[工作術] 時間都到哪去了?用Clockify將時間數據化 (162/365)

很多人說,存錢的第一步就是從記帳開始,因為要先懂得錢都花到哪裡去,才能進一步思考如何開源節流。時間管理也是一樣的道理,要先知道時間都花到哪裡去,才知道哪些時間可能在不知不覺之間就被浪費了。

儘管我對自己時間管理的能力還算有信心,但這星期開始仔細記錄上班的時間使用狀態之後,才驚覺原來自己對時間的感覺那麼不精確。有時候工作告一段落,想說起來泡個咖啡休息一下,「感覺」沒多久,但15分鐘就這樣過去了。有時候覺得自己已經專注在工作上很久,結果其實也不過才一個多小時。

我先用筆記本紀錄了兩天,覺得實在不太方便,也不利於統計。上網搜尋後發現Clockify這個軟體,能夠讓我更輕鬆紀錄工時。此外,它有Chrome套件可以下載,另外還有網頁版和手機版,所以在任何地方都能無縫接軌地使用。

Clockify當初設計的用意,就是要方便billable的員工紀錄花在不同客戶專案上的時間。因此,按下計時鍵之後,你可以選擇該時段對應的project,以及project的工作。以下,是官網提供的示意圖。

如果,你不是billibale的員工,只是像我一樣想要紀錄自己的生活或是工作的時間使用狀態,那就可以把每一種行為、活動,當成project來設定。(其他種使用情者,官網的說明頁面有更清楚的說明)

我自己的設定是,將每一種工作活動當作project,比較複雜的工作活動則再依照活動的內容或是對象,區分成task,此外,我還設定了high和low兩個tag,希望可以記錄自己工作當下的精神狀態,希望藉此歸納出我的工作「黃金時段」。

安裝好套件之後,只要點下Chrome右上角的套件圖示,就可以開始計時或是看到目前計時的時間。如果想要繼續早上的工作,也可以直接在上一個工作的時段旁邊按下計時鍵,就可以套用上一則活動紀錄,繼續計時。

每天的統計結果可以在網頁版上看到,以下是我目前兩天的統計結果,連加班的時間也看得一清二楚。

雖然我才剛起步,也不確定這軟體和記錄方式對我是否真的有用,但我決定先試個一個月,看看效果如何。不過,目前為止,我已經發現一個意想不到的效果!

我覺得這個計時器其實有一點番茄鐘的作用,有助於減少我不斷在各種工作中切換。例如我做某個案子做到一半,發現有人發訊息給我,或是臨時想到某件事情想要做,如果我發現計時器才跑了20分鐘(根本連一個番茄鐘都不到),我就會問自己,這個訊息真的需要現在回嗎?這件事情真的需要立刻做嗎?如果不是,我就會要求自己至少再多做五分鐘,撐到一個番茄鐘再切換工作。

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