[工作術] 報告時先說結果,求助則要先說理由(280/365)

因為職務需求的關係,我們部門的人每天都要寫很多信,我們最常寫的是兩種信,一種是報告,可能是報告結果或是你的計畫和做法,而報告的對象通常是你的老闆或是同事。另一種,是求助,這可能是你名正言順需要對方在職權內協助完成某項工作,也可能是你求助無門,想問問對方是否可以協助。

在公司做事我們講求效率,如果是要跟「報告」,往往會選擇先說結果再說作法。然而,如果今天你是要「求助」,就應該反過來,你得要先說故事,再提出請求。有時候這都還不到動之以情的境界,只是你得要讓對方看到信或是聽到請求的第一時間,不要感到反感。

試想你是收信者,閱讀下面兩封信:

信件A

We’ve got an urgent request and I appreciate your help by today.

I’ve reached out to several person in these days but no one can help on this. We are running out of time and I remember you have help me last time on same topic so I wonder if you can help on this urgent request.

信件B

I’ve reached out to several person in these days but no one can help on this. We are running out of time and I remember you have help me last time on same topic so I wonder if you can help on this urgent request.

Your support by today will be appreciate.

哪一封信讓你感覺好一點?

雖然只是把請求和原因的順序前後對調,但讀起來感覺就是差很多。信件A的收件者,很有可能看到第一句話就產生排斥心理,覺得「為什麼是今天?你很緊急干我什麼事情」,信件B的收件者,儘管看完整信之後還是可能覺得你很緊急甘我什麼事情,但至少能在第一段先了解事情的原委,把你的理由讀進去

有時候,闡述原因的故事可能很長,請記得要把原因摘要,或是分段,並且把最重要的段落寫在前面。重點在於,讓對方不要在第一時間就反感想要關掉你的信,並且願意讀到最後。就算要拒絕,不爽的程度也會低一點。

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