[閱讀心得] Google圖表簡報術,拯救爛圖表(219/365)

新聞系有一堂課叫做新聞圖表,這堂課我們透過討論、剖析各種報章雜誌上的圖表,學習各種處理數據、呈現資料的方式。我對那堂課印象相當深刻,學期結束前,我和同學還組隊在傳播年會上發表我們製作的新聞圖表。

一個學期紮實的訓練,就算我在軟體操作上不強,對於資料的視覺潔癖和直覺感受卻影響我至今。進公司之後,我一直看公司對內、對外的圖表和資料呈現方式不順眼,偏偏身為謹慎保守的全球企業,各種文件都有樣板要遵守,很多事情都只能照既有的方式跟著做,再加上公司大部分的同事都是理工科背景,所以許多拿到手的資料,不要說美感,就連要讀懂都很吃力。(我真的沒有偏見,但這些數理邏輯好的人,好像很多都不擅長視覺呈現相關的事情)

我常常會看到不明所以的圓餅圖(明明所有的東西加起來就不是100%)、分割成好幾十塊但每一塊顏色都不一樣的圓餅圖、細長到跟義大利麵一樣密密麻麻的橫條圖、塞滿文字根本就是逐字稿的投影片、充滿一堆大寫搞得看不出重點的文件…視覺潔癖的我看到這些東西真的會渾身不舒服。如果不小心講到現在正在讀文章的你,那….讓我推薦一本書給你吧。

NCKU 成功大學-圖書館--新鮮人主題書展

雖然封面花花綠綠,但是這本《Google必修的圖表簡報術》裡面推崇的並不是華麗花俏的圖表,整本書運用許多案例,透過前後對比的方式,一步一步教你怎麼製作出資訊含量豐富(注意,這不代表投影片要很擠)、視覺舒服又能突顯重點的圖表和簡報。

以下分享我覺得這本書的幾個重點:

釐清聽眾和自己的目的

不管要做什麼,最重要的都是要搞懂「你要說故事給誰聽,他們關心什麼」以及「我要怎麼說,我的目的是什麼」。書裡提到,大部分的簡報有兩種目的,一種是你已經有結論,所以你是要解釋、說明並說服對方,這是「解釋型分析」的簡報,另一種則是你希望能夠激起討論,跟與會者一起溝通交流的「探索型分析」。目的不同,說故事的方式和編排內容的方式就必須隨之調整。

圖表也適合極簡主義

這裡的極簡有兩個層面,一個是圖表類型。Excel和PowerPoint雖然都提供非常多種樣板任君選擇,但是最常用、最好用的不外乎是直條圖和折線圖,不要覺得一定要用什麼很新潮、很複雜的圖表,因為連你自己都要花時間研究了,你怎麼會期待短時間的簡報會議上,聽眾能夠一看就明白呢?

另一個極簡層面是圖表顏色。這裡我學到了一個新的觀念,善用「灰色」來當作匡線,這樣更容易凸顯圖表上的文字和形狀,更極致一點的狀況,甚至可以把不是主角的線條或柱體都用用灰色填滿,讓看的人一眼就會直接被有醒目顏色的重點資料吸引

了解人的「視覺」習慣

人的眼球在看資料的時候,會由左上開始,以Z字型的方式往下移動,因此,需要被看到的「所需行動」「目標訴求」之類的資訊,建議放在左上方。製作圖表的過程中,要不斷檢視,或是請同事、家人幫忙看看他們的視覺一開始會落在哪裡,之後會往哪裡移動。設計圖表的時候考慮人眼的活動習慣,自然而然地就能讓看的人先注意到最重要的內容,照著你想要他們接收資訊的邏輯走。

製作圖表和簡報是一個try&error的過程

書中每一個案例都有前後比較,有些甚至分了五個步驟以上,一步一步讓你看到變化,也仔細說明每一個調整的目的以及效果,這些調整大致資料的篩選、圖表類型的選擇,小至線條的顏色、要不要加數據點、註解要在哪裡等等。這是一個相當真實的狀態,一張好圖表、好簡報,一定是經過很多次的錯誤嘗試和調整,才會逐漸完成。製作過程中別忘了一直回顧聽眾的需求和自己的目的,才不會在過程中迷失。畢竟人很容易為了把圖表「做漂亮」,最後反而本末導致,忽略了資料真正需要呈現的資運和達到的目的。

說說這本書

  • 誰適合看?
    想要精進用資料說話的能力,或是提升做簡報能力的人。
  • 需要分析閱讀嗎?
    不需要,但建議要循序漸進從頭看到尾,跟著作者的腳步容易把觀念一步一步建立起來。
  • 值得留在書架上嗎?
    值得,在你完全熟練之前,這是一本值得放在書架上,時時拿來複習的參考書。

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