[新體驗] 菜鳥講師的第一次, 做好簡報的四個原則 (243/365)

誤打誤撞進了公司的train-th-trainer (TTT)計畫,上完三次trainer program課程之後,馬上就要幫同事上課了,我這次擔綱的課程主題是簡報技巧(presentation skill)。

其實,我自己幫別人上課的過程,也是簡報的一種,所以課程內容裡講到的原則、技巧等等,如果自己沒有實踐,豈不是很矛盾嗎?想到這點,就讓我更是備感壓力,因為這就好像是我自己給了參加者一套標準,然後讓他們來檢視我做得好不好。

昨天完成第一堂課之後,聽到同事說「謝謝老師」,內心真的好激動(還好已經接近下班時間,不然根本沒辦法平復心情來工作),這一篇將運用這堂課的主軸「準備一場好簡報的四個原則」,來分析自已昨天的課程。

準備一個好簡報的四個原則如下:

  • 了解你的聽眾

知己知彼,百戰百勝,知道你的聽眾是誰,才能依照他們的需求、擁有的知識背景、以及喜歡的接收資訊的方式,準備內容並傳達。看到參加者名單,除了高階管理者,還有醫學博士 、高級業務等等,看到大家的title我就自己先嚇唬了自己一陣。依照這些人的職位,大部分應該都是身經百戰的簡報高手,怎麼還會想來參加這堂課呢?

開始上課前,我的猜想是,相較於菜鳥想要從零開始學習,有經驗的人更想要的應該是獲得「建議」,因為通常當你的能力已經高過一般水平,其實你已經很難獲得各種批評指教。

為了證實我的猜想是否正確,我在課堂的一開始,請大家先說一下自己的來上課的目的,事實證明我猜得還蠻準的,大部分的人都想要知道,自己在目前的情況下,有哪些地方是能做得更好的。

  • 準備好內容

一直以來,我都習慣自己準備自己的投影片,但是因為這是公司的內部訓練,所以公司提供了類似教科書的內容,希望我們照著裡面的流程走,涵蓋到公版投影片裡所有的內容。然而,關於做簡報這件事情,我認為的重點和公司認為的重點不見得完全一致,我也有自己想要額外補充的內容,所以在簡報的時間分配上,陷入苦戰。此外,公司給的投影片在我看來文字還是太多,但因為接收到的資訊是最好不要刪掉內容,所以如何在不刪掉內容的情況下,又能精簡每一張投影片裡面的元素,也是讓我絞盡腦汁了好久。

我最後還是決定忠於自己的想法,給自己覺得最重要的「圖表呈現」以及「聲音控制」比較多的版面和時間。很開心在下課前獲得同學們的回饋,大部分的人都覺得最有收穫的將是這兩個部分。

圖表的部分運用《Google圖表簡報術》裡的例子進行簡單說明,心得可參考 [閱讀心得] Google圖表簡報術,拯救爛圖表

  • 有自信地表達

這一個段落的開場白,我是這樣說的,「有時候,就算你不了解聽眾,內容也只準備了80分,但你一上場只要有自信,氣勢夠強,瞬間就能幫你把分數拉高到120分。站定位再開始說話,落落大方的肢體動作(控制一些無意義的手部揮舞),搭配堅定的聲音和適當的語速,在簡報的一開始,用你的視覺和聲音,建立專業的形象,讓觀眾信服。

我想,我昨天應該就是有完美做到這一點,所以這些位高權重的人,也願意喊我一聲老師吧。不管你實際上如何,演也要演得像,這是昨天在這篇文章[學習] 演講就像表演,有些公式可以套用提到的技巧。

  • 控制場面

控制場面分成軟硬體兩個部分,硬體雖然麻煩但卻好準備,只要確認所有要使用的科技軟硬體是否都能順暢運作,多練習幾次切換的過程,其實不太會有什麼問題。我覺得難的是「控制聽眾」的部分,而其中最可怕的就是「控制聽眾問的問題」。看過很多演講或講座,不管做了多好的收尾,都很有可能在收尾之後的Q&A毀於一旦,情況不外乎是觀眾不會問問題,搞得講者聽不懂所以答非所為,不然就是觀眾問了讓講者難以回答的問題。我常常都覺得,Q&A就好像是把講者放上訊問台供人審問,非常可怕。

要破解這件事情,最好的方式就是「先發制人」,自己一定要先預想聽眾可能會問什麼問題,那些很難回答的問題,與其等著被問,不如直接在演講的過程先講掉吧!這樣應該可以避免掉50%的危險情況。我昨天其實沒被問什麼問題,我想,應該是我已經把大家想問的問題,通通都講完了吧。

那另外50%呢?就是要靠用心傾聽,確認自己理解問題之後再回答。不管被問到什麼,切記不要生氣,要相信聽眾真的只是「好奇」而不是故意要針對你。

陳煥庭老師說「練習的次數,決定熟練的程度」,準備這堂課,其實讓我自己也上了一課,我總共練習了五六次,總共應該講了五六個小時,講到都要燒聲。在準備的過程中,充分理解這些原則要面面俱到有多困難,也再次應證了練習的重要性。

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