[工作術] 維持清爽乾淨的電腦工作環境(129/365)

我喜歡東西擺放得井然有序,也喜歡工作的時候有清爽乾淨的環境。不過,像我們公司現在有許多員工沒有固定坐位,所以也就沒有整理實體環境的問題。在沒有固定座位以及一切都電子化、無紙化的情況下,所有的資料(包含工作檔案、便條紙、參考資料)等等,都必須存在電腦裡面。因此,電腦桌面對我來說其實就是個相當重要的「工作環境」。

我會透過以下三個作法,維持「電腦」環境的整潔。

一、每天下班時清空桌面上不必要的檔案
如果把電腦桌面想像成實體的桌面,上班過程中確實無可避免有一些緊急存下的檔案(尤其是那種用拖拉的方式,直接drag到桌面上的),這些檔案有些會需要下一步動作,我會把它們移到案件資料夾裡面,也有些檔案就是當下需要看個畫面或是將螢幕截圖之類的,之後其實不會再用到,這類檔案一定要每天下班前清除掉,不然那些檔名怪異、不知所以的檔案就會佔據你的電腦桌面,讓你找不到你真正需要的東西。

我的桌面上基本上只會留下:
– 主要資料夾 My work (介紹如下)
– Work log 工作紀錄表 excel檔

視覺上的雜亂也會造成心情的負擔,看到滿滿的桌面就會覺得好像有很多待辦事項沒做完,就很像家裡堆滿雜物一樣,所以下班前一定要整理電腦桌面,釋放空間也釋放心裡的負擔和壓力。

二、做好資料夾分類管理
我在桌面設置一個My work資料夾,想像成實體辦公室的話,那就是我專屬的資料櫃,所有的資料和檔案都放在裡面。這個資料夾裡面又會再分成幾個資料夾,很像資料櫃的抽屜。資料夾按照「行動」命名,分為01 Ongoing, 02 To File, 03 TBC, 04 My file,裡面分別放置不同案件的資料。

01 Ongoing – 正在進行的案子,每個案子都依照交期、客戶名稱、案件編號、案件屬性命名,打開來之後大概會長這樣:

due 01/24 – Client A – 12345 – due diligence
due 01/29 – Client B – 22234 – China Vendor registration
due 02/01 – Client C – 22334 – Oncology Phase I 

透過這樣的命名,資料夾就會按照交期自動排好,達到提醒以及排列優先順序的作用

02 To File – 已經做完,等在歸檔的案子。因為我們公司的歸檔有很多系統要填、很多步驟要做,所以不見得在完成案件的當下就有空歸檔,所以完成案件之後,我會把他們從ongoing的資料夾直接拉過來,等待有空的時候在進行歸檔。如果歸檔的時候遇到有系統問題卡關,或是時間不夠只夠歸檔一半,我會在資料夾後面加上「行動註記」,提醒自己下次繼續的時候要做哪一格步驟。以上面的資料夾為例,拉到 To File資料夾後,會變成這樣

due 01/24 – Client A – 12345 – due diligence (text update)
due 01/29 – Client B – 22234 – China Vendor registration (wait signed version)
due 02/01 – Client C – 22334 – Oncology Phase I (system archive)

03 TBC – TBC就是 To be Confirm,這裡放的是「需求已經進來,但還不確定是誰做」的案件。這裡的檔案夾命名方式和Ongoing一樣,只是方便分門別類地把每個需求的相關資料先放在一起,如果最後確定案子是我要做,再整個拉到 01 Ongoing裡面就好。

04 My file – 這裡比較像雜物櫃,工作過程中,難免有些蒐集到的資料現在不知道要用在哪裡,或是需要收起來以準不時之需,我就會把它放在這裡,這裡面的資料夾依照資訊類型或是來源命名,例如

01 – Frequent use
02 – Finance
03 – China
04 – Performance review

重點提醒,上述資料夾都會在一開始的地方用01, 02, 03這樣的數字編號,這些編號可以代表「重要性」,像常用檔案我就放在01,這樣一點進去就可以馬上看到。上述的01 Ongoing, 02 To File, 03 TBC, 04 My file的命名也是一樣的道理,正在進行的案件最重要,所以前面標記01。

三、代辦事項寫在一張電子便條紙上,詳細做法請參考這篇[分享] 用桌面電子便條紙進行工作管理 (76/365)

在跟同事分享畫面的時候,常常會看到那種「看不到桌布」的電腦桌面,這些同事把正在進行的檔案、參考資料、剛剛載下來的郵件附檔等等全部通通放在桌面上….雖然有很多人還是能夠亂中有序,但據說資料都放在桌面也會讓電腦跑得比較慢,就算不影響個人的效能,也會影響電腦的效能。

另外,當你桌面存滿之後,電腦還是會強迫你要整理桌面,如果平時沒有做好檔案管理,面對亂七八糟的桌面,很容易會自暴自棄覺得乾脆把那些檔案通通刪掉,這相當危險,因為你可能不小心刪掉重要的資料。然而,這種時後要把檔案一個一個點開來看,還要回顧一下當初收到檔案的案件是哪一個之類的,真的非常耗時。所以,與其如此,不如在收到檔案的時候就做好分類,幫未來的自己一個忙。

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