[工作術] 掌控資訊的解讀權,先有目的再做資料(217/365)

工作上,其實常常需要運用資料,以數據佐證公司的經驗、人力等等,然而,我其實非常不喜歡公司內部沿襲已久的樣板或是呈現資料的既定方式,剛進公司的時候時不時會聽到「把資料通通列出來,讓客戶自己去找他想要的資訊」,這總讓我覺得哪裡怪怪的,這樣的資料使用方式,等於是把解讀資料的程序直接拱手讓給客戶,對我來說,這不僅不貼心,也會為公司帶來風險,因為:

  • 可能不小心給了太多不必要的資訊
  • 資料太多不知從何看起,可能導致整份資料直接被跳過
  • 客戶可能錯誤解讀資訊

會發生上述的問題,主要是因為提供和製作資料的人並不清楚自己的「目的」。因為不清楚「目的」— 想要客戶接收什麼資訊、獲得什麼想法、產生什麼行動,所以好像很貼心地把所有資料攤開來給客戶選擇。另一種情況,則是因為製作資訊的人對於自己的資料判讀沒有信心,所以想把「判斷」交給客戶去做。

有人可能會說「但我真的不知道對方想要什麼」,但這豈不正是你的大好機會嗎?正因為對方不知道他想要什麼,你才更能把「你想要的」傳遞給他,就算最終那不是他想要的,也至少為事情創造一個討論的起點,或是至少你能知道對方不想要什麼。

更極端的狀況是,我曾聽到有前輩說「就是故意不要讓客戶看懂」….只能說,除非這真的是真正的目的或是是一種策略,不然要是我是客戶,收到資料也只會覺得惱怒,畢竟要用腦袋去解讀資料,非常花力氣,如果解讀半天發現還是不懂,應該會覺得是在被對方找麻煩。

一般來說,我在處理資料呈現的時候,會考量以下幾點

  • 我希望對方看完資料後,產生什麼想法或行動?
    例如上週老闆突然希望我提供一些資料,以展現亞洲區工作量的變化。上星期突然收到主管的一封信,她希望我提供一些資料,以展現亞洲區工作量的變化,我立刻察覺這是一個跟老闆要人力、要資源的好機會。因此,我設定的目標是,希望老闆看到資料後能理解「台北對整組工作兩的貢獻度最高」「台北的工作處理時間低於平均」,先有這樣的假設,我才會知道我應該要怎麼呈現資料。
  • 如果看資料的是一個外行人,他也能看懂嗎?
    這是幫下屬修改文件的時候常常看到的問題,由於我們自己身處其中,擁有清楚的背景資訊並知道事情的脈絡,所以能夠理解的資訊量和複雜程度,一定會比資訊接收者來得高。因此,永遠不能忘記要以「接收者的角度」重新審視自己呈現的資料,儘量要做到外行人也看得懂的程度,否則對看的人來說,那些文字和資料就只是字母和幾何圖形的排列組合而已。
  • 資料呈現方式順眼嗎?會不會讓人想直接跳過
    儘管資料的內容永遠應該勝過於格式,但如果資料的呈現方式太醜,那很有可能讓人打開資料就想直接關掉。試想你在滑手機或是書店翻書的經驗,如果眼睛掃過去發現很醜或是很難閱讀,是不是會選擇直接關掉頁面,或是把那本書放回去呢?資料呈現其實不用華麗,清楚且閱讀起來舒服就好,這可以從幾個面向去檢查,顏色是否太複雜?字型是否大大小小…等,各種會讓人眼花撩亂的作法都應該避免。

若不對資訊進行解讀並進行適當編排,那我們在做的事情其實就只是單純的複製貼上而已,能夠運用資料達到目的,用資料而不是被資料所用,不要把資訊解讀的權力輕易拱手讓人,才能讓事情朝自己想要的方向發展。

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com 標誌

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 /  變更 )

Google photo

您的留言將使用 Google 帳號。 登出 /  變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 /  變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 /  變更 )

連結到 %s