[分享] 你有以「怦然心動」為基準來使用時間嗎?(258/365)

早上看了《要忙,就忙得有意義》這本書的作者的TED演講,雖然書寫得很好,但我更喜歡這個精簡卻令人印象深刻的演講。

演講的架構邏輯和書本的編排不同,但我覺得她更清楚簡潔地點出核心概念,以下分享幾段我記下來很喜歡的話。

We don’t build the live we want by saving time, we build the life we want, and then time save itself.

我們可以在各種書籍和課程中,看到不斷推陳出新的時間管理技巧,但是別忘了技巧和方法永遠需要落實,如果我們不知道到底想要做什麼,想要過什麼樣的生活,想把時間花在哪些事情上,那努力鑽研各種時間管的技巧和工具,也只是本末導致。

We cannot make more time, but time will stretch to accommodate what we need or want to put into it.

演講中,作者舉了一個壞掉的熱水器的例子。我想我們每個人都有類似經驗,你覺得你這星期超忙,根本不可能再塞入更多事情,但是工作上突然有一個緊急的火需要救,或是你的家人、孩子生病需要你照顧,雖然這些都不是太好的例子,但你會發現,你就是能再擠出時間。既然不好的事情可以擠進去,同樣的道理,好的事情、你在意的、想做的事情也應該有辦法擠進去,只要你把它當成那個需要先處理、先救火的事情。

I don’t have time = it’s not a priority

與其說我沒空做那些,我會說我不做那些,因為那不是我的要務。近年來很紅的《怦然心動的人生整理魔法》這本書,裡面提到的斷捨離原則就是,只要留下會讓你怦然心動的物品,其餘都可以捨去。我們運用時間也是一樣的道理,設法讓你的時間只運用在會讓你「怦然心動」的事情上吧。

[新體驗] 菜鳥講師的第一次, 做好簡報的四個原則 (243/365)

誤打誤撞進了公司的train-th-trainer (TTT)計畫,上完三次trainer program課程之後,馬上就要幫同事上課了,我這次擔綱的課程主題是簡報技巧(presentation skill)。

其實,我自己幫別人上課的過程,也是簡報的一種,所以課程內容裡講到的原則、技巧等等,如果自己沒有實踐,豈不是很矛盾嗎?想到這點,就讓我更是備感壓力,因為這就好像是我自己給了參加者一套標準,然後讓他們來檢視我做得好不好。

昨天完成第一堂課之後,聽到同事說「謝謝老師」,內心真的好激動(還好已經接近下班時間,不然根本沒辦法平復心情來工作),這一篇將運用這堂課的主軸「準備一場好簡報的四個原則」,來分析自已昨天的課程。

準備一個好簡報的四個原則如下:

  • 了解你的聽眾

知己知彼,百戰百勝,知道你的聽眾是誰,才能依照他們的需求、擁有的知識背景、以及喜歡的接收資訊的方式,準備內容並傳達。看到參加者名單,除了高階管理者,還有醫學博士 、高級業務等等,看到大家的title我就自己先嚇唬了自己一陣。依照這些人的職位,大部分應該都是身經百戰的簡報高手,怎麼還會想來參加這堂課呢?

開始上課前,我的猜想是,相較於菜鳥想要從零開始學習,有經驗的人更想要的應該是獲得「建議」,因為通常當你的能力已經高過一般水平,其實你已經很難獲得各種批評指教。

為了證實我的猜想是否正確,我在課堂的一開始,請大家先說一下自己的來上課的目的,事實證明我猜得還蠻準的,大部分的人都想要知道,自己在目前的情況下,有哪些地方是能做得更好的。

  • 準備好內容

一直以來,我都習慣自己準備自己的投影片,但是因為這是公司的內部訓練,所以公司提供了類似教科書的內容,希望我們照著裡面的流程走,涵蓋到公版投影片裡所有的內容。然而,關於做簡報這件事情,我認為的重點和公司認為的重點不見得完全一致,我也有自己想要額外補充的內容,所以在簡報的時間分配上,陷入苦戰。此外,公司給的投影片在我看來文字還是太多,但因為接收到的資訊是最好不要刪掉內容,所以如何在不刪掉內容的情況下,又能精簡每一張投影片裡面的元素,也是讓我絞盡腦汁了好久。

我最後還是決定忠於自己的想法,給自己覺得最重要的「圖表呈現」以及「聲音控制」比較多的版面和時間。很開心在下課前獲得同學們的回饋,大部分的人都覺得最有收穫的將是這兩個部分。

圖表的部分運用《Google圖表簡報術》裡的例子進行簡單說明,心得可參考 [閱讀心得] Google圖表簡報術,拯救爛圖表

  • 有自信地表達

這一個段落的開場白,我是這樣說的,「有時候,就算你不了解聽眾,內容也只準備了80分,但你一上場只要有自信,氣勢夠強,瞬間就能幫你把分數拉高到120分。站定位再開始說話,落落大方的肢體動作(控制一些無意義的手部揮舞),搭配堅定的聲音和適當的語速,在簡報的一開始,用你的視覺和聲音,建立專業的形象,讓觀眾信服。

我想,我昨天應該就是有完美做到這一點,所以這些位高權重的人,也願意喊我一聲老師吧。不管你實際上如何,演也要演得像,這是昨天在這篇文章[學習] 演講就像表演,有些公式可以套用提到的技巧。

  • 控制場面

控制場面分成軟硬體兩個部分,硬體雖然麻煩但卻好準備,只要確認所有要使用的科技軟硬體是否都能順暢運作,多練習幾次切換的過程,其實不太會有什麼問題。我覺得難的是「控制聽眾」的部分,而其中最可怕的就是「控制聽眾問的問題」。看過很多演講或講座,不管做了多好的收尾,都很有可能在收尾之後的Q&A毀於一旦,情況不外乎是觀眾不會問問題,搞得講者聽不懂所以答非所為,不然就是觀眾問了讓講者難以回答的問題。我常常都覺得,Q&A就好像是把講者放上訊問台供人審問,非常可怕。

要破解這件事情,最好的方式就是「先發制人」,自己一定要先預想聽眾可能會問什麼問題,那些很難回答的問題,與其等著被問,不如直接在演講的過程先講掉吧!這樣應該可以避免掉50%的危險情況。我昨天其實沒被問什麼問題,我想,應該是我已經把大家想問的問題,通通都講完了吧。

那另外50%呢?就是要靠用心傾聽,確認自己理解問題之後再回答。不管被問到什麼,切記不要生氣,要相信聽眾真的只是「好奇」而不是故意要針對你。

陳煥庭老師說「練習的次數,決定熟練的程度」,準備這堂課,其實讓我自己也上了一課,我總共練習了五六次,總共應該講了五六個小時,講到都要燒聲。在準備的過程中,充分理解這些原則要面面俱到有多困難,也再次應證了練習的重要性。

[學習] 演講就像表演,有些公式可以套用 (242/365)

今天就要上場教課,這幾天天都在練習與思考如何做得更好,偏偏這時候我的完美主義、冒牌者症候群…各種症頭又開始發作,開始擔心來參加的人會不會覺得「你哪位,憑什麼來教我」,也擔心自己會不會讓聽眾覺得「超無聊,根本浪費時間」。

感謝親友分享這段TED演說,看完之後讓我釋懷不少。

雖然大部分的TED內容都是言之有物的,但是還是不乏一些,聽完之後不太知道倒底在幹嘛的演講。可是大家是否有一種經驗,雖然你不知道講者到底目的是什麼,也無法歸納出重點,但你就是深深被他的舞台魅力吸引,甚至最後心中亂感動一把的?

這影片裡的講者,歸納出這些有吸引力的TED演講人物會有的行為,用相當幽默的方式呈現。例如,突然停頓、善用手勢、拿下眼鏡擦一擦再戴回去、問觀眾問題、講一些順口遛、用一些厲害的圖片、讓結尾講的話呼應到一開始的第一句話等等…..

說穿了,演講是表演的一種,有些公式可以套用。在台上就是懂的騙不懂的,會的騙不會的,你懂得如何運用肢體語言、聲音來操弄聽眾的注意力和情緒,你的演講就成功了一半(就算內容很空洞)。

年初看完日本火紅的菇菇占卜之後,曾寫下這篇[分享] 加減20%,少點拼命,多點玩心,現在非常適合拿來提醒自己,在這個忍不住想要拼命的時刻,轉個念,放手去玩吧,享受今天的舞台,好好演一場。

[思考] 與其執著於道歉,不如把重點擺在下次如何避免問題 (231/365)

其實很想遺忘這件事情,因為是自己難得一見的職場大失態,雖說失態,論「事」本身我並沒錯,可以理直氣壯,但「認真對同事生氣,而且藏不住怒氣」這件事情,對我來說是很嚴重的失態。

事情是這樣的,週ㄧ晚上十點中國同事寄來一封需求信,內容是中文,信上寫「因為客戶交期是週五,所以請於週二完成」。週二早上十點,這位中國同事又再寄了一封信來催促,問我們到底要派誰支援。

這信一開始寄來的時間是晚上十點,台北的我們都已經下班,當然沒有人回應她。隔天早上大家九點十點才開始上班,所以還沒回應也很正常。最令我不能理解的事,因為「交期是週五」所以「週二要完成」,這個因為所以根本就沒道理。

收到第二封催促信之後,我回了一封信給這位中國同事,跟他說我們需要足夠的時間處理案件,既然客戶最終交期是週五,我們就是週五會完成。針對她的需求有些問題,我也一起列在信件裡面請她釐清。沒想到,原本信上要我們週二完成的她,不要說週二下班,一直到週三中午都沒有給我們任何回應。我只好再寄一封信去follow,結果也是石沈大海。

這讓我有點生氣了,時間設定得趕得要命的也是你,都沒回應的也是你,所以我們到底要不要在工作量滿檔的時刻,再設法抽出時間幫你趕?你這案子到底是週五要完成還是已經過期?沒有一個聯絡、一句說明,到底什麼意思呢?

於是我打了一通電話給這位中國同事,我問「請問這個案子現在是什麼狀態?你到底是哪一天需要完成呢?」她說「我已經盡量幫你們爭取時間了,我一收到客戶的需求就……」。她完全沒有回答我的問題,卻急著告訴我她覺的她的處理很妥當。我只好再問「你信上寫星期二就要完成,但一直到現在我沒交出來你也沒意見,所以請問是週五完成就可以了嗎?」她立刻說「不是的,我週二只想要確認是誰會來負責這個需求而以,不是要你們完成啊」

這就好笑了,我們台北有三個人,每個人對她的信件的解讀都是「週二要完成需求」,這到底是我們理解力不好,還是她表達有問題呢?

我只好跟她說「但我們台北三個人對這封信的理解都是週二要完成需求呢」,她繼續辯解「不是,我指的是確認負責人」。這個鬼打牆的對話進行了三回合之後,我已經沒有辦法好聲好氣地跟她講話了。這個愛辯的人開啟我的辯論開關,也觸發我的生氣機制,我語調變快,講話開始不留情面,我當下想要讓她知道,你已經惹到我了。

不管是對於自己沒寫好的需求信,還是沒有及時回應澄清的部分,這個人就是不道歉,甚至連一點不好意思的心態都沒有。她竟然還跟我說「你不要生氣」,好像我生氣很莫名其妙似的。

我當下只想快點結束這電話,我跟她說「我不想再跟你爭辯了,反正我們週四才會把需求完成,等一下請你依照正確的步驟在系統裡把需求處理好,我希望不要再有錯」

半小時之後,對方送來的需求還是有錯。這個人還稱不上老鳥,但也不是那麼菜,我覺得需要跟她老闆溝通一下,進公司這麼多年來,我第一次去escalate別人。

她老闆是一位大而化之,對員工採取放牧式管理的人,所以,雖然我去escalate,但心裡也對於這位老闆的回應沒有太高的期待,我的目的是要給這個死不認錯的人警告,讓她知道不要以為做錯事沒人會知道

然而,沒想到她老闆的回應,卻讓我上了一堂課。

我說明事情的來龍去脈之後,她老闆問我「所以最大的問題就在於一開始的溝通錯誤吧?」

儘管我補充說明,「他後續都沒有任何溝通也很有問題」但我覺得他說的沒錯,最開始的導火線,其實真的就是需求信裡面的一句話而已。

我告訴她老闆,我們兩個部門合作不是一天兩天的事情,大家也建立的深刻的信賴關係,但我們仍然需要被尊重,也需要清楚和即時的溝通。

她老闆回答我「以事情本身來看,我你們兩個已經討論出解決方案了,感謝你的聯絡,讓我知道這件事情,這有利於我們未來進行改進。我相信這位中國同事應該也從這件事情裡面學到了一課,知道一開始的溝通錯誤,可能為後續的事情處理帶來很多問題」

看到這段回答,我當下覺得真的是高手。

第一,他先把焦點放回「事情本身」,確認事情沒問題了。第二,他謝謝我給他即時的回饋,第三,也是我覺得最厲害的部分,他沒有跟我說他會去責備或是檢討這位中國同事,而是告訴我「我相信這個同事已經學到寶貴的一課」

過了一天,其實覺得自己還是有點氣,不懂自己到底要為了一個沒禮貌的人氣成這樣,也氣自己為什麼沒能壓住情緒,沒能進行更有智慧的對話。我想,我其實是想要一個道歉,但我明知我不可能獲得道歉的不是嗎?

道歉對於很多人來說很難,不管在組織裡面的什麼位階,什麼角色都是。與其執著於對方的道歉,不如像這位主管一樣,把重點擺在「下次不要再發生一樣的問題」的討論上,還比較有建設性。

[學習] VBA學習心路歷程和資源分享 (230/365)

大概一個月多月前對自己許下學習VBA的心願,目的是要將我最討厭的工作內容自動化。這段時間以來,我找了許多資料,每天晚上自己研究或是請老王教我,透過各種不同的方式自學VBA。一個半月過去,我從一個程式絕緣的零基礎笨蛋,到現在已經可以自己寫出一些功能,並且成功自動化一部分的工作內容。

這篇文章跟大家分享我的VBA學習資源,希望能幫助跟我一樣對程式零概念,甚至是有點恐懼的人。

VBA是什麼

這裡不用專業術語,用我自己的話來說。VBA就是內建的程式撰寫工具,能幫助你自動化各種需要重複執行的動作。如果你每個月都需要處理一樣的報表,尤其那種需要彙整資料、篩選資料,做加總或是一直執行複製貼上等等計算的工作,那你真的真的非常值得研究一下VBA。儘管你可能會覺得「每個月做這些事情其實沒花太多時間,只是有點煩而已」,但是,一旦你看到VBA能夠一鍵幫你完成你需要花十分鐘或是需要按十次鍵盤滑鼠才能完成的動作,你就會懂這到底有多迷人。

以我為例,我想要利用VBA進行以下動作的自動化:

  • 整理海量原始資料的格式,包含日期格式、數字格式、對齊、自動取代文字等等
  • 自動計算所需欄位的加總,並在表格下方產製出一個資料統計的表格
  • 一鍵刪除所有不需要的欄位
  • 自動將資料會製成樞紐分析表,並同時自動畫出柱狀圖

零基礎的人建議看架構完整的基礎課程

運用網路資料自學已經是現代人必備的能力,我原本也以為我可以透過google和youtube的資源,將拼揍出VBA的完整面貌。然而,因為我是零基礎,對撰寫程式又有某種程度的恐懼,自己摸索了一兩週之後,發現google和youtube的資源雖多,但都不夠有系統性且比較片段,因此,最後決定尋找網路課程,讓自己先建立完整的基礎概念。

這次我選擇的課程是hahaw好學校的玩轉數據與資料:Excel VBA 入門教學,選擇理由是因為課程評價蠻好的,看到很多表示「適合初學者」的評價。實際上課之後,覺得真的非常淺顯易懂,老師講話很慢(所以我都轉兩倍速),內容提到的功能也非常實用,老師詳細說明如何透過錄製巨集的方式,建立對程式碼的概念,讓你可以迅速製作出你的第一個VBA,之後從工作上經常使用到的報價單製作,到生活上可能會用到的「搶票系統」或是「自動抓取網路上的股價」之類的。儘管我沒有全部看完,但我覺得這個課程建立對於建立我的基本概念以及信心非常有幫助。

釐清自己想要做什麼,寫下步驟流程圖再一一破解

上述的網路課程裡面,也有教我們拆解問題的邏輯,以及如何在網路上找資料。你可能會想,這有需要教嗎?不要懷疑,真的有。第一次寫程式,一開始覺得自己很像無頭蒼蠅,常常寫一句測試一句,但卻沒辦法把所有的功能拼湊在一起。後來我仔細回想自己想做的功能是由哪些動作組成,把平常自己手動的步驟,一一拆解再按照流程寫下來,然後再一個一個功能去網路上找code破解,才開始進行得比較順利。寫下流程把程式區分成小任務之後,每次解決一個問題就能在清單上打一個勾,也比較有成就感。

找幾本易懂的工具書

一面寫的過程中,我發現我需要的功能其實並不基礎,甚至有點進階,需要更多深入的說明,或是針對一些主題(畫圖、樞紐)之類的,想要有更完整的內容來參考,因此我到圖書館找相關書籍。這是我第一次閱讀這種「程式書」,以前看老王在那邊讀Java 之類的,每本都厚到像磚頭,翻開內容那些程式碼都像外星文字,沒想到自己現在也能讀這種書。

面對一大堆的書籍真的不知道怎麼選,原本一心想說要找最新的書,但老王建議我「讀幾段,看你看得懂誰寫的」,雖然是很理所當然的建議,但對於當下被程式碼嚇傻的我來說真的蠻有用的。程式的基本邏輯都差不多,因此與其找新的,不如找「好懂的」書。我後來選擇下面這兩本(圖書館都找得到,而且應該不難借),儘管都是很舊的書,但作者的寫法很像「直接在跟你說話」,好比書裡會說「你可能會覺得這個功能太難了,那也沒關係,讓我們先把這件事情當成一個原則記起來,之後有個印象就好」,雖然有點像自言自語,但我很喜歡那種對話的感覺,畢竟自學嘛,總是會有點孤獨無助。

借回這些書之後,我先從目錄尋找自己需要的功能去讀,然而,寫到一半發現一些基礎觀念好像不夠清楚導致不斷卡關,所以後來還是從頭快速翻閱一次,第一次看不懂的內容,看第二次、第三次真的就慢慢懂了,所以大家在學習的時候真的不要一次看不懂就覺得灰心,很多東西就是這樣,天天接觸就會產生熟悉感,產生熟悉感就比較不會害怕,也更容易接受

善用google大神和網路論壇

想要做什麼功能,直接把功能的關鍵字加上VBA一起放上google搜尋,就會跑出非常多的解決方案,如果發現沒有你要的,就換句話說再查一次,中文行不通就用英文。找出來的程式碼如果不懂,可以再把那個程式碼拿去google。google搜尋結果一定會有很多網路論壇的內容,點進去會看到很多人在裡面發問,以及很多高手在裡面回答問題,我比較喜歡的是https://stackoverflow.com/ 這個網站,所以多半會去看來自這個網站的搜尋結果,回答討論串裡面如果有打綠色勾勾的,就是可以參考的最佳解喔!

我有一位自學程式的高手朋友,他說他自學的時候也受到這個網站很多幫助,不管再笨的問題,上面都會有人好心幫助你。他自己學成之後也會到上面回答問題,幫助有需要的人。

VBA的學習我也還在半路上,希望以上分享能讓有興趣的人,少一點恐懼茫然,也省掉一些摸索的時間。

[學習] 在挫敗感中,試著同理並學會對他人包容 (223/365)

最近在自學VBA,我自己絞盡腦汁寫了一個多小時,最後卡關不得不像老王求援,身為專業軟體工程師,他三兩下就能看出問題,就算我好不容易兜出一個跑得動的程式,他就是能再幫我把程式修改得更乾淨更有效能。

也許是因為跟最親密的人學,所以我大膽地耍起賴皮,總是勇敢地大聲地說出「老師這太難了」、「我真的不懂」之類的,而我駑鈍的資質也讓一向相當有耐心的老王忍不住說出「這哪有多難」、「你到底在寫什麼」之類的這種話。

說真的,這帶給我極大的挫敗感,那種怎麼努力都學不會、趕不上的感覺,需要花很大的力氣去克服,才能繼續下去。突然可以理解學生時期為什麼為什麼有些人會放棄學習,或是出社會之後為什麼大家普遍不喜歡學習,因為學習真的需要堅強的心和意志力。

大學時期當家教,到後來在公司教同事,我總覺得,凡事沒有所謂學不會,只有努不努力的問題。但是,現在自己自學VBA,我才知道,不見得努力就能學好。

請別誤會,這段話並不是在說,既然努力也學不好那就乾脆不要學了,而是提醒自己要給自己多一點耐心,有些事情只有努力不夠,還得要努力「久一點」,才能慢慢學會。這也提醒我自己要對別人多一點包容,那些我自己學一次就會的東西,對別人來說也許是需要學十次才能會的。

如果你現在在帶人,不懂下屬為什麼怎麼教都教不會,那麼,試著去找一件非常難的事情學學看吧。如果你筋骨超硬,去學學瑜珈吧。如果你像我一樣看到程式就莫名恐懼,那去挑戰看看寫程式吧。

學習真的很重要,這不只是因為吸收新知、獲得新的技能能夠讓人生充實,並獲得喜悅的感受。學習很難的事物,能夠讓人體驗「不會」的感覺,在挫敗感中,試著同理並學會對他人包容。在卡關到好不容易學會的過程裡,去想想看自己是「怎麼被教會的」,也有助於自己在教別人的時候,多思考不同的說法或教學方式。

[思考] 我為什麼開始學習VBA?再給自己一次挑戰的機會(218/365)

為了把工作裡面最討厭的部分(處理excel raw data)的工作自動化,我這一兩週開始練習寫VBA。一面寫、一面卡關,一面在想我到底為什麼可以忍受這樣討厭的工作五年多,為什麼我沒有早一點開始嘗試用VBA來解決這件事情呢?而我現在又是為什麼突然鼓起勇氣,願意踏出嘗試的第一步呢?

VBA是一種運用在Excel裡面的程式語言,同時包含了Excel以及程式這兩種我最懼怕、討厭、倒胃口的元素。

VBA是程式語言的一種,我對於程式語言的恐懼和排斥,來自於高中電腦課學習C++的挫敗感。高二有一個學期的電腦課要學寫C++,期末作業要用它寫出一個吃角子老虎的遊戲。完全忘了當初學習的過程,總覺得我還在爬,同學們都已經在跑在飛,期末的作業完全是靠同學完成的。我想,也許是因為那本很厚、排版又很醜的C++課本讓我在看到書的那一瞬間就先倒胃口,翻開之後也因為資訊呈現的方式太醜而完全無法吸收,總之,整個學期過去,我什麼都沒學到,只獲得了「我一輩子都不可能學會寫程式」的結論。

對Excel的討厭和恐懼應該是來字第一份工作,由於牽涉到合約和報價業務,所以天天都需要與Excel為伍,公司的報價單就是透過Excel公式和VBA撰寫的,畫面長得很醜不說,每一個格子點開之後的公式都又臭又長,改動一個格子就會牽一髮動全身,某一個地方沒輸入,就會讓整個報價單跑不動或是結果錯誤。那陣子常常跟那個Excel報價單奮鬥到半夜,但終究沒能真的學會,萬般痛苦的情況下看到隔壁以組裡「文字資訊」為主的部門有缺,就提出內部轉調的申請了

上述兩件事情,我其實都投入相當的時間和努力去學習,但因為依舊沒有好的結局,所以在心裡留下很深的陰影

來到現在這個以處理文字資訊為主的部門之後,雖然已經不用進行複雜的運算,但「整理數據」再用「文字或圖表呈現資訊」仍舊是工作的一部分。呈現資訊的部分我還算擅長也蠻喜歡,但我依舊不喜歡整理數據的部分。雖然需要使用的功能都很簡單,就算不用公式,只要願意花時間都能完成,但人工處理總是怕出錯,所以需要不斷檢查比對,做了五年之後,我真的越來越不能忍受這個沒效率的過程,希望能將這個整理數據的工作佔據我工作時間的比例降到越低越好。

過去幾年來,我慢慢一個一個突破,利用google關鍵字搜尋我想處理的問題,漸漸地也知道了越來越多Excel功能和公式的運用,因次對Excel的恐懼感逐漸降低。同時,我對整理資料這項工作的厭惡感的強度又不斷提升,這兩個力量相互作用,推動我開始嘗試VBA。雖然進步的速度很慢,能夠寫出來的程式內容也都還很陽春,但至少現在我能夠用正向的心態面對,把它當成一個挑戰,享受學習和解決問題的過程。

你也有覺得自己一定學不會或是辦不到的事情嗎?給自己一個機會再挑戰看看吧。有時候,不是不做,只是時候未到。這個「時候」可能是你遇到的困難程度還不夠高,因為人要改變真的需要夠痛苦。這個「時候」也可能是你的累積還不夠,像我歷經五年多與Excel的接觸,才好不容易把恐懼感慢慢消除,但如果我沒有去嘗試寫VBA,我也不會知道原來可以學習的「時候」已經來了。

[工作術] 運用錄製巨集,新手也能嘗試寫出簡單的Excel自動化程式(213/365)

這篇文章是要讓大家知道,身為一個文組腦,邏輯又很差的人,也是可以靠自己的力量,透過「錄製巨集」的功能,開始嘗試撰寫簡單的excel自動化程式。

前情提要

記得剛開始工作的時候,菜鳥新人第一件要學的事情,就是把資料庫的raw data整理好,放到可以呈現給客戶看的樣板裡面,清理raw data的時候,有一個步驟是要把所有的空白格取代成一個space鍵,這樣左邊欄位的文字才不會無限延伸往右邊的格子跑去。

前輩教我的方法(大家執行了好幾年的作法)是,在每一個欄位篩選blank的格子,然後一個一個按空白鍵,如果資料數量很少就算了,偏偏這些raw data有超過20幾個欄位,上千萬筆資料,新人小菜鳥一開始每天幾乎有一半的上班時間,都在做這件事情。上班不到一週,我就已經受不了,因為這種手動作業不僅費時、空虛,還容易出錯,非常懷疑公司真的付薪水讓我們來做這樣的事情?

因此我上網搜尋「how to search blank cell in excel」,以及「how to replace multiple cell with one value at once 」,發現這一切其實可以用兩個簡單的步驟就達成,我把步驟寫成簡單的說明書之後,整個團隊都驚訝不已,原來大家每天花了一大堆時間在做的事情,可以這麼容易被解決。

在Excel和Word尋找特殊字元的功能在這篇文章[工作術] 能用鍵盤就不用滑鼠,常用快捷鍵分享 (131/365)分享過。

幫助新手寫巨集的好幫手「錄製巨集」

然而,面對這些整理raw data的工作,我還是希望能找出更有效率、更節省時間的作法,因此最近。開始研究Excel的巨集Macro以及VBA如何撰寫。我今天成功嘗試出一個VBA能將上述「尋找空白格並且全部取代」的動作一次完成。

步驟如下

點選「開發人員」之後,就會看到「錄製巨集」的功能,在開始動作之前點一下,然後進行動作,做完之後再點一下停止錄製,電腦就會把你剛剛的動作用程式碼的方式記錄下來。結束後點選巨集Macro,就可以看到剛剛錄製的內容,然後再針對程式碼進行編修。

記得一個原則,一次只錄製一個動作。例如,我這次要進行的動作可以分成兩個步驟

  1. 選取所有「有資料」的工作表範圍 → 運用google搜尋,找到下列程式碼 ActiveSheet.UsedRange.Select
  2. 搜尋特殊字元(空白格)並全部取代成空白鍵(space)→ 運用錄製巨集的功能,紀錄動作。點選錄製之後,要先幫巨集命名,然後開始動作,結束後停止錄製。完成後再點選巨集Macro功能,並點選編輯(edit),會出現程式碼的畫面,如果想要設定快捷鍵,也可以在這裡設定

以上兩步驟完成了程式碼的蒐集,接著只要在巨集紀錄的程式碼最一開始,貼上第一個動作的程式碼即可。完成的程式碼如下

寫到這裡發現自己真的不太擅長寫程式操作的說明文,寫程式對我來說已經困難,何況還要說明如何使用它。但希望透過這樣的分享,能讓像我一樣對於程式感到陌生或懼怕的人,了解其實程式沒那麼難也沒那麼可怕。只要有願意學習的心,以及我們的google大神,慢慢嘗試也能完成一些簡單的程式的。

[工作術] 不用再按滑鼠按到手抽筋,Excel實用快捷鍵 (212/365)

除了書到用時方恨少之外,我最近最常感覺到的是「Excel」到用時方恨少。我的工作因為牽涉文字的面相較多,所以比較常使用的是Word,就算偶爾使用Excel,需要的就是那幾個功能,或是處理有固定樣本的報表,再加上Excel有好用的樞紐分析工具,所以大部分的工作需求都可以用基本操作解決。

出社會之後,時不時會被問到「你Excel強嗎?」然而,到底何謂強?去年開始多了很多跟Excel打交道的機會,每次需要使用的時候都會深深感覺到自己的不足。然而,每次遇到狀況,當下都會覺得是突發狀況,因此不只是我,大部分的人都會選擇用自己習慣的方式(比較沒效率的方式)把工作處理完,因為當下的目標就是「完成任務」。但工作幾年後,我發現這些突發狀況經年累月累計起來,其實數量也不算少,一樣的事情,用過去的方法可以達成,但有沒有更快的方法?有沒有更有效率的方法?

因此我最近開始研究Excel 的Macro和VBA,也嘗試在平日的工作裡嘗試運用更多公式和快捷鍵來取代過去的簡單做法。不得不說,研究和練習這些新方法需要花上許多時間,你也許會問,真的值得花時間去研究這些嗎?研究的時候說不定事情都做完了,但是長遠來看,甚至放大到整個team去看,如果能研究出這些方法跟團隊共享,勢必能節省更多時間,並提升效率。因此,雖然我的Excel還是三角貓程度,但基於上述概念,我還是為團隊提供了一些更有效率的作法,並且寫成說明文件。

昨天老闆突然要我提供亞洲的案件量統計,儘管我一直認為這種資料老闆應該自己要有才對?但因為她從來沒有跟我們提過或是分享過,所以我我平時還是有自己在追蹤工作量。這時候認真覺得,機會是留給準備好的人!還好我好在有平時的準備,因此,我昨天的工作就是要把這些搜集的數據整理成有說服力,能幫我要到更多人力的有效資訊和圖表。

累積了三年的資料量真的不是蓋的,每一年都有上千筆案件,就算我已經使用一些公式來增快速度,也已經能熟練地使用基礎的快捷鍵,還是覺得滑鼠按到手快抽筋。上網查一查發現Microsoft學習中心提供了這個檔案50 time-saving Excel shortcuts,立刻存下來決定好好運用。這50個快捷鍵,你會了幾個呢?

請點選50 time-saving Excel shortcuts下載

學習使用快捷鍵或是公式一定會歷經一些撞牆期,是必須要經過一些時間,透過重複的練習和實際運用,才能讓這些快捷鍵成為身體記憶的一部分,變成自然反應(就像我們現在可以不看鍵盤盲打一樣)。因此,練習時請記得保有以下的心態

  • 就算不常用,腦中知道有這個功能也會有幫助(至少下次你會知道怎麼搜尋)
  • 不要因為失敗一兩次就放棄,任何事情都是熟能生巧
  • 用長遠的眼光看現在投入的時間,想想看可能產生的後續效益
  • 當成是在平凡無聊的工作給自己的小挑戰,享受學習的過程

[閱讀筆記] 用心智圖捕捉並整理思緒(211/365)

我想大家都有類似經驗,遇到問題的時候在腦中想來想去,一下子想到「感覺」,一下子想到「解決方案」,一下子又想到其他事情,這些在腦中不斷迸出的思考,可以透過心智圖將它們捕捉下來,再透過視覺化的方式加以歸類,幫助我們整理腦中的想法和心裡的感覺,或是想出更好的解決方案。

心智圖應該是「思考與心理之間的雙面鏡」,可以將思考可視化。

一直很想學習心智圖這個工具,因為這是身邊或是網路上看到許多強者都再運用的工具,無論是紀錄重點、歸納想法、或是策劃解決方案都能用。然而,只要想到這是一個「工具」,心裡就一直覺得沒有「好好學習」不行,因此一直沒有動手嘗試,前陣子聽到下一本讀什麼podcast介紹《極速解決工作難題的心智圖大全》這本書,立刻買來看看。讀完後,發現學習心智圖的方式沒有別的,就是得要動手畫。

書中第一章說明了心智圖的由來、用法以及好處,之後就是各種實作範例的說明。我剛拿到書看目錄,對於心智圖可以解決這麼多面向的問題感到不可思議,這些問題還涵蓋:

  • 探索人生方向
  • 打造競爭優勢
  • 激發創意靈感
  • 維護人際關係
  • 掌握管理要領
  • 減輕心理壓力
  • 下班回家之後的時間規劃

我上週跟主管因為一件事情鬧得不愉快,已經生氣好幾天,覺得再這樣下去不是辦法,今天正好拿心智圖來練習疏理整件事情並整理心情。下圖是我今日的練習,不曉得這樣算不算是好的心智圖,但反正練習嘛,畫越多才能畫得越好,熟能生巧。

畫完之後,我發現主管和我產生衝突的主因,其實可能就只是因為「她當天剛好心情不好」(無心之過),我因為覺得她不該用自己的情緒影響我而生氣。仔細想想,為了這麼無聊的理由生氣真的非常不值得,何況主管也是人,人總是會有情緒,我自己也沒辦法保證能時時刻刻都不因為自己的情緒而影響下屬。看清這一切之後,突然覺得真的不能再氣,也沒必要再往心裡去了。在列出主管優點的同時,我也再次意識到,跟別人相比,我真的有一個很好的老闆了,她只是偶爾也會心情不好而已。

我發現心智圖其實很像另一種的自由書寫,透過畫圖的方式,抒發了情緒和心中的不滿,在把內心想法輸出到紙上的過程中,和自由書寫一樣也達到某種療癒心靈的效果。畫完之後,我覺得心情好多了。這也讓我聯想到《搞定》書理講到的「捕捉」,腦中的想法或是想做的事情,如果沒有捕捉起來,就會讓人一直覺得還有未盡事宜而感到焦慮,透過心智圖我們能將這些想法捕捉起來,降低自己的焦慮感受,也比較能聚焦當下應該處理的是哪一個部分(例如我該著重的是左邊的「轉念思考」,而不要再執著於右邊的「感覺」和「猜測」。

說說這本書

  • 誰適合看?
    想要學習心智圖工具的人。
  • 需要分析閱讀嗎?
    不需要,第一章好好地看一下之後,可以依據自己有興趣或需求的主題,查看作者的範例。
  • 值得留在書架上嗎?
    在能夠駕輕就熟畫好心智圖之前,我會先留在書架上當參考工具書。