[工作術] 用WORD的註解概念在email裡對話(168/365)

接續昨天的email版面規劃文章,還有一個基礎也實用的作法,能夠幫助我們在用email溝通的時候清楚明瞭,不漏掉該回答的問題。

常用WORD註解功能的人,對於註解的格式應該都不陌生,註解的格子能夠讓你看到是「誰」在「何時」給了某個回應。雖然email裡面沒有這個功能,但我們可以自己用打的!

以昨天那封信為例子,假設我今天寄信給John Lee和Mary Su, 大部分的情況下,直覺性回信的人可能會這樣回。如果你是原始寄件人Alice,你能一眼看出每一個問題的答案在哪嗎?因為沒有一點一點回答,John回覆給Alice那封信,甚至漏掉了第三點,還好Mary有看到才告訴Alice。

為了避免有問題被漏掉,John和Mary回信的時候可以像下面這樣做,將自己名字的縮寫和日期放在句子的開頭,並用另一個顏色標記自己的回應,方便收件者辨認每一個問題是誰要執行,不會有問題被漏掉。

這是一個很簡單的例子,所以你可能會覺得有必要這樣小題大作嗎?但如果遇到很多問題、很多人涉入,溝通很複雜的狀態,這樣的做法有助於讓每個人都很清楚從頭到尾到底發生什麼事情。

小提醒,使用這個方式的時候,不要忘記要分行,並且在適當的地方插入空白行,以維持版面清楚,如果沒有的話,畫面可能會變成下面這樣,雖然還是可以讀,但視覺上就沒辦法一目瞭然。如果這些人的對話繼續下去,那真的就會變成花花綠綠的一大片了。

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