[工作術] 能用鍵盤就不用滑鼠,常用快捷鍵分享 (131/365)

身為一個講求效率的人,平時使用電腦的時候,我多半秉持著能用鍵盤就不用滑鼠,有熱鍵就絕對不多點幾下的原則,雖然這些電腦熱鍵對我來說已經是家常便飯,但同事們看到好像常常還是會覺得發現新大陸?今天就來整理一下我自幾最常用的熱鍵。因為不方便截圖公司的電腦,所以以下都先用Mac當範例,大部分的熱鍵在兩種系統內都可以使用喔。

1 清除格式貼上 Ctrl+Shift+V
大家應該都很習慣使用Ctrl+C和Ctrl+V來進行複製貼上,然而,很多時候我們不希望貼上的內容帶有原本的格式,這種時候最一般地做法就是用滑鼠右鍵,點選「貼上並清除格式」,由於我的工作需要大量用到這個功能,所以比起用滑鼠,我都用Ctrl+Shift+V這組熱鍵就能讓動作一次完成。不管是在Windows或是Google文件或是你電腦各種應用程式裡面,這組熱鍵都適用,不過要注意,目前嘗試在Mac版的Word上面這組熱鍵還是無法使用。如果有人知道破解的方法,歡迎告訴我。


2 快速選取資料「到底」Ctrl+Shift+方向鍵
工作上使用到的資料表非常長,而且常常需要把資料從第一行選到最後一行,用滑鼠拉有時候會拉過頭,不然就是表單太長會拉得很累,這種時候,「Ctrl+Shift+方向鍵」這組熱鍵就非常實用,先點選資料起始的欄位,然後搭配上下左右的方向鍵,就可以一口起選到資料的最終處。 例如,我想要選擇A欄位到底,我就點選A1然後按Ctrl+Shift+⬇。另外,如果想要選擇A到H欄位的所有資料,也可以運用一樣的邏輯,先在A1按Ctrl+Shift+⬇選到底之後,不要放手再按➡,就可以一口氣選好一個方形的區域了。

3 搜尋特殊格式內容  Ctrl+G
我常常需要在Excel報表裡面搜尋空白欄位,找到缺漏的資料,我們當然也可以去filter每一行的空白欄位,但是當你有成千上百筆資料的時候,一一篩選就不那麼實際了。這時候可以使用Ctrl+G,點選Special,利用搜尋特殊字元的方式,一此找到所有目標物。如下圖,我選擇搜尋Blank,Excel就會自動幫我把所有空白的地方都標記起來。

4 利用Ctrl+F搜尋整個頁面
不管是在Excel, Word還是網頁上,只要按Ctrl+F就可以搜尋整個頁面或是視窗的內容。在Word和Excel裡面,在喚出搜尋視窗之後,也能使用Replace功能去取代內容。除此之外,叫出Ctrl+F之後,點選左下角的「Special」也能進行各種特殊字元的搜尋,這也是相當方便的功能喔。

5 插入超連結 Ctrl+K
工作上常常需要在文字上加入超連結,大部分人的作法就是選取文字之後,按右鍵或是在工具列選取那個鏈結的符號。這對我來說就是步驟太多了…選取文字之後按下Ctrl+K,就可以直接打開插入超連結的功能,這功能在Word和Excel都適用。

6 螢幕截圖 Ctrl+Shift+4
最原始的截圖作法,大多會使用鍵盤上的screenshot鍵,然後再把圖貼到小畫家去裁切。現在有些螢幕截圖軟體能輕鬆選曲內容,但你還是得用滑鼠去點開那個軟體,再選擇你要的截圖功能,反正就是會多幾個步驟。因為常常需要截圖,所以我搜尋到Mac的截圖熱鍵 Ctrl+Shift+4   – 選取範圍截圖並存擋,存擋位置會在桌面 Ctrl+Shift+command+4  – 選取範圍截圖但「不存檔」,可直接使用Command+V貼上 透過上述兩組熱鍵,真的大大減少截圖所需的時間。

至於在Window上面怎麼辦?我們公司內建的是SnagIt這套軟體,裡面可以自己設定截圖熱鍵,因此我就把它設定成跟我的Mac一樣,這樣在兩套系統上面都只要使用一樣的熱鍵就可以截圖了。如果你也是使用Window作業系統的人,我很推薦你使用這套軟體,因為截圖之後所有的圖片都會存在他的圖庫裡面,他的圖片編輯或是加註記的功能也蠻強大的,已經是我工作上每天不可或缺的軟體。

以上是我天天會用到的熱鍵分享。熱鍵這種東西就是在幫助我們更快速地完成常常需要做的動作,一開始使用會有點不習慣,但習慣之後,其實不假思索就能靠手指在鍵盤上的記憶把喚出這些功能了。

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