[工作術] 不用再按滑鼠按到手抽筋,Excel實用快捷鍵 (212/365)

除了書到用時方恨少之外,我最近最常感覺到的是「Excel」到用時方恨少。我的工作因為牽涉文字的面相較多,所以比較常使用的是Word,就算偶爾使用Excel,需要的就是那幾個功能,或是處理有固定樣本的報表,再加上Excel有好用的樞紐分析工具,所以大部分的工作需求都可以用基本操作解決。

出社會之後,時不時會被問到「你Excel強嗎?」然而,到底何謂強?去年開始多了很多跟Excel打交道的機會,每次需要使用的時候都會深深感覺到自己的不足。然而,每次遇到狀況,當下都會覺得是突發狀況,因此不只是我,大部分的人都會選擇用自己習慣的方式(比較沒效率的方式)把工作處理完,因為當下的目標就是「完成任務」。但工作幾年後,我發現這些突發狀況經年累月累計起來,其實數量也不算少,一樣的事情,用過去的方法可以達成,但有沒有更快的方法?有沒有更有效率的方法?

因此我最近開始研究Excel 的Macro和VBA,也嘗試在平日的工作裡嘗試運用更多公式和快捷鍵來取代過去的簡單做法。不得不說,研究和練習這些新方法需要花上許多時間,你也許會問,真的值得花時間去研究這些嗎?研究的時候說不定事情都做完了,但是長遠來看,甚至放大到整個team去看,如果能研究出這些方法跟團隊共享,勢必能節省更多時間,並提升效率。因此,雖然我的Excel還是三角貓程度,但基於上述概念,我還是為團隊提供了一些更有效率的作法,並且寫成說明文件。

昨天老闆突然要我提供亞洲的案件量統計,儘管我一直認為這種資料老闆應該自己要有才對?但因為她從來沒有跟我們提過或是分享過,所以我我平時還是有自己在追蹤工作量。這時候認真覺得,機會是留給準備好的人!還好我好在有平時的準備,因此,我昨天的工作就是要把這些搜集的數據整理成有說服力,能幫我要到更多人力的有效資訊和圖表。

累積了三年的資料量真的不是蓋的,每一年都有上千筆案件,就算我已經使用一些公式來增快速度,也已經能熟練地使用基礎的快捷鍵,還是覺得滑鼠按到手快抽筋。上網查一查發現Microsoft學習中心提供了這個檔案50 time-saving Excel shortcuts,立刻存下來決定好好運用。這50個快捷鍵,你會了幾個呢?

請點選50 time-saving Excel shortcuts下載

學習使用快捷鍵或是公式一定會歷經一些撞牆期,是必須要經過一些時間,透過重複的練習和實際運用,才能讓這些快捷鍵成為身體記憶的一部分,變成自然反應(就像我們現在可以不看鍵盤盲打一樣)。因此,練習時請記得保有以下的心態

  • 就算不常用,腦中知道有這個功能也會有幫助(至少下次你會知道怎麼搜尋)
  • 不要因為失敗一兩次就放棄,任何事情都是熟能生巧
  • 用長遠的眼光看現在投入的時間,想想看可能產生的後續效益
  • 當成是在平凡無聊的工作給自己的小挑戰,享受學習的過程

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