該都很習慣使用Ctrl+C和Ctrl+V來進行複製貼上,然而,很多時候我們不希望貼上的內容帶有原本的格式,這種時候最一般地做法就是用滑鼠右鍵,點選「貼上並清除格式」,由於我的工作需要大量用到這個功能,所以比起用滑鼠,我都用Ctrl+Shift+V這組熱鍵就能讓動作一次完成。不管是在Windows或是Google文件或是你電腦各種應用程式裡面,這組熱鍵都適用,不過要注意,目前嘗試在Mac版的Word上面這組熱鍵還是無法使用。如果有人知道破解的方法,歡迎告訴我。


2 快速選取資料「到底」Ctrl+Shift+方向鍵
工作上使用到的資料表非常長,而且常常需要把資料從第一行選到最後一行,用滑鼠拉有時候會拉過頭,不然就是表單太長會拉得很累,這種時候,「Ctrl+Shift+方向鍵」這組熱鍵就非常實用,先點選資料起始的欄位,然後搭配上下左右的方向鍵,就可以一口起選到資料的最終處。 例如,我想要選擇A欄位到底,我就點選A1然後按Ctrl+Shift+⬇。另外,如果想要選擇A到H欄位的所有資料,也可以運用一樣的邏輯,先在A1按Ctrl+Shift+⬇選到底之後,不要放手再按➡,就可以一口氣選好一個方形的區域了。

3 搜尋特殊格式內容  Ctrl+G
我常常需要在Excel報表裡面搜尋空白欄位,找到缺漏的資料,我們當然也可以去filter每一行的空白欄位,但是當你有成千上百筆資料的時候,一一篩選就不那麼實際了。這時候可以使用Ctrl+G,點選Special,利用搜尋特殊字元的方式,一此找到所有目標物。如下圖,我選擇搜尋Blank,Excel就會自動幫我把所有空白的地方都標記起來。

4 利用Ctrl+F搜尋整個頁面
不管是在Excel, Word還是網頁上,只要按Ctrl+F就可以搜尋整個頁面或是視窗的內容。在Word和Excel裡面,在喚出搜尋視窗之後,也能使用Replace功能去取代內容。除此之外,叫出Ctrl+F之後,點選左下角的「Special」也能進行各種特殊字元的搜尋,這也是相當方便的功能喔。

5 插入超連結 Ctrl+K
工作上常常需要在文字上加入超連結,大部分人的作法就是選取文字之後,按右鍵或是在工具列選取那個鏈結的符號。這對我來說就是步驟太多了…選取文字之後按下Ctrl+K,就可以直接打開插入超連結的功能,這功能在Word和Excel都適用。

6 螢幕截圖 Ctrl+Shift+4
最原始的截圖作法,大多會使用鍵盤上的screenshot鍵,然後再把圖貼到小畫家去裁切。現在有些螢幕截圖軟體能輕鬆選曲內容,但你還是得用滑鼠去點開那個軟體,再選擇你要的截圖功能,反正就是會多幾個步驟。因為常常需要截圖,所以我搜尋到Mac的截圖熱鍵 Ctrl+Shift+4   – 選取範圍截圖並存擋,存擋位置會在桌面 Ctrl+Shift+command+4  – 選取範圍截圖但「不存檔」,可直接使用Command+V貼上 透過上述兩組熱鍵,真的大大減少截圖所需的時間。

至於在Window上面怎麼辦?我們公司內建的是SnagIt這套軟體,裡面可以自己設定截圖熱鍵,因此我就把它設定成跟我的Mac一樣,這樣在兩套系統上面都只要使用一樣的熱鍵就可以截圖了。如果你也是使用Window作業系統的人,我很推薦你使用這套軟體,因為截圖之後所有的圖片都會存在他的圖庫裡面,他的圖片編輯或是加註記的功能也蠻強大的,已經是我工作上每天不可或缺的軟體。

以上是我天天會用到的熱鍵分享。熱鍵這種東西就是在幫助我們更快速地完成常常需要做的動作,一開始使用會有點不習慣,但習慣之後,其實不假思索就能靠手指在鍵盤上的記憶把喚出這些功能了。

[分享] 免列印,Mac內建Preview程式就可以手寫簽名 (130/365)

現代人家裡多半沒有印表機,遇到文件需要簽名的情況,往往需要到公司或是便利商店列印之後,才能手寫簽名,如果還要回傳檔案,簽好之後還要再掃瞄或拍照傳到電腦裡,說實在有點麻煩。

昨天臨時需要在某份文件上簽名並回傳檔案,意外發現原來Mac內建的預覽程式Preview就有手寫簽名的功能,而且還能跟iphone直接連線,用手指頭在螢幕上比劃比劃就能簽名,連觸控筆都不用。

使用方式如下

1 打開電腦和手機的藍牙功能

2 使用Mac內建的Preview打開pdf檔案

3 到工具列點選Tool→ Annotate→ Signature

4 點選Signature之後會看到簽名板的頁面跑出來,點選iphone之後,手機畫面會自動變成下面這樣,用手指頭在上面直接簽名,簽好之後按完成,電腦上就會同步儲存好你剛剛的筆跡。

5 如果需要簽名和日期,就按Create Signature簽兩次,系統就會幫你儲存兩個筆跡檔案

6 存好筆跡之後,點選你想要放置在文件上的筆跡,調整成適當的大小,存檔之後就完成囉

[工作術] 維持清爽乾淨的電腦工作環境(129/365)

我喜歡東西擺放得井然有序,也喜歡工作的時候有清爽乾淨的環境。不過,像我們公司現在有許多員工沒有固定坐位,所以也就沒有整理實體環境的問題。在沒有固定座位以及一切都電子化、無紙化的情況下,所有的資料(包含工作檔案、便條紙、參考資料)等等,都必須存在電腦裡面。因此,電腦桌面對我來說其實就是個相當重要的「工作環境」。

我會透過以下三個作法,維持「電腦」環境的整潔。

一、每天下班時清空桌面上不必要的檔案
如果把電腦桌面想像成實體的桌面,上班過程中確實無可避免有一些緊急存下的檔案(尤其是那種用拖拉的方式,直接drag到桌面上的),這些檔案有些會需要下一步動作,我會把它們移到案件資料夾裡面,也有些檔案就是當下需要看個畫面或是將螢幕截圖之類的,之後其實不會再用到,這類檔案一定要每天下班前清除掉,不然那些檔名怪異、不知所以的檔案就會佔據你的電腦桌面,讓你找不到你真正需要的東西。

我的桌面上基本上只會留下:
– 主要資料夾 My work (介紹如下)
– Work log 工作紀錄表 excel檔

視覺上的雜亂也會造成心情的負擔,看到滿滿的桌面就會覺得好像有很多待辦事項沒做完,就很像家裡堆滿雜物一樣,所以下班前一定要整理電腦桌面,釋放空間也釋放心裡的負擔和壓力。

二、做好資料夾分類管理
我在桌面設置一個My work資料夾,想像成實體辦公室的話,那就是我專屬的資料櫃,所有的資料和檔案都放在裡面。這個資料夾裡面又會再分成幾個資料夾,很像資料櫃的抽屜。資料夾按照「行動」命名,分為01 Ongoing, 02 To File, 03 TBC, 04 My file,裡面分別放置不同案件的資料。

01 Ongoing – 正在進行的案子,每個案子都依照交期、客戶名稱、案件編號、案件屬性命名,打開來之後大概會長這樣:

due 01/24 – Client A – 12345 – due diligence
due 01/29 – Client B – 22234 – China Vendor registration
due 02/01 – Client C – 22334 – Oncology Phase I 

透過這樣的命名,資料夾就會按照交期自動排好,達到提醒以及排列優先順序的作用

02 To File – 已經做完,等在歸檔的案子。因為我們公司的歸檔有很多系統要填、很多步驟要做,所以不見得在完成案件的當下就有空歸檔,所以完成案件之後,我會把他們從ongoing的資料夾直接拉過來,等待有空的時候在進行歸檔。如果歸檔的時候遇到有系統問題卡關,或是時間不夠只夠歸檔一半,我會在資料夾後面加上「行動註記」,提醒自己下次繼續的時候要做哪一格步驟。以上面的資料夾為例,拉到 To File資料夾後,會變成這樣

due 01/24 – Client A – 12345 – due diligence (text update)
due 01/29 – Client B – 22234 – China Vendor registration (wait signed version)
due 02/01 – Client C – 22334 – Oncology Phase I (system archive)

03 TBC – TBC就是 To be Confirm,這裡放的是「需求已經進來,但還不確定是誰做」的案件。這裡的檔案夾命名方式和Ongoing一樣,只是方便分門別類地把每個需求的相關資料先放在一起,如果最後確定案子是我要做,再整個拉到 01 Ongoing裡面就好。

04 My file – 這裡比較像雜物櫃,工作過程中,難免有些蒐集到的資料現在不知道要用在哪裡,或是需要收起來以準不時之需,我就會把它放在這裡,這裡面的資料夾依照資訊類型或是來源命名,例如

01 – Frequent use
02 – Finance
03 – China
04 – Performance review

重點提醒,上述資料夾都會在一開始的地方用01, 02, 03這樣的數字編號,這些編號可以代表「重要性」,像常用檔案我就放在01,這樣一點進去就可以馬上看到。上述的01 Ongoing, 02 To File, 03 TBC, 04 My file的命名也是一樣的道理,正在進行的案件最重要,所以前面標記01。

三、代辦事項寫在一張電子便條紙上,詳細做法請參考這篇[分享] 用桌面電子便條紙進行工作管理 (76/365)

在跟同事分享畫面的時候,常常會看到那種「看不到桌布」的電腦桌面,這些同事把正在進行的檔案、參考資料、剛剛載下來的郵件附檔等等全部通通放在桌面上….雖然有很多人還是能夠亂中有序,但據說資料都放在桌面也會讓電腦跑得比較慢,就算不影響個人的效能,也會影響電腦的效能。

另外,當你桌面存滿之後,電腦還是會強迫你要整理桌面,如果平時沒有做好檔案管理,面對亂七八糟的桌面,很容易會自暴自棄覺得乾脆把那些檔案通通刪掉,這相當危險,因為你可能不小心刪掉重要的資料。然而,這種時後要把檔案一個一個點開來看,還要回顧一下當初收到檔案的案件是哪一個之類的,真的非常耗時。所以,與其如此,不如在收到檔案的時候就做好分類,幫未來的自己一個忙。