[工作術] 內向者該怎麼進行簡報準備? (277/365)

昨天是一年一度的team meeting,這次我鼓勵下屬進行一個簡報,跟大家分享她使用系統的訣竅(她是真的很會用)。她和我一樣是一個內向者,而且甚至比我還要內向。內向者不像外向者,不用準備就可以輕易在眾人面前說話,還能講好講滿,然而,身為內向者,我自認我的簡報表現卻常常讓人看不出我很內向,也就是說,我通常還是能做出很好的簡報。(至少我自己很滿意)

陪她準備簡報的過程中,一面觀察她也一面檢視自己,內向的我是如何準備簡報的呢?透過哪些方式可以消除在公眾前面說話的緊張和不適?我歸納出以下幾點做法

用「寫」的方式講一次

對內向者來說,簡報的事前準備永遠不嫌多。我相信大部分的內向者,一定會好好地準備投影片,重複修改過很多次。然而,和我的下屬一樣,做完投影片之後卻一直遲遲沒有動力真的「開口」練習的人應該不少(畢竟這樣的練習非常耗費能量)

我自己的做法是,在真的開口練習之前,會先用寫的方式講一次,把想要講的內容打在投影片的備註欄裡面。因為對內向者來說,用寫的比用說的容易,在寫下講稿等於是讓我們在實際開口前,在心裡唸過一遍。寫下所有投影片要講的內容,也能降低實際開口練習的阻力,畢竟,有稿子可唸,就不用擔心開口會詞窮或緊張,大概唸個兩三次之後,其實也慢慢不需要看稿了。儘管大部分的情況,實際上場時我根本不會再看講稿,但是有寫講稿在那邊,心裡也會多一份踏實。

事先對問題進行準備

對內向者來說,與人互動或是接受來自他人的刺激,是相當耗費能量的事情。可想而知,在簡報的時候被觀眾問問題,對內向者來說是多大的刺激。為了降低這個刺激的強度,準備簡報的時候一定要先設想各種可能的問題,並且事先想好答案。如果那問題很關鍵,那不如就直接把它放到你的投影片裡,先發制人,這樣別人就沒辦法問你了。

除了對問題事先準備之外,對各種「情境問題」最好也要在心裡先有應變方案。我在準備簡報時通常會先想過,如果投影片突然無法放映怎辦,如果要demo的時候程式突然跑不動怎麼辦。相較於反應快速甚至可能可以聊天打屁掩蓋過問題的外向者,內向者需要的就是各種超前部署的緊急應變計畫。準備做得越充足,心裡的不安就能夠得越低。

簡報當天設法保持能量

雖然為了想要排解緊張、轉移注意力,你可能會想在當天用工作把自己塞滿,但因為簡報已經是很耗能的事情了,所以如果可以,簡報當天盡量把工作排開,或是提前調配降低工作量。正式簡報前一個小時,盡量不要安排會議或其他活動。如果不轉移注意力就會緊張怎麼辦?那就緊張吧!或是就多練習幾次,比起做一些不相關的事情來耗損能量,好好地正視自己緊張的心情,謹慎應對,反而還是比較節能的作法。

最後,無論是在準備期間,或是實際上場之後,一旦你開始懷疑自己,或是因為觀眾的反應而內心有所動搖時,別忘了時時提醒自己「觀眾針對的內容而不是我本人」!

內向者總是太在意外界對自己的看法,並且很容易把事情的好壞成敗都歸因於自己。例如昨天練習時,下屬一直有各種質疑,例如「我講這個大家應該都知道了吧」「我提出這樣的作法不知道老闆怎麼想」等等。事實證明,大家沒有都知道,很多人都紛紛表示真的學到很多,就連老闆也在簡報過程中頻頻點頭表示贊同。所以大部分的情況,真的都是我們自己想太多了。

所有內向者們,真的要相信自己絕對可以做出很好的簡報。看看那些口若懸河的外向者,很多人其實都沒有好好準備,只是台風很穩但言之無物呢。

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