[工作術] 運用表格處理多附件、多行動的需求 (171/365)

有時候一封信件裡面,會有多項附件需要被處理,每一項附件有不同的行動需要被執行,甚至有不同的交期或是複雜人。這種時候,也相當適合使用表格來進行溝通。

舉例來說,如果今天拿到下面五個格式不同的檔案,寫需要交付給五個不同的人來負責,又有不同的交期

  • Vendor Registration form (excel)
  • Payment information (word)
  • Compliance due diligence (word)
  • Capability assessment (excel)
  • Contract template (pdf)

大部分的人可能會選擇寫五封信給這五個人,分別交辦事項,或是在一封文件裡面,寫五段文字,分別交代這些人該做的事情。然而,我喜歡用類似下列的表格,進行一次性的完整溝通。

幾個提醒

  • 記得先將檔案編號,在檔案前面自己加上數字編號,有助於收到檔案的人快速判斷哪一個是自己的檔案,因為有時候可能檔名很長、或是檔名很像,加上編號可以避免溝通上出差錯,在後續信件裡面,也可以簡單的說file 01 or file 02,而不用打出文件全名。
  • 交期依照時間順序排列,有助於每個人知道自己任務的緊急程度
  • 交辦任務的表格一定要記得告訴對方Action to take,不要以為大家打開文件就會知道自己要做什麼。明確寫出需要執行的步驟,也有助於對方判斷自己後續動作所需的時間,也能讓對方知道自己為了完成這個需求是否需要儘速聯絡其他人

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