[學習] 別怕尷尬,講英文不要每一句話語尾都上揚(283/365)

昨天完成上半場的英文presentation skill training,全程使用英文、遠距教學、參與的學員都是印度人、時間長達2小時,除了講課之外還要對學員們現場的簡報練習做評點,真的是堪稱本年度目前為止最困難的挑戰。

儘管上個月做了一場中文版的來暖身,但換一個語言,整件事情根本就跟全新的一樣。之前也有用日語或英語做training的經驗,但主題多半是自己熟悉的內容,時間再長也不會超過一個小時,所以相較容易掌控。這次不僅是用英文,上課課綱得照公司規劃的走,兩個小時內要講課、要練習還要點評,挑戰度真的相當高。因此,為了這堂課,我焦慮了好久,逃避了好久,一直到課程結束才真的能夠放鬆下來。

這篇文章紀錄一些挑戰以及昨天結束後反省覺得還是做得不夠好的地方,紀錄一下,給沒經驗的人參考,也提醒自己未來如果還有機會,可以針對這些部分進行調整

講英文的時候,不要每一句話語尾都上揚

聽台灣同事講英文的過程中,我發現一件事情,就是台灣人講英文的時候,就算不是疑問句,還是會在語尾上揚,就算是逗號前面,也會語尾上揚。不知道大家是怎麼樣成這樣的習慣,我猜是因為台灣人本來講話就習慣用語尾助詞來緩和語氣,所以在講英文的時候才會不自覺地用疑問句的口吻,來讓自己說出口的話變柔和。

如果只是一兩句話還好,但長時間聽起來實在不太舒服,也會有一種「這個人為何那麼不篤定」的感覺,因此,我在練習的時候一直提醒自己,除非疑問句,不然不要語尾上揚。英文句子結束在向下的語調也許聽起來有點乾、有點硬,但是這樣的堅定和沈穩是必要的,不要怕尷尬。

要多控制抑揚頓挫、語速以及停頓點

用不熟悉的語言要注意的面向太多,另一點讓我覺得很有挑戰的是,對於語速和音調的控制,無法像中文那樣收放自如。講中文的時候可以做到很像在演廣播劇一樣,用聲音做各種表演,但是講英文的時候,儘管有高低起伏也試著要抑揚頓挫,但事後回想起來,整體而言聲音的韻律和波動的變化幸還是稍嫌不足。

我目前想到的解決方式,就是要多模仿別人說話。平時開會可多觀察那些講話讓人聽起來很舒服的同事們,是怎麼說話的,然後在自己講話的時候,想像自己就是那個人,用那個人的方式說話,這有點像是小時候很喜歡聽故事錄音帶然後一面跟著唸一樣,久而久之,將能擴展更多運用聲音的方式和講話的模式。

多練習議題討論式的會話,擴增字彙量

這堂課裡,除了安排一些基本的Q&A 之外,我也需要針對學員現場的簡報做出講評。儘管事前已經做了功課,看了其他講師如何給評,並抄下一些內容來當小抄,但這樣的回饋畢竟還是得要靠自己臨場發揮(然後就容易露出馬腳)。我發現自己很容易講出結構很亂的句子,或是突然被單字卡住。在下半堂課之前,我得要以這個講評為核心,擴充更多單字量,並多準備一些句子來給自已當參考,另外,也是時候重拾英文課,報個佛腳,讓自己更習慣討論的、一來一往的說話方式。

三個星期之後將是這堂課的下半場,我不需要講課,但需要對所有學員的簡報進行現場點評,在那之前,希望能盡量調整自己,讓自己有更好的課堂表現。

[過生活] 保持正向心態的生活方式 (282/365)

下屬最近接連做了幾個很有挑戰性的案子,可以很明顯感覺到她的情緒隨著案子起起伏伏,尤其是低潮的時候,可以特別明顯感覺到她整個人被烏雲籠罩。常常在完成一個案子之後,她就會請個一兩天假休息一下。

前天她問我「你是如何保持這麼正向的呢?我看你也很少休假….」被這樣問,我還真的頓時回答不出來,因為其實我還是會抱怨、會低潮、會心情不好,但確實,情況很少嚴重到我覺得需要請假喘口氣。回想一下,除了下屬之外,我好像也曾經被其他同事以正向來形容,還有同事說「你根本就是小太陽」(聽到當下真的是笑死我了)

既然被問了,我也仔細想想,我到底是靠哪些作為,來保持正向積極的動力,歸納出以下幾點

養成晨間習慣

提早起床,在上班前撥出一兩個小時給自己,做瑜伽、閱讀、寫作。早起並把最想做的事情放在一大早執行,把自己放在優先順序的第一位,這樣要不開心也很難。我知道很多人聽到早起兩個字就覺得「不可能」,但是,只要早點睡,其實沒有這麼難,人的生理時鐘很奇妙,一兩個星期就能調整好的。如果你不知道如何開始,可以參考這篇文章[過生活] 早起計畫執行100天,好處多於困難就能持續

睡得飽才能心情好

很多人下班之後明明累得要命,卻又覺得睡覺太可惜,所以選擇把自己交給手機或電視,儘管看起來好像有在活動,但其實這只是在榨乾你剩下的一點精神和腦力,對於恢復精力是沒有幫助的。很多時候只要睡飽,心情就會好了。回想看看熬夜、睡眠不足的情況下上班,就算沒有處理什麼太難的事情,是不是都很難愉快呢?只要吃飽睡好,沒有解決不了的事情,也沒有度過不了的難關。

進行會流汗且有挑戰性的運動

儘管我早上起來都會做瑜伽,但每週還是會安排兩到三次稍微有挑戰性的運動,這挑戰不用很大,只要讓自已會流汗或是稍微會喘就好。例如強度高一點的HIIT或是難度稍高的皮拉提斯,重訓時加快速度或是增加組數,重點是因為有挑戰,所以你需要把注意力放在動作和呼吸上面,因為稍微有一點點勉強,所以在你完成運動的時候,會因為瞬間放鬆而覺得愉快,並能享受達成挑戰的成就感。即使流汗以及喘的感受在當下不會太舒服,但確實能達到讓身體放鬆的功效,所以運動還是要稍微有一點點累比較好啦。

安排生活裡的小期待

我周圍很多旅行成痴的人,覺得不能旅行人生就沒有期待。但我覺得生活裡的期待不一定要是這麼大的事件,很多小事情都能達到一樣的效果。嘗試沒去過的餐廳或外送、挑戰沒做過的料理,甚至是購買不知道內容的食材箱、花材包,一點點「未知」就能創造期待。當然,跟朋友見面、視訊,或是收看一年一度的溫網比賽,把這些看似平凡的事情當成一個認真要對待的行程,也能讓人對生活充滿期待。也推薦這篇文章裡的作法 [聽書] 創造生活中的小冒險,提升時間感受度

在生活和工作上持續學習

學習對我來說很重要,因為學習能為我帶來新的刺激,而且每學會一件事情,都能讓人生有「前進」的感覺,就算生活和工作一塵不變,只要有前進,就比較不容易覺得虛度光陰。在生活面,最簡單的學習方式是閱讀,其次就是針對自己有興趣的領域去嘗試,上上課或是跟網路上的教學試著入門。在工作面,我的作法是,去研究各種提工作效率的工具,或是用不同的方式執行一樣的工作,學習新方法和新工具的過程就是一種學習,就算工作職位和內容不變,還是能讓自己前進。

其實好像都不是什麼大不了的方法,但光是這些小事,就足以讓自己把注意力從工作的煩悶和挫敗中移轉開來,再回頭看,就會覺得那些事情也沒什麼大不了,頭頂的烏雲也就散去了。

[帶人] 不要猜,勇敢開口問吧(281/365)

不曉得為什麼,我的下屬有一個共同的習慣,就是很喜歡「猜」。在討論一件事情的時候,她們很常說「我在想他可能….」「不知道會不會是….」「他這樣是想要…嗎?」

我發現,她們之所以在猜這個階段躊躇不前的原因,其實就是怕錯。怕如果猜錯,對方不知道會怎麼想。怕如果沒有正確揣測對方的想法,會被對方反駁。這些害怕導致她們緊張,寫不了信或開不了口。

這種時候,我會告訴他們「不要猜,直接去問」。就是因為資訊不清楚,你從對方的回應或是反映無法明確判斷對方的想法,才需要猜,不是嗎?與其邀請我一起加入猜猜看的行列,不如直接去問個清楚不是比較好嗎?

我可以理解開口問的時候,以及等待回應的過程,那種緊張不安的情緒令人難耐,我也知道猜錯或是被反駁的感覺很不舒服,但是,這些身心的不適感其實都是一時的,而且常常經歷你就會越來越習慣。

相反地,如果你拖拖拉拉不行動,導致進度延遲,或是你只用猜的而不去求證,倒置最後真的做錯事,那樣的懊悔感受會更不舒服,而且會持續更久,而且同時會削弱你的信心,讓你在下次遇到一樣的狀況時,又不敢問,又因此猜錯,又再一次做錯事….

鼓起勇氣開口問吧。我們自己猜對或是猜錯,其實不是重點,真正需要達到的目的,是了解對方真實的想法,然後才能有所依據地展開下一步行動,所以,不要怕猜錯或是被反駁,有時候,只是需要把事情理清楚、說明白而已。

[工作術] 報告時先說結果,求助則要先說理由(280/365)

因為職務需求的關係,我們部門的人每天都要寫很多信,我們最常寫的是兩種信,一種是報告,可能是報告結果或是你的計畫和做法,而報告的對象通常是你的老闆或是同事。另一種,是求助,這可能是你名正言順需要對方在職權內協助完成某項工作,也可能是你求助無門,想問問對方是否可以協助。

在公司做事我們講求效率,如果是要跟「報告」,往往會選擇先說結果再說作法。然而,如果今天你是要「求助」,就應該反過來,你得要先說故事,再提出請求。有時候這都還不到動之以情的境界,只是你得要讓對方看到信或是聽到請求的第一時間,不要感到反感。

試想你是收信者,閱讀下面兩封信:

信件A

We’ve got an urgent request and I appreciate your help by today.

I’ve reached out to several person in these days but no one can help on this. We are running out of time and I remember you have help me last time on same topic so I wonder if you can help on this urgent request.

信件B

I’ve reached out to several person in these days but no one can help on this. We are running out of time and I remember you have help me last time on same topic so I wonder if you can help on this urgent request.

Your support by today will be appreciate.

哪一封信讓你感覺好一點?

雖然只是把請求和原因的順序前後對調,但讀起來感覺就是差很多。信件A的收件者,很有可能看到第一句話就產生排斥心理,覺得「為什麼是今天?你很緊急干我什麼事情」,信件B的收件者,儘管看完整信之後還是可能覺得你很緊急甘我什麼事情,但至少能在第一段先了解事情的原委,把你的理由讀進去

有時候,闡述原因的故事可能很長,請記得要把原因摘要,或是分段,並且把最重要的段落寫在前面。重點在於,讓對方不要在第一時間就反感想要關掉你的信,並且願意讀到最後。就算要拒絕,不爽的程度也會低一點。

[閱讀] 生活裡的Hygge練習,有意識地選擇無所事事(279/365)

最近在台北市立圖書館借了這本電子書《幸福丹麥流:HYGGE!每一天愉悅舒心的生活提案》來看。這本書是同事推薦給我的,我和這個同事常常一起討論如何提升工作效率,分享學習資源,也一起分享生活中的各種side project的進度。上個月我請了兩天假,給自己一個四天的long weekend,原本安排了一堆事情想要做,還想要開啟幾個學習的計畫,卻怎麼樣也提不起勁,最後度過了一個懶散並且以饗樂為主的假期。假期結束後,我想著停滯的計畫,一股罪惡感湧上心頭,然後不斷自責自己為何虛度光陰。跟同事分享這樣的心情之後,她反問我:「偶爾休息不好嗎?」,並且推薦我讀者本書。

博客來-幸福丹麥流: HYGGE!每一天愉悅舒心的生活提案

說說這本書

  • 誰適合看?
    特別推薦給和我一樣事事講求效率,覺得人生總是停不下來,而且休息就會有罪惡感的人。
  • 需要分析閱讀嗎?
    不需要,我其實是先找自己喜歡的章節閱讀,最後再快速翻過一遍。很多書中的細節其實也不用記得太仔細,但我想你一定能從中抓到一些想要試著執行看看的概念。
  • 值得留在書架上嗎?
    這本書在台北市立圖書館Hyread上面就可以借閱,把它加入收藏,時不時借來讀一讀就好。

這本書的作者是一名記者,所以不止文筆好,面對這種看似輕鬆的主題,卻也沒省掉一些文獻探討的部分。書裡透過生活的各種面向,以及各界對於Hygge的不同說法,試圖去定義何謂Hygge以及如何達到Hygee。

Hygge是來自丹麥的詞彙,其普遍的定義是「處於愉悅的幸福感與安全感之中,心態輕鬆且開懷享受當下所有令人愉快的小事」,乍看之下你可能會覺得跟「小確幸」有點像,但Hygge絕對不只是喝一杯咖啡或是來一趟小旅行之類的,以物質為主的追求。

Hygge強調「珍惜」,而珍惜的對象包括「自己」。我想我和作者是很類似的人,作者寫到「我有注意到自己的職業道德高德過度,每天都想要有所成的衝動近乎神經質,覺得什麼都不做地度過一天是浪費時間」。然而,丹麥人用Hygge把「無所事事」也變成一個行動,而我們只要是有「意識地」選擇無所事事,其實也等於是成就了一件珍愛自己的任務。很喜歡作者引用的來自《幸福之外》者本書裡的一段話,「學會放鬆,且不帶羞愧、不帶罪惡感,是人生最美好的藝術和慰藉。」

Hygge強調「適度」,居家擺設、飲食和購物,重點都在於讓自己感覺到溫馨舒適。讓自己在家裡能被喜歡的事物環繞,對於提升幸福感很有幫助。看到這裡可能會有人說,所以我一定要買XX品牌的東西,所以我一定要把房間打造成XX風。然而,這樣其實又曲解了Hygge的意思了,因為Hygge的重點不是在追求某種風格或是堅持於某種流派,各種過度極端的作法,勢必會伴隨著某些勉強,而這都有違Hygge的概念。作者以自身經驗分享,他落實Hygge的方法其實是從改變吃早餐的方式開始,把吃早餐的餐桌移到陽台,在現有的碗盤裡挑選最喜歡的幾個來妝點餐桌,慢慢地手沖一壺咖啡,這有點類似現代人常說的「生活裡的儀式感」,透過這樣的方式,不用過度消費也能簡樸地做到Hygge生活。

Hygge強調「全心投入」。在工作的時候我相當講求專注,因為我知道腦子不斷轉換其實很耗費腦力,但矛盾的是,一但場景回到生活,我又喜歡習慣「多工」的方式來增加效率,儘管表面上看起來好像同時完成了很多事情,但在多工結束之後,往往會一陣空虛,例如,一面看電視一面處理一些生活瑣事(例如清emai信箱之類的),其實最後根本不記得電視劇情,然後收信也會花比預期還要久的時間。其實就算是煩人的日常瑣事,例如例行要煮的三餐,要洗的碗,我自己也知道,專心地全力投入,有時候反而能在這些看似無聊的重複性動作中,達到腦袋放空的舒壓作用。因此,無論從什麼角度來說,全心投入其實左右了執行某件任務的意義或效率。

如果你打算閱讀,就前往安靜的地點並完全沈浸在書本之中;如果打算在火堆前享用葡萄酒,就把注意力放在酒的味道以及火苗的晃動;如果打算在樹林裡散步,就細細觀察土地的氣味、葉片的顏色、長馬樹皮的青苔;如果打算去酒吧和好友聊天,就全神貫注在你們的對話,平均分配聆聽和訴說的時間。

摘自 《幸福丹麥流:HYGGE!每一天愉悅舒心的生活提案

昨天是我跟老王的結婚五週年紀念日。原本規劃要來個小旅行,沒想到因為疫情的關係依舊只能在家過。我總是太忙、太喜歡規劃、太多事情想做,所以雖然一起在家裡,但大部分老王都配合著我的作息,所以除非去旅行,不然真的很難徹底對生活的一切都放空。因此,我決定趁機練習一下Huggy,這一天我特地不安排任何自己的代辦事項(包含家事、學習、工作等等都不安排),決定以「老王」、以「我們」為第一優先,就算是賴在沙發上一起看一個晚上的電視,都算是優先事項。儘管整天過得慵懶散漫,但我全心投入和老王共度的紀念日時光,有意識地選擇無所事事,其實挺不錯的。

[閱讀] 過得還不錯的一年 (278/365)

這本書其實我在兩年前就讀過,當時是在我很喜歡的一家咖啡店的桌上看到,就跟老闆娘借回家讀。我隱約記得那時候因為工作的關係,覺得人生一片愁雲慘霧,因此只要看到有「快樂」字眼的內容,都會想看看那是否是能拯救我脫離苦海的仙丹妙藥。事隔兩年,我早已淡忘書中的細節,我只知道我讀完第一次把書還給老闆娘之後,喜歡到還再去買一本來收藏。

早上在文森說書的頻道,用聽的方式再次複習了這本書,覺得是時候該從書架上把它再拿來讀一讀了。

要怎麼樣才能過得更快樂?

換工作、到國外生活、搬家、買房、結婚(或離婚)….最容易想到的往往是這些會大幅度扭轉人生的事件。然而,這些事件其實並不容易執行,畢竟生活得過,工作、居住地甚至是婚姻,都不是能簡單地說換就換的。與其一直嚮往這些戲劇性的事件來幫自己扭轉乾坤,思考如何在當前限制下,讓自己更快樂的方式,其實相對務實。

即使你原本生活得快樂自在,現在也免不了因為疫情的關係,生活多少受到一些限制或挑戰。與其看新聞或是瘋狂追蹤疫情資訊,不如也找這本書來讀讀吧。

[工作術] 內向者該怎麼進行簡報準備? (277/365)

昨天是一年一度的team meeting,這次我鼓勵下屬進行一個簡報,跟大家分享她使用系統的訣竅(她是真的很會用)。她和我一樣是一個內向者,而且甚至比我還要內向。內向者不像外向者,不用準備就可以輕易在眾人面前說話,還能講好講滿,然而,身為內向者,我自認我的簡報表現卻常常讓人看不出我很內向,也就是說,我通常還是能做出很好的簡報。(至少我自己很滿意)

陪她準備簡報的過程中,一面觀察她也一面檢視自己,內向的我是如何準備簡報的呢?透過哪些方式可以消除在公眾前面說話的緊張和不適?我歸納出以下幾點做法

用「寫」的方式講一次

對內向者來說,簡報的事前準備永遠不嫌多。我相信大部分的內向者,一定會好好地準備投影片,重複修改過很多次。然而,和我的下屬一樣,做完投影片之後卻一直遲遲沒有動力真的「開口」練習的人應該不少(畢竟這樣的練習非常耗費能量)

我自己的做法是,在真的開口練習之前,會先用寫的方式講一次,把想要講的內容打在投影片的備註欄裡面。因為對內向者來說,用寫的比用說的容易,在寫下講稿等於是讓我們在實際開口前,在心裡唸過一遍。寫下所有投影片要講的內容,也能降低實際開口練習的阻力,畢竟,有稿子可唸,就不用擔心開口會詞窮或緊張,大概唸個兩三次之後,其實也慢慢不需要看稿了。儘管大部分的情況,實際上場時我根本不會再看講稿,但是有寫講稿在那邊,心裡也會多一份踏實。

事先對問題進行準備

對內向者來說,與人互動或是接受來自他人的刺激,是相當耗費能量的事情。可想而知,在簡報的時候被觀眾問問題,對內向者來說是多大的刺激。為了降低這個刺激的強度,準備簡報的時候一定要先設想各種可能的問題,並且事先想好答案。如果那問題很關鍵,那不如就直接把它放到你的投影片裡,先發制人,這樣別人就沒辦法問你了。

除了對問題事先準備之外,對各種「情境問題」最好也要在心裡先有應變方案。我在準備簡報時通常會先想過,如果投影片突然無法放映怎辦,如果要demo的時候程式突然跑不動怎麼辦。相較於反應快速甚至可能可以聊天打屁掩蓋過問題的外向者,內向者需要的就是各種超前部署的緊急應變計畫。準備做得越充足,心裡的不安就能夠得越低。

簡報當天設法保持能量

雖然為了想要排解緊張、轉移注意力,你可能會想在當天用工作把自己塞滿,但因為簡報已經是很耗能的事情了,所以如果可以,簡報當天盡量把工作排開,或是提前調配降低工作量。正式簡報前一個小時,盡量不要安排會議或其他活動。如果不轉移注意力就會緊張怎麼辦?那就緊張吧!或是就多練習幾次,比起做一些不相關的事情來耗損能量,好好地正視自己緊張的心情,謹慎應對,反而還是比較節能的作法。

最後,無論是在準備期間,或是實際上場之後,一旦你開始懷疑自己,或是因為觀眾的反應而內心有所動搖時,別忘了時時提醒自己「觀眾針對的內容而不是我本人」!

內向者總是太在意外界對自己的看法,並且很容易把事情的好壞成敗都歸因於自己。例如昨天練習時,下屬一直有各種質疑,例如「我講這個大家應該都知道了吧」「我提出這樣的作法不知道老闆怎麼想」等等。事實證明,大家沒有都知道,很多人都紛紛表示真的學到很多,就連老闆也在簡報過程中頻頻點頭表示贊同。所以大部分的情況,真的都是我們自己想太多了。

所有內向者們,真的要相信自己絕對可以做出很好的簡報。看看那些口若懸河的外向者,很多人其實都沒有好好準備,只是台風很穩但言之無物呢。

[過生活] 好好享受所剩不多的紊亂的日子 (276/365)

週末做的紫地瓜司康

台灣的疫情逐漸往好的方向發展,三級解封的日子似乎不遠了。心裡一面期待生活回到過去的日常,卻又對於好不容易習慣的新日常即將逝去感到有點不捨。

六月的筆記記下了一些美好的生活片段,例如跟老王不約而同早起,一大早一起在餐桌前讀書的清晨;中午跟老王在客廳,一人躺在沙發一人躺在地板上,寧靜的午睡時光;發懶到什麼事都不想做,跟老王窩著連看三集日劇的晚上;跟老王一起在窗台細細看著逐漸茁壯的植物,一起研究雜草的種類的早上。

我曾跟朋友說,在家工作的我,連休息時間都會追求效率,朋友問我「為什麼休息還要講求效率」,我反問他:「休息十分鐘的時間,拿來滑手機也是十分鐘,拿來做家事也是十分鐘。先把家事做完晚上就比較輕鬆,這樣不是比較開心嗎?」朋友回答:「這要看做家事和滑手機對你來說產師的快樂效益有多少,對我來說滑手機帶來的爽度高過做家事,所以我回滑手機」

看了太多提升生產力、目標規劃的書,總覺得人生要時時追求高效率,人得要一直有目標才能不斷前進。但這一兩個月發現,這實在不太可能,至少我自己就是,也許我就是沒那麼厲害,無法像那些強人一樣,永遠知道自己下一步要往哪裡走。

五六月因為生活型態改變,導致我的早晨計畫、閱讀計畫、學習步調都變得混亂,一面責怪自己人生沒在前進,一面焦慮找不到新的努力目標,然而,意識到解封日不遠之後,我卻又有點後悔為什麼沒有再早一點轉換心態,用更「享受」的方式來面對這段時光。

學習停滯、目標待定又如何呢?這些事情看似沒有什麼生產力,但是卻在心裏留下深刻的畫面,提升幸福,創造極大的快樂效益。我突然恍然大悟,什麼學習啊目標啊,就留待生活恢復常軌的時候吧。好好享受這所剩不多的紊亂的日子,畢竟這也是不可多得的好機會不是嗎?

[職場] 沈默是金?說錯的風險高,還是不被看見的代價大?(275/365)

最近一直在思考如何適時在職場上展現自己我,其實出發點並不是為了自己,而是為了我的下屬。因為在跨國團隊工作的緣故,下屬的工作狀態和表現,除了我之外,其他的同事和我的老闆其實很難直接看到,我當然會利用我和老闆開會的時候報告下屬的工作表現,但這和實際看到的感覺還是會有一段差距,或是印象沒那麼深刻。

我的下屬們都盡心盡力地工作,工作量和工作品質絕對是團隊裡的前段班,但看看現在團隊裡在帶人的人,或是沒帶人卻能見度比較高,升遷也較順利的人,其實都是比較會發表自己意見,或是擅於分享工作成果的人。這讓我不禁擔心起下屬們,再這樣安靜下去,未來要安排升遷或加薪的時候,可能會處於比較不利的位置。光憑我一個人說沒有用,在我的團隊裡,升遷的決定權百分百是掌握在我的老闆甚至是老闆的老闆手裡。因此,要怎麼樣被他們看到,除了是我該煩惱的,也是下屬們自己應該要好好思考的。

早上聽的這集大人學剛好就在講這個主題,節目裡主持人談到,雖然說伯樂要識馬,但「如果其他的馬都跑出去了,你還停在馬廄裡,那你也不能怪伯樂沒看到你。」

基於最近對下屬的觀察,我覺得他們目前最容易著手的點,就在於應該要積極地「多發言」,盡量多表達自己的意見,分享經驗和工作成果。

發言分成兩個部分,「怎麼講話」以及「講什麼」。怎麼講話,關係到的是你講話的語調、口氣、速度、聲音表情,如同我在[工作術] 控制你的聲音,電話會議裡的表情管理這篇文章說到的,這是可練習的

大人學這集請到過去曾任主播的蔡祐吉老師來分享經驗,他提到,練習講話最好的方式就是從模仿開始(他說他模仿的是李四端)。如果觀察到某些人講話的方式你很喜歡,聽起來很舒服、有說服力、容易引起你的注意,那你就去學他講話的方式,一但你學得像了,你的聲音也會自然而然創造出同樣的效果。

確實,我在講話的時候,時不時會故意想要模仿我的英國老闆,不論她的用字遣詞有多優雅,我最喜歡的其實是她的語氣、聲音質地和語速所營造出的溫暖的談話風格。沒錯,蔡祐吉老師也強調語速很重要,如果沒有適時的停頓留白,或是偶爾加快速度,那溫暖的聲音聽久可能會睡著,故意提高音調要引起聽眾注意的聲音,沒多久也會轉化成背景的白噪音。

除了講話方式之外,講話的內容當然重要,這就有賴職場的經驗累積,我在[思考] 提升職場能見度,別當工作機器人這篇文章裡面也有提到一些我自己提升職場能見度的方式。然而,對很多人來說(尤其是內向的人來說),最重要的是「要開口」。我們從小常常被灌輸沈默是金的概念,覺得少說少錯,然而,雖然不講就不會犯錯,但別忘了,不講也伴隨著不會被看到的風險。在決定你是否要繼續保持沈默之前,你得要試著衡量是說錯的風險高,還是不被看到的代價大。

不要把掌控話語權、提高能見度,想得太功利或太市儈。工作久了,一直不被看見是會難過的。我最近幾年的經驗,不被看到、不被理解的代價還是比較大,除了自己的努力不被看見之外,事後可能還會埋怨或是抱怨,心裡想說「那個一直講話的某某某講的明明就是錯的」,這種心理的不平衡或是不甘願,反而比講錯道歉的尷尬還要難紓解。

[工作術] 系統工具怎麼教,別人才容易懂?(274/365)

去年公司進行了一波系統的汰舊換新,在系統導入之前,我們開了一次次會議,還上了好多次的訓練課程,然而,實際上線之後還是亂成一團,大家苦不堪言。高層不懂第一線的苦,直說已經給你們上那麼多課,所有的Q&A和資料也都給你們了,為什麼大家還是不會用。

我精通該系統之後,主動開課教大家使用,同事們的回應都很正面,表示我的教學很「實用」,而上過我課的同事們,之後也真的能把我教的功能都用上,確實提升工作效率和品質。

一樣是系統教學,到底哪裡不一樣?

系統商給的課程,是依照系統選單,一個一個從左到右,從上到下講下來,整體而言,很像是把說明書整本唸給你聽。然而,聽完所有的介紹之後,我們還是沒辦法順暢地把所有的功能和我們的工作流程對照起來,就算知道所有的功能,也不曉得實際使用時該怎麼樣一步一步操作,也不曉得每一個步驟遇到問題或卡住的時候要如何處理。

身為第一批學習系統的人,我深知這種有如念說明書一般的教學真的沒有用(還不如讓我自己去看說明書),於是,我在設計課程的時候,是以「工作流程」為概念,並且參考實際的工作情況,製造一個「虛擬案例」,從頭到尾做一次給大家看

以「工作流程」為概念的好處在於,那些不在工作流程內的功能,就可以把時間省下來不用學。想想看,你平常在翻家電說明書的時候,也會先尋找目錄然後只針對自己需要的部分細讀吧。在還不熟悉基本流程的情況下,就硬要使用者了解所有功能,可能讓使用者產生混淆,放錯重點把記憶力用在記住那些可有可無的功能,甚至因此覺得系統很複雜、要記的東西太多,而進一步感到反感。

「虛擬案例」則是一個很好的練習,因為我們使用系統往往是為了處理某個需求,把需求轉化成為系統裡的每一個步驟,需要想法的轉換。因此,透過一個案例,一步一步去思考,如果要達成A需求,第一個步驟要做什麼,點選某個選單之後,下一步可能會看到什麼畫面,要做什麼判斷,透過案例的練習,一步一步問使用者「接下來想怎麼做」。我在上課的時候會像演戲一樣角色扮演、自問自答說「如果….我會想要」「萬一發生這種情況…我還可以」….帶領使用者經歷從想法到行爲的轉換過程。

職場上,很多事情都是做中學,但是不見得所有事情都有間讓你做十遍之後慢慢學會。教學得時候更是,在大公司裡面,我們常常需要一次教很多人,並期望達到教一次大家就都要會的效果。在教學習融入工作流程,並提供虛擬案例,其實某種程度就是在提供大家做中學的機會,只是這是「試」做,錯了也沒關係。

此外,身為教學者,已經是super user的我們要小心不要落入陷阱,覺得一定要講很難的功能、很難的案例才能彰顯自已很厲害。教學的重點是要讓大家會用,不是要炫耀你多厲害,或是彰顯使用者有多不會。切記,教學的時候不要一次就挖得太深,在設計案例的時候,使用率最高功能要先掌握,發生率最高的情境要先納入,讓使用者先能處理大部分的需求,建立對系統的熟悉度和信心之後,再找機會給一些進階版的功能,或是將這些進階內容寫成講義發給大家就可以了。

這篇文章分享給大家也提醒自己,因為我今天在設計後天要教學的VBA工具的時候,竟然差點就要變成念說明書的教學法了。