[學習] 時間管理的第一步,紀錄工作時間 (159/365)

跟我比較熟的人都知道,我今年的目標之一就是不要花太多力氣在工作。

老實說,從去年年中調整自己對工作的投入程度之後,我已經漸漸將每天投入在工作的時間從100%慢慢調降至將近80%,但令我苦惱的是,我好像也沒有因為省下那20%的時間而真的做了更多「其他的事情」。在我高效率工作的時段以外,那20%的時間可能都被我拿來處理各種瑣碎或是非必要的事情,例如一些可有可無的行政工作、跟同事在通訊軟體上聊天、或甚至是拿來放鬆(不外乎就是滑手機),這樣的時間使用方式並不是我樂見的。

儘管我的目標是每天大概花80%的心力在工作上就好,這並不代表另外20%的時間就可以拿來混。我真正想做也該做的事,在這80%的時間裡面把該做的事情做完,並將這多出來20%的時間拿來做更多的學習、思考(不管是工作上或是個人的)。

因此,我在年假過後開始土法煉鋼地進行「時間紀錄」。拿出一本筆記本放在桌上,勤勞地紀錄每一項工作開始和結束的時間,為了避免被手機干擾,計時的工具是windows內建的碼表程式。

這件事情才進行兩天,我發現兩件事情

1 對於工作所需時間很容易誤判
由於對於工作已經相當熟悉,所以我大概都知道自己一天可以做多少事情,因此也能估算時間。我常常會跟同事說「等我30分鐘」或是「我需要一小時」之類的。然而,一但這個時限無關乎要給同事的回覆或是會議,我就很容易錯估時間。然而,這個錯估到底是因為沒有限制而造成自己過度投入時間,還是因為沒有時間限制所以導致工作效率低落,我還要再觀察看看。

2 時間真的在不知不覺中消逝了
這兩天,我盡量都在完成一個工作段落之後再收信或是回覆同事的訊息,然而,這種零碎的事務,真的不知不覺就會花掉你15到30分鐘。如果是在工作段落中間被突然出現的訊息打斷,再回到工作的時候,會發現10分鐘可能就這樣過去了。有時候就這樣分心,然後等到想要專注的時候,回想剛剛分心的時候自己到底做了什麼,最可怕的狀況就出現了,因為「我根本不知道自己剛剛在幹嘛!」如果沒有做時間紀錄,我根本不會發現這件事情,甚至還覺得自己時間管理做得很好。

早上開始閱讀《深度工作力》,作者提供一些提升深度工作力的方式,這正是我最近需要的。接下來我將繼續紀錄工作時間,並嘗試使用書中的方式,提升時間使用的效率和深度。

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