[閱讀筆記] 機會不是給準備好的人 (220/365)

昨天去圖書館取預約書,順便在到書架區晃晃,發現職場相關的書籍標題都好聳動,那些標題都好像在吼叫一下,例如「不懂OO就等著累死」或是「一定要知道的XXX」,「菜鳥QQ的生存之道」之類的,反正你如果不會OO可能就會完蛋,不知道XXX就不應該,要活下去就要懂QQ生存之道,若不知道情境是「職場」,要說這些書是什麼叢林生存術、或是如何在孤島活下去之類的好像都很合理。

在這一系列吶喊型的書標中,有一本以「疑問句」作為書名的書吸引了我的目光,書名是「上班,辭職,還是撐下去?」拿起書來,斗大的問號讓我彷彿看到一個絕望的上班族,這書名豈不是同事、家人、朋友們每天真實在討論的問題嗎?

上班,辭職,還是撐下去?:一個職場倖存者的48個反向思考

雖然我現在沒有書名的困惑和痛苦,但其中有一章的標題吸引了我的目光「機會不是給準備好的人,是給有時間、有勇氣的人」。

我們常常聽到「機會是留給準備好的人」這句話,並且總是把重點放在「準備」,我們認真工作累積經驗,扛下重任建立聲譽,總覺得自己只要用心準備,等到「準備好了」的那一天,就能無所畏懼、不顧一切地接下所有來到面前的機會。

然而,事實並非如此,因為現實世界裡會有兩個很實際的問題:

1 你不可能知道自己何時才算準備好

我們在報章雜誌上看到的成功人士的故事,都是用回朔和歸納的方式告訴大家,某某人就是當初累積了多久的實力所以才能成功,然而,如果真的去問那些成功人士,其實可能並沒有一個真的覺得「好了」的時間點。畢竟面對自己沒有嘗試過的新工作、新任務、新挑戰,永遠沒有辦法預期會有什麼突發狀況,你覺得準備得再好,在遇到困難的時候都還是會感到自己的不足。所以如果一直要等到準備好,我們可能會永遠在等待,因為「準備好」是個假議題,根本不存在的。

拿我自己的例子來說,去年英文老師建議我可以為我的組員上內訓課,自己規劃課程當講師的時候,我原本不太願意,因為我覺得我沒經驗,也怕自己準備不好。

依循今年要「玩樂」以及「挑戰新事物」的目標,我豁出去,幫自己的組上了一堂內訓課,後來也主動提出幫隔壁10幾個人的部門上課,沒想到最近接到內訓部門的聯絡,有機會參加講師培訓,成為公司內部某一門課的講師。直到現在,我都不覺得我真的準備好了,我可能會做得不完美,甚至可能會搞砸,但但是如果沒有跨出第一步,何來的累積經驗?沒有真槍實彈上場,怎麼知道自己準備到哪了呢?

當機會找上你的時候,代表別人已經覺得你已經優於其他人,已經具備入場的資格和能力了。

2 如果沒有時間,準備得再好都沒用

職場上大家抱怨工作量太大、工時太長都是家常便飯,有些同事會用有點羨慕或是有點酸的口氣跟我說「我根本沒有時間去參加什麼課程」「我根本沒有時間去做XXX」「現在的工作都做不完了,怎麼可能還主動去執行XXX」。我當然知道大家都有苦衷,也知道很多現實不是我們可以控制的,但我還是會鼓勵朋友和同事們,盡量要騰出「自己的時間」。

在規劃工作時間的時候,千萬不要把時間表通通塞滿,也不要把自己的產能安排到100%,這不是要偷懶,只是你要確保自己能有5-10%的時間彈性,來面對突發狀況,所謂突發狀況,也包含了突然出現的機會。

公司的內訓講師培訓過後,內訓部門要我們提出自己可以幫忙上課的時間,然而,大中華區等了一個星期卻只有我舉手。一起參加內訓的同事中有幾個我認識的人,我想他們不參與的原因應該是因為太忙了吧。說真的,在各種課程或是開會的時候,常常會看到有些人在場卻心不在焉,或是上課或是討論到一半又跑去處理別的案子,我其實都覺得很可惜。也許很多人會覺得永遠把工作擺在第一,是一種負責任的表現,但很多時候,在行動前問問自己「這件事情真的現在不做不行嗎?」

如果覺得有很重要的課程想上,或是很想嘗試的工作任務,那就設法先把時間訂下來,不用跟別人解釋太多,在行事曆上把時間定下來就好。然後,千萬不要因為後面跑出來的會議或是其他事情而妥協,要把「你想做的事情」看得跟那些工作一樣重要。

工作永遠都不可能做完,時間永遠都不可能夠用,重要的是你想做完什麼,還有你怎麼安排時間

最後分享書中這段話,給覺得機會總是論不到自己的人:

「若想抓住不同的機會,我們應該好好安排時間,讓自己保有抓住機會的空閑和餘裕:此外,多點勇氣去相信自己累積的一切吧,因為誰都不會知道自己準備好了沒,但你永遠可以跨出嘗試的第一步。」

說說這本書

  • 誰適合看?
    如果你常常在問自己標題的這個問題,那應該蠻適合你的,也許是這一年多來看了很多類似的書,作者的想法其實也和我蠻像的,所以一面讀我一面覺得「對!就是這樣!沒錯」,但看完好像沒有太驚奇。如果你覺得你和我是很不同類型的人(就是特別想不開的那種),那也許可以翻翻這本書。
  • 需要分析閱讀嗎?
    不需要,看看目錄,挑自己有興趣的部分看就好啦,裡面很多黑色幽默和腹黑的反向思考,也許能讓你看開一些事情。
  • 值得留在書架上嗎?
    不需要,除非你真的太想不開,可以考慮當輕鬆的床頭書,時時撫慰一下上班族的心靈。

[閱讀心得] Google圖表簡報術,拯救爛圖表(219/365)

新聞系有一堂課叫做新聞圖表,這堂課我們透過討論、剖析各種報章雜誌上的圖表,學習各種處理數據、呈現資料的方式。我對那堂課印象相當深刻,學期結束前,我和同學還組隊在傳播年會上發表我們製作的新聞圖表。

一個學期紮實的訓練,就算我在軟體操作上不強,對於資料的視覺潔癖和直覺感受卻影響我至今。進公司之後,我一直看公司對內、對外的圖表和資料呈現方式不順眼,偏偏身為謹慎保守的全球企業,各種文件都有樣板要遵守,很多事情都只能照既有的方式跟著做,再加上公司大部分的同事都是理工科背景,所以許多拿到手的資料,不要說美感,就連要讀懂都很吃力。(我真的沒有偏見,但這些數理邏輯好的人,好像很多都不擅長視覺呈現相關的事情)

我常常會看到不明所以的圓餅圖(明明所有的東西加起來就不是100%)、分割成好幾十塊但每一塊顏色都不一樣的圓餅圖、細長到跟義大利麵一樣密密麻麻的橫條圖、塞滿文字根本就是逐字稿的投影片、充滿一堆大寫搞得看不出重點的文件…視覺潔癖的我看到這些東西真的會渾身不舒服。如果不小心講到現在正在讀文章的你,那….讓我推薦一本書給你吧。

NCKU 成功大學-圖書館--新鮮人主題書展

雖然封面花花綠綠,但是這本《Google必修的圖表簡報術》裡面推崇的並不是華麗花俏的圖表,整本書運用許多案例,透過前後對比的方式,一步一步教你怎麼製作出資訊含量豐富(注意,這不代表投影片要很擠)、視覺舒服又能突顯重點的圖表和簡報。

以下分享我覺得這本書的幾個重點:

釐清聽眾和自己的目的

不管要做什麼,最重要的都是要搞懂「你要說故事給誰聽,他們關心什麼」以及「我要怎麼說,我的目的是什麼」。書裡提到,大部分的簡報有兩種目的,一種是你已經有結論,所以你是要解釋、說明並說服對方,這是「解釋型分析」的簡報,另一種則是你希望能夠激起討論,跟與會者一起溝通交流的「探索型分析」。目的不同,說故事的方式和編排內容的方式就必須隨之調整。

圖表也適合極簡主義

這裡的極簡有兩個層面,一個是圖表類型。Excel和PowerPoint雖然都提供非常多種樣板任君選擇,但是最常用、最好用的不外乎是直條圖和折線圖,不要覺得一定要用什麼很新潮、很複雜的圖表,因為連你自己都要花時間研究了,你怎麼會期待短時間的簡報會議上,聽眾能夠一看就明白呢?

另一個極簡層面是圖表顏色。這裡我學到了一個新的觀念,善用「灰色」來當作匡線,這樣更容易凸顯圖表上的文字和形狀,更極致一點的狀況,甚至可以把不是主角的線條或柱體都用用灰色填滿,讓看的人一眼就會直接被有醒目顏色的重點資料吸引

了解人的「視覺」習慣

人的眼球在看資料的時候,會由左上開始,以Z字型的方式往下移動,因此,需要被看到的「所需行動」「目標訴求」之類的資訊,建議放在左上方。製作圖表的過程中,要不斷檢視,或是請同事、家人幫忙看看他們的視覺一開始會落在哪裡,之後會往哪裡移動。設計圖表的時候考慮人眼的活動習慣,自然而然地就能讓看的人先注意到最重要的內容,照著你想要他們接收資訊的邏輯走。

製作圖表和簡報是一個try&error的過程

書中每一個案例都有前後比較,有些甚至分了五個步驟以上,一步一步讓你看到變化,也仔細說明每一個調整的目的以及效果,這些調整大致資料的篩選、圖表類型的選擇,小至線條的顏色、要不要加數據點、註解要在哪裡等等。這是一個相當真實的狀態,一張好圖表、好簡報,一定是經過很多次的錯誤嘗試和調整,才會逐漸完成。製作過程中別忘了一直回顧聽眾的需求和自己的目的,才不會在過程中迷失。畢竟人很容易為了把圖表「做漂亮」,最後反而本末導致,忽略了資料真正需要呈現的資運和達到的目的。

說說這本書

  • 誰適合看?
    想要精進用資料說話的能力,或是提升做簡報能力的人。
  • 需要分析閱讀嗎?
    不需要,但建議要循序漸進從頭看到尾,跟著作者的腳步容易把觀念一步一步建立起來。
  • 值得留在書架上嗎?
    值得,在你完全熟練之前,這是一本值得放在書架上,時時拿來複習的參考書。

[思考] 我為什麼開始學習VBA?再給自己一次挑戰的機會(218/365)

為了把工作裡面最討厭的部分(處理excel raw data)的工作自動化,我這一兩週開始練習寫VBA。一面寫、一面卡關,一面在想我到底為什麼可以忍受這樣討厭的工作五年多,為什麼我沒有早一點開始嘗試用VBA來解決這件事情呢?而我現在又是為什麼突然鼓起勇氣,願意踏出嘗試的第一步呢?

VBA是一種運用在Excel裡面的程式語言,同時包含了Excel以及程式這兩種我最懼怕、討厭、倒胃口的元素。

VBA是程式語言的一種,我對於程式語言的恐懼和排斥,來自於高中電腦課學習C++的挫敗感。高二有一個學期的電腦課要學寫C++,期末作業要用它寫出一個吃角子老虎的遊戲。完全忘了當初學習的過程,總覺得我還在爬,同學們都已經在跑在飛,期末的作業完全是靠同學完成的。我想,也許是因為那本很厚、排版又很醜的C++課本讓我在看到書的那一瞬間就先倒胃口,翻開之後也因為資訊呈現的方式太醜而完全無法吸收,總之,整個學期過去,我什麼都沒學到,只獲得了「我一輩子都不可能學會寫程式」的結論。

對Excel的討厭和恐懼應該是來字第一份工作,由於牽涉到合約和報價業務,所以天天都需要與Excel為伍,公司的報價單就是透過Excel公式和VBA撰寫的,畫面長得很醜不說,每一個格子點開之後的公式都又臭又長,改動一個格子就會牽一髮動全身,某一個地方沒輸入,就會讓整個報價單跑不動或是結果錯誤。那陣子常常跟那個Excel報價單奮鬥到半夜,但終究沒能真的學會,萬般痛苦的情況下看到隔壁以組裡「文字資訊」為主的部門有缺,就提出內部轉調的申請了

上述兩件事情,我其實都投入相當的時間和努力去學習,但因為依舊沒有好的結局,所以在心裡留下很深的陰影

來到現在這個以處理文字資訊為主的部門之後,雖然已經不用進行複雜的運算,但「整理數據」再用「文字或圖表呈現資訊」仍舊是工作的一部分。呈現資訊的部分我還算擅長也蠻喜歡,但我依舊不喜歡整理數據的部分。雖然需要使用的功能都很簡單,就算不用公式,只要願意花時間都能完成,但人工處理總是怕出錯,所以需要不斷檢查比對,做了五年之後,我真的越來越不能忍受這個沒效率的過程,希望能將這個整理數據的工作佔據我工作時間的比例降到越低越好。

過去幾年來,我慢慢一個一個突破,利用google關鍵字搜尋我想處理的問題,漸漸地也知道了越來越多Excel功能和公式的運用,因次對Excel的恐懼感逐漸降低。同時,我對整理資料這項工作的厭惡感的強度又不斷提升,這兩個力量相互作用,推動我開始嘗試VBA。雖然進步的速度很慢,能夠寫出來的程式內容也都還很陽春,但至少現在我能夠用正向的心態面對,把它當成一個挑戰,享受學習和解決問題的過程。

你也有覺得自己一定學不會或是辦不到的事情嗎?給自己一個機會再挑戰看看吧。有時候,不是不做,只是時候未到。這個「時候」可能是你遇到的困難程度還不夠高,因為人要改變真的需要夠痛苦。這個「時候」也可能是你的累積還不夠,像我歷經五年多與Excel的接觸,才好不容易把恐懼感慢慢消除,但如果我沒有去嘗試寫VBA,我也不會知道原來可以學習的「時候」已經來了。

[工作術] 掌控資訊的解讀權,先有目的再做資料(217/365)

工作上,其實常常需要運用資料,以數據佐證公司的經驗、人力等等,然而,我其實非常不喜歡公司內部沿襲已久的樣板或是呈現資料的既定方式,剛進公司的時候時不時會聽到「把資料通通列出來,讓客戶自己去找他想要的資訊」,這總讓我覺得哪裡怪怪的,這樣的資料使用方式,等於是把解讀資料的程序直接拱手讓給客戶,對我來說,這不僅不貼心,也會為公司帶來風險,因為:

  • 可能不小心給了太多不必要的資訊
  • 資料太多不知從何看起,可能導致整份資料直接被跳過
  • 客戶可能錯誤解讀資訊

會發生上述的問題,主要是因為提供和製作資料的人並不清楚自己的「目的」。因為不清楚「目的」— 想要客戶接收什麼資訊、獲得什麼想法、產生什麼行動,所以好像很貼心地把所有資料攤開來給客戶選擇。另一種情況,則是因為製作資訊的人對於自己的資料判讀沒有信心,所以想把「判斷」交給客戶去做。

有人可能會說「但我真的不知道對方想要什麼」,但這豈不正是你的大好機會嗎?正因為對方不知道他想要什麼,你才更能把「你想要的」傳遞給他,就算最終那不是他想要的,也至少為事情創造一個討論的起點,或是至少你能知道對方不想要什麼。

更極端的狀況是,我曾聽到有前輩說「就是故意不要讓客戶看懂」….只能說,除非這真的是真正的目的或是是一種策略,不然要是我是客戶,收到資料也只會覺得惱怒,畢竟要用腦袋去解讀資料,非常花力氣,如果解讀半天發現還是不懂,應該會覺得是在被對方找麻煩。

一般來說,我在處理資料呈現的時候,會考量以下幾點

  • 我希望對方看完資料後,產生什麼想法或行動?
    例如上週老闆突然希望我提供一些資料,以展現亞洲區工作量的變化。上星期突然收到主管的一封信,她希望我提供一些資料,以展現亞洲區工作量的變化,我立刻察覺這是一個跟老闆要人力、要資源的好機會。因此,我設定的目標是,希望老闆看到資料後能理解「台北對整組工作兩的貢獻度最高」「台北的工作處理時間低於平均」,先有這樣的假設,我才會知道我應該要怎麼呈現資料。
  • 如果看資料的是一個外行人,他也能看懂嗎?
    這是幫下屬修改文件的時候常常看到的問題,由於我們自己身處其中,擁有清楚的背景資訊並知道事情的脈絡,所以能夠理解的資訊量和複雜程度,一定會比資訊接收者來得高。因此,永遠不能忘記要以「接收者的角度」重新審視自己呈現的資料,儘量要做到外行人也看得懂的程度,否則對看的人來說,那些文字和資料就只是字母和幾何圖形的排列組合而已。
  • 資料呈現方式順眼嗎?會不會讓人想直接跳過
    儘管資料的內容永遠應該勝過於格式,但如果資料的呈現方式太醜,那很有可能讓人打開資料就想直接關掉。試想你在滑手機或是書店翻書的經驗,如果眼睛掃過去發現很醜或是很難閱讀,是不是會選擇直接關掉頁面,或是把那本書放回去呢?資料呈現其實不用華麗,清楚且閱讀起來舒服就好,這可以從幾個面向去檢查,顏色是否太複雜?字型是否大大小小…等,各種會讓人眼花撩亂的作法都應該避免。

若不對資訊進行解讀並進行適當編排,那我們在做的事情其實就只是單純的複製貼上而已,能夠運用資料達到目的,用資料而不是被資料所用,不要把資訊解讀的權力輕易拱手讓人,才能讓事情朝自己想要的方向發展。

[過生活] 透過感謝日記,提升對生活的滿意度(216/365)

開始寫子彈筆記之後,會在網路上參考別人的日記模板,發現不少人都會有「每日感謝」這個欄位,。原本看到這些感謝日誌,心中一直納悶「真的有這麼多值得感謝的事情嗎?」,剛好身邊有人每天都會分享她的感謝日誌,她已經持續寫了超過一年以上,我看著她的感謝日誌,發現「哇,原來這些小事都可以感謝」,因此也決定在我的子彈筆記裡加入感謝日記的欄位。

從月初開始寫感謝日記至今,我發現這樣的感謝日記,有助於我提升對生活的滿意度。如果只是寫子彈筆記,對這些生活的紀錄會長這樣:

  • 睡前做了瑜珈
  • 感謝自己今天早睡早起(不會特別寫)
  • 晚餐嘗試在炒牛肉前先醃了太白粉真的比較入味
  • 突破心魔開始研究VBA
  • 老王陪我研究VBA
  • 和大學好友出遊
  • 一口氣接下三場內訓課講師的工作

上述事件其實都紀錄在我這個月的感謝日誌裡面,光是在開頭加上「感謝」兩個字,就能讓自己用不同的心態去定義這些事件,也能不自覺讓心情好了起來,以下是我實際寫在感謝日誌裡的句子:

  • 感謝自己睡前做了瑜珈
  • 感謝自己今天早睡早起
  • 感謝自己晚上煮了好吃的晚餐,嘗試在炒牛肉前先醃了太白粉真的比較入味
  • 感謝自己突破心魔開始研究VBA
  • 感謝老王耐心 陪我研究VBA
  • 感謝自己能有一起出遊的朋友
  • 感謝自己大膽接下三場內訓課講師的工作

上述內容包含了許多「給予自己的肯定」,不管面向是認真生活,還是認真工作,此外,上述內容也包含了對家人、朋友的感謝,讓人有意識地去珍惜這些陪伴著我們的人。

忘了在哪裡看到,有一位太太在婚姻逐漸走向毀滅之際,開始寫以老公為主題的感謝日記,透過每天思考另一半值得感謝的部分,最後真的挽救婚姻。

我想,這道理套用在我們的人生或工作也是一樣,以下分享一些我想到的可以運用在工作的可能感謝:

  • 感謝自己今天克制情緒沒有跟老闆炒起來
  • 感謝自己在老闆不給力的情況下,還是完成專案
  • 感謝自己今天幫助同事解決問題
  • 感謝自己今天和同事有機會一起吃午餐

人生總有不如意,工作總會不順遂,我們不見得能一直獲得別人的感謝或鼓勵,但我們能自己給自己正向評價,不管再小的事情,都值得好好謝謝自己的努力和付出,或是好好感謝周圍的人給予我們的幫助或善意。

[電影] 真愛每一天,如果可以回到過去你想怎麼過?(215/365)

儘管這部電影已經是2013的老片了,但最近卻不約而在podcast節目還有與朋友聊天時聽到別人推薦它,據說看完會對人生和時間觀有所啟發,剛好MOD上架了,就利用週末找來看,看完之後只能說非常喜歡!不僅劇情緊湊,幽默有趣,而且還能發人深省。

主角滿21歲之後,突然發現原來自己擁有「回到過去」的能力,這種「穿越」劇情真的是歷久不衰,但大部分的都是科幻片(例如蝴蝶效應、全面啟動、天能之類的),邏輯不好的我總是看得頭昏腦脹,和上述科幻片不同,這部片其實是浪漫藝文路線,講的是平凡、真實的人生,任何人都能看得懂,而且應該都能有共鳴。

人活在世上,就是會有很多時候希望自己能夠「重來」,會有這種想法,通常是因為失敗、後悔,或是對於當下的選擇感到不安。電影裡,主角回到過去,多半是為了把第一次沒做好的事情做得更好,或是去看到不同選擇帶來的結果,但是,每一個版本的人生,都有幸福的時刻,也都會產生不同的問題。

和其他推薦者一樣,我很喜歡電影的結尾,儘管主角穿越時空的能力沒有消失,但他運用這個能力學到更重要的事情。他發現,回到過去時,他能有更多空間和時間,去觀察更多、感受更多那些在第一次被忽略的細節和情感,做出的選則也可能更縝密。在對這一切有所領悟之後,主角也不再需要依賴這個超能力了,因為重要的不是人生能否重來,與其不斷改變過去,不如好好珍惜每一個當下。

這個核心概念正是我這一年多來在努力執行的,無論是透過每日寫作計畫,還是早起閱讀計畫,或是寫子彈筆記….這些都是為了要能好好地過每一天,紀錄每一天的感受,把那些容易被遺忘的事情記下來,感謝每一天發生的小幸運,享受與喜歡的人一起度過的時間。

[新體驗] 終於懂豪華露營好在哪,只要認真耍廢就好!(214/365)

唯一一次的露營經驗,是國中的校外教學,有一次學校帶大家一起到露營區過夜,實際上做了什麼早就忘記,也不記得營區有什麼美麗的風景,但那天從搭帳篷開始,到後來生火、取水、煮飯,大家通通都要自己來,整個過程令人印象深刻。在日本生活的時候,發現日本有許多人喜歡露營,有些家庭假日會自己帶著帳篷走到哪就紮營在哪,去其他國家玩的時候,也常會看到有露營區。幾年前開始,周圍有越來越多人會去露營,但大部分都還是老老實實地搭帳篷、自己煮飯提水的傳統露營,和以前不同的是,現在帳篷拆收相當容易,各種露營設備也比以前先進很多。

這兩三年開始盛行的則是豪華露營(glamping),在荒郊野外突然出現美到不可思議的帳篷,甚至可能還配一個星級主廚為你準備晚餐,有點像是在野外住高級飯店的感覺。因為腦中一直覺得「去露營就要自己搭帳篷、生火煮飯才好玩」,所以過去我對glamping真的是興趣缺缺,沒想到上星期在朋友的邀請下,有機會去宜蘭的「那一村」首次體驗豪華露營。

那一村在宜蘭礁溪鄉,很難用大眾運輸工具抵達,不開車的話,從宜蘭火車站需要搭大約20分鐘的計程車才能抵達。交通這麼不便的地方,果然非常清幽,營區好像是在河谷邊的一個小村落,看得到遠方的山嵐,走一段路可以抵達隔壁的小住宅區,但原則上不會受到外界干擾。

朋友訂了一間四人房,是一個獨立的帳篷裡面有兩張雙人床,帳篷超極大,與其說是帳篷,我倒覺得那是長得像帳篷的房子,門口配有一桌四椅,還有一個盪鞦韆。我對鞦韆非常沒有抵抗力,一看到就立刻坐上去蕩了一會兒。因為是朋友訂的房,我到出發前要打包行李前,才匆匆看了一下那一村的介紹,驚訝地發現,除了牙刷根本可以什麼都不用帶,房間裡應有盡有,甚至有私人衛浴和廁所,吹風機、熱水瓶都有,也不用擔心手機平板沒地方充電。

園區也提供羽球、排球或是其他遊戲、桌遊的租借服務,草地上有泡泡足球,另外還有一個小湖可以划船,所以完全不用擔心會無聊。遊客們自在地在大樹下的沙發,或是涼亭下的座位區休息,雖然整個園區應該是客滿的狀態,但因為空間開闊,所以並不會覺得很擠。

出發前忙到爆炸的我們,沒有想要積極進行活動的意思,因此除了偶爾散散步,並在晚餐前稍微打了一下羽毛球之外,大部分的時間都在聊天,互相當彼此的垃圾桶,當彼此的軍師,一起罵老闆,在互相打氣,鼓勵彼此振作。

我們訂購的是住宿加三餐的行程,三餐是抵達後的下午茶,晚餐以及隔天的早餐。下午茶簡單卻不隨便,口味很不錯,份量抓得剛剛好,不會讓你晚餐吃不下飯。晚餐是超豪華的烤肉,有不用彎腰就可以烤肉的烤肉台,各種新鮮的肉類海鮮,以及無限享用的蔬果吧,每一種食材都很新鮮,特調的烤肉醬味道好之外也不會太鹹太膩,一面聊著不小心就吃太多,整個飽到隔天早上去。早餐中式、西式都有,還有煎台現場提供荷包蛋、蘿菠糕等熱騰騰餐點。原本相當期待隔天早上營區提供的瑜伽課,不料因為早上下雨而取消,因此我們吃了一頓很慢很悠閒的早餐。平時早上要上班的日子,根本不可能這麼奢侈地運用時間啊。

對比幾十年前一起出遊時一定會規劃行程往外跑,年過三十的我們光是要能遠離塵囂就已經耗盡力氣。我這才明白glamping的魅力,因為平日已經很累的都市人,不需要為了露營在進行任何準備,不用採買,不用搭營,不用煮飯,不用擔心任何事情,你只需要兩手空空地去,然後認真地放空耍廢。

營區內有很多貓咪,愛貓人可以帶罐罐來喔

那一村

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[工作術] 運用錄製巨集,新手也能嘗試寫出簡單的Excel自動化程式(213/365)

這篇文章是要讓大家知道,身為一個文組腦,邏輯又很差的人,也是可以靠自己的力量,透過「錄製巨集」的功能,開始嘗試撰寫簡單的excel自動化程式。

前情提要

記得剛開始工作的時候,菜鳥新人第一件要學的事情,就是把資料庫的raw data整理好,放到可以呈現給客戶看的樣板裡面,清理raw data的時候,有一個步驟是要把所有的空白格取代成一個space鍵,這樣左邊欄位的文字才不會無限延伸往右邊的格子跑去。

前輩教我的方法(大家執行了好幾年的作法)是,在每一個欄位篩選blank的格子,然後一個一個按空白鍵,如果資料數量很少就算了,偏偏這些raw data有超過20幾個欄位,上千萬筆資料,新人小菜鳥一開始每天幾乎有一半的上班時間,都在做這件事情。上班不到一週,我就已經受不了,因為這種手動作業不僅費時、空虛,還容易出錯,非常懷疑公司真的付薪水讓我們來做這樣的事情?

因此我上網搜尋「how to search blank cell in excel」,以及「how to replace multiple cell with one value at once 」,發現這一切其實可以用兩個簡單的步驟就達成,我把步驟寫成簡單的說明書之後,整個團隊都驚訝不已,原來大家每天花了一大堆時間在做的事情,可以這麼容易被解決。

在Excel和Word尋找特殊字元的功能在這篇文章[工作術] 能用鍵盤就不用滑鼠,常用快捷鍵分享 (131/365)分享過。

幫助新手寫巨集的好幫手「錄製巨集」

然而,面對這些整理raw data的工作,我還是希望能找出更有效率、更節省時間的作法,因此最近。開始研究Excel的巨集Macro以及VBA如何撰寫。我今天成功嘗試出一個VBA能將上述「尋找空白格並且全部取代」的動作一次完成。

步驟如下

點選「開發人員」之後,就會看到「錄製巨集」的功能,在開始動作之前點一下,然後進行動作,做完之後再點一下停止錄製,電腦就會把你剛剛的動作用程式碼的方式記錄下來。結束後點選巨集Macro,就可以看到剛剛錄製的內容,然後再針對程式碼進行編修。

記得一個原則,一次只錄製一個動作。例如,我這次要進行的動作可以分成兩個步驟

  1. 選取所有「有資料」的工作表範圍 → 運用google搜尋,找到下列程式碼 ActiveSheet.UsedRange.Select
  2. 搜尋特殊字元(空白格)並全部取代成空白鍵(space)→ 運用錄製巨集的功能,紀錄動作。點選錄製之後,要先幫巨集命名,然後開始動作,結束後停止錄製。完成後再點選巨集Macro功能,並點選編輯(edit),會出現程式碼的畫面,如果想要設定快捷鍵,也可以在這裡設定

以上兩步驟完成了程式碼的蒐集,接著只要在巨集紀錄的程式碼最一開始,貼上第一個動作的程式碼即可。完成的程式碼如下

寫到這裡發現自己真的不太擅長寫程式操作的說明文,寫程式對我來說已經困難,何況還要說明如何使用它。但希望透過這樣的分享,能讓像我一樣對於程式感到陌生或懼怕的人,了解其實程式沒那麼難也沒那麼可怕。只要有願意學習的心,以及我們的google大神,慢慢嘗試也能完成一些簡單的程式的。

[工作術] 不用再按滑鼠按到手抽筋,Excel實用快捷鍵 (212/365)

除了書到用時方恨少之外,我最近最常感覺到的是「Excel」到用時方恨少。我的工作因為牽涉文字的面相較多,所以比較常使用的是Word,就算偶爾使用Excel,需要的就是那幾個功能,或是處理有固定樣本的報表,再加上Excel有好用的樞紐分析工具,所以大部分的工作需求都可以用基本操作解決。

出社會之後,時不時會被問到「你Excel強嗎?」然而,到底何謂強?去年開始多了很多跟Excel打交道的機會,每次需要使用的時候都會深深感覺到自己的不足。然而,每次遇到狀況,當下都會覺得是突發狀況,因此不只是我,大部分的人都會選擇用自己習慣的方式(比較沒效率的方式)把工作處理完,因為當下的目標就是「完成任務」。但工作幾年後,我發現這些突發狀況經年累月累計起來,其實數量也不算少,一樣的事情,用過去的方法可以達成,但有沒有更快的方法?有沒有更有效率的方法?

因此我最近開始研究Excel 的Macro和VBA,也嘗試在平日的工作裡嘗試運用更多公式和快捷鍵來取代過去的簡單做法。不得不說,研究和練習這些新方法需要花上許多時間,你也許會問,真的值得花時間去研究這些嗎?研究的時候說不定事情都做完了,但是長遠來看,甚至放大到整個team去看,如果能研究出這些方法跟團隊共享,勢必能節省更多時間,並提升效率。因此,雖然我的Excel還是三角貓程度,但基於上述概念,我還是為團隊提供了一些更有效率的作法,並且寫成說明文件。

昨天老闆突然要我提供亞洲的案件量統計,儘管我一直認為這種資料老闆應該自己要有才對?但因為她從來沒有跟我們提過或是分享過,所以我我平時還是有自己在追蹤工作量。這時候認真覺得,機會是留給準備好的人!還好我好在有平時的準備,因此,我昨天的工作就是要把這些搜集的數據整理成有說服力,能幫我要到更多人力的有效資訊和圖表。

累積了三年的資料量真的不是蓋的,每一年都有上千筆案件,就算我已經使用一些公式來增快速度,也已經能熟練地使用基礎的快捷鍵,還是覺得滑鼠按到手快抽筋。上網查一查發現Microsoft學習中心提供了這個檔案50 time-saving Excel shortcuts,立刻存下來決定好好運用。這50個快捷鍵,你會了幾個呢?

請點選50 time-saving Excel shortcuts下載

學習使用快捷鍵或是公式一定會歷經一些撞牆期,是必須要經過一些時間,透過重複的練習和實際運用,才能讓這些快捷鍵成為身體記憶的一部分,變成自然反應(就像我們現在可以不看鍵盤盲打一樣)。因此,練習時請記得保有以下的心態

  • 就算不常用,腦中知道有這個功能也會有幫助(至少下次你會知道怎麼搜尋)
  • 不要因為失敗一兩次就放棄,任何事情都是熟能生巧
  • 用長遠的眼光看現在投入的時間,想想看可能產生的後續效益
  • 當成是在平凡無聊的工作給自己的小挑戰,享受學習的過程

[閱讀筆記] 用心智圖捕捉並整理思緒(211/365)

我想大家都有類似經驗,遇到問題的時候在腦中想來想去,一下子想到「感覺」,一下子想到「解決方案」,一下子又想到其他事情,這些在腦中不斷迸出的思考,可以透過心智圖將它們捕捉下來,再透過視覺化的方式加以歸類,幫助我們整理腦中的想法和心裡的感覺,或是想出更好的解決方案。

心智圖應該是「思考與心理之間的雙面鏡」,可以將思考可視化。

一直很想學習心智圖這個工具,因為這是身邊或是網路上看到許多強者都再運用的工具,無論是紀錄重點、歸納想法、或是策劃解決方案都能用。然而,只要想到這是一個「工具」,心裡就一直覺得沒有「好好學習」不行,因此一直沒有動手嘗試,前陣子聽到下一本讀什麼podcast介紹《極速解決工作難題的心智圖大全》這本書,立刻買來看看。讀完後,發現學習心智圖的方式沒有別的,就是得要動手畫。

書中第一章說明了心智圖的由來、用法以及好處,之後就是各種實作範例的說明。我剛拿到書看目錄,對於心智圖可以解決這麼多面向的問題感到不可思議,這些問題還涵蓋:

  • 探索人生方向
  • 打造競爭優勢
  • 激發創意靈感
  • 維護人際關係
  • 掌握管理要領
  • 減輕心理壓力
  • 下班回家之後的時間規劃

我上週跟主管因為一件事情鬧得不愉快,已經生氣好幾天,覺得再這樣下去不是辦法,今天正好拿心智圖來練習疏理整件事情並整理心情。下圖是我今日的練習,不曉得這樣算不算是好的心智圖,但反正練習嘛,畫越多才能畫得越好,熟能生巧。

畫完之後,我發現主管和我產生衝突的主因,其實可能就只是因為「她當天剛好心情不好」(無心之過),我因為覺得她不該用自己的情緒影響我而生氣。仔細想想,為了這麼無聊的理由生氣真的非常不值得,何況主管也是人,人總是會有情緒,我自己也沒辦法保證能時時刻刻都不因為自己的情緒而影響下屬。看清這一切之後,突然覺得真的不能再氣,也沒必要再往心裡去了。在列出主管優點的同時,我也再次意識到,跟別人相比,我真的有一個很好的老闆了,她只是偶爾也會心情不好而已。

我發現心智圖其實很像另一種的自由書寫,透過畫圖的方式,抒發了情緒和心中的不滿,在把內心想法輸出到紙上的過程中,和自由書寫一樣也達到某種療癒心靈的效果。畫完之後,我覺得心情好多了。這也讓我聯想到《搞定》書理講到的「捕捉」,腦中的想法或是想做的事情,如果沒有捕捉起來,就會讓人一直覺得還有未盡事宜而感到焦慮,透過心智圖我們能將這些想法捕捉起來,降低自己的焦慮感受,也比較能聚焦當下應該處理的是哪一個部分(例如我該著重的是左邊的「轉念思考」,而不要再執著於右邊的「感覺」和「猜測」。

說說這本書

  • 誰適合看?
    想要學習心智圖工具的人。
  • 需要分析閱讀嗎?
    不需要,第一章好好地看一下之後,可以依據自己有興趣或需求的主題,查看作者的範例。
  • 值得留在書架上嗎?
    在能夠駕輕就熟畫好心智圖之前,我會先留在書架上當參考工具書。