[花藝] 花藝課一年後,修行與成長(327/365)

去年報名花藝課的時候,想著要跟著花藝課經歷一輪春、夏、秋、冬,沒想到一轉眼就這樣過了一年。我學花藝完全沒有設定什麼目標,沒有要考證照、要開業….,只是單純地希望能夠過上有花的生活。由於還是一個需要投入金錢和時間的活動,再加上與自己約定的一年已經到了,所以這陣子其實有點猶豫是不是要再續報上課。

回顧一開始上課時寫的文章,那時候的我認為,花藝的學習其實是一種心靈的修行。記得那時候在教室裡總是因為跟不上老師和同學的速度而感到心慌,因為無法取捨花材而猶豫不決,因為沒有一個標準答案可以參考,而常常處於無所適從的狀態。

[新體驗] 花藝課的修行
[新體驗] 學習新事物怎麼可能完全沒挫折?我只是練習不夠而已

一年過去,儘管依舊會猶豫,但我已經越來越懂得捨去,下剪刀的時候更加篤定。因為我知道,花藝沒有對錯,下錯刀、失敗了,就用別的方式去彌補就好。做花的時候總有意外,你也永遠不知道當天拿到的花材的狀態如何,就算是一樣的花材,分配到材料的開花程度、花苞多寡、分枝的長相都不一樣,就算自己不失手,每次做花時還是都要面對各種未知,並隨機應變。

還記得第二堂課我因為自覺失敗,連看都不想看自已的作品一眼。那時候老師跟我說,「你要拿遠一點看」,真的很神奇,有時候調整距離或是角度,原本覺得很糟糕的作品就瞬間美了起來。有時候不是作品不好,而是自己不懂得欣賞,對自己、對作品都太嚴格。若真要說,學習正向評價自己也是花藝課的修行之一吧。

在工作崩潰的上週,因為疫情而停課多時的花藝課重新開始上課,拋下一整天的煩躁面對花材時,我意識到目前我的生活不能沒有花藝課。因為這是一個我依舊不上手的學習,需要完全專注、投入,儘管上課有時也會苦惱,但這樣的時光對於放鬆很有幫助。對在家工作的我來說,花藝課也是少數能與人群接觸的時光,一面插花一邊跟老師、同學瞎聊,補足我一週的會話和社交需求,過程也是蠻舒壓的。完成後的作品跟著我回家後,我還是可以在每天理花換水的短暫時間裡面,重溫那樣的專注與放鬆感,在家裡看到花也有助我維持好心情。

繼續修行。

[學習] 學著跟壓力當朋友 (324/365)

這幾天工作莫名爆量,每天打開電腦看到接不完的案子,和充滿螢幕的紅色警示,就覺得壓力排山倒海而來。整天心跳都很快、呼吸也很急促,常常寫完一封信都會覺得有點喘不過氣。儘管我儘量不加班(身心狀態也無法支持加班),但火力全開工作一整天之後,下班都呈現腦袋燒壞的狀態,而且是那種無法停機的空轉,躺上床也無法立刻入眠,甚至做夢還夢到在接案子,整個人非常非常地累,好像怎麼睡都不夠。沒想到這麼剛好能在這種時候接觸到這個TED演講,讓我有機會轉個念,今天就試著用不同的心態面對我失控的心跳和呼吸。

壓力是對健康有害的,這句話我想大部分的人都不會有什麼異議。現代人工作壓力大,因此衍伸出很多壓力病,甚至導致死亡。這個TED演講的講者Kelly McGonigal是健康心理學家,她過去也一直在告訴大家壓力對人是有害的,應該設法避免。然而,有一個研究扭轉了她對壓力的想法。

這個研究結果顯示,壓力確實會提升人的死亡率,然而,這只在「相信壓力對人有害」的這群人身上有顯著的關聯性。相反地,這種壓力和死亡的關聯性,並未出現在另一群「不相信壓力對人有害」的人身上。如果你能理解壓力的機制,並與之共存,那將有助於減輕壓力對你的健康、存亡造成的威脅。

這個TED演講裡有兩個主要論點

1 身體的自然反應是為了幫助你面對壓力

人在面對壓力時會心跳加速、呼吸急促,這種感覺當然不舒服,但其實這是身體透過心跳和呼吸,輸送大量的能量到心臟,以讓你全身的細胞做好各種應變準備。面對壓力反應時認為壓力只有害處的人,血管壁會收縮造成血流比較難通過,反之,接納壓力並相信它也有好處的人,血管壁會比較放鬆,甚至來到和興奮、開心時差不多的狀態,加速血流通過。因此,何不轉念思考,把壓力反應想成「哇!我的身體正在幫我調整成能面對挑戰的樣子」呢?

2 壓力賀爾蒙把你帶向人群

催產素(Oxytocin)這種賀爾蒙,會讓人想要去接觸別人,簡單來說就是變得比較「社交」。面對壓力時,人體會自動分泌催產素,讓你比較想要接觸他人,藉此獲取支持或幫助。此外,催產素也有幫助細胞重新修復的作用。人體竟然有這種自然機制,幫助你不要獨自一個人面對壓力,實在非常有趣。

主持人在最後問了一個很有趣的問題,「有些工作就是壓力比較大,而人在選擇工作的時候似乎就決定了他得要承受的壓力程度,你會建議大家怎麼選擇工作或生活型態呢?」Kelly McGonigal的回答是,選擇能讓你「感覺到意義」的工作,因為追尋意義這個行為對人的健康是有益的。當你做出選擇之後,在工作裡面對壓力時,就可以運用上述的說法,相信壓力的助益並試著控制它。

[學習] 小朋友英文該長大了,3D英文筆記術課程推薦(下) (313/365)

接續昨天的文章,這篇會仔細說明我覺得3D 英文筆記術這門課值得上的原因。

首先,先讓我簡單說明我的英文程度。我是多益金色證書,在外商工作6年,平時溝通以英文書信為主,跟團隊或老闆開會要用英文。不過,我沒有在使用英文的國家生活過,也沒有認真準備過托福、GRE之類的語言考試。(有裸考過一次托福…但就是裸考)我算是敢講的,溝通基本上也都會通,但講出來的英文用字遣詞真的還是在高中生程度(因為在那之後就沒有好好學習過了)

課程的一開始,老師提到單字有兩種Receptive (聽得懂看得懂) / productive (能用的),我們可能看得懂英文,但很多東西都用不出來,要進步的話,要設法把前者轉換成後者才行。如果你跟我一樣,看得懂但用不出來,聽得懂但講不出來,那這堂課也許也能對你帶來幫助。

為什麼這門課值得推薦?

1 實用工具、學習素材都一次打包給你

要能夠做3D筆記,自已查找資料的能力相當重要。因此,課程的第一章節一口器把所有的資料通通整理、介紹給你。課程內詳細說明了各種線上字典的優缺點分析、推薦,介紹怎麼使用語料庫字典查關聯詞、同義詞,甚至連發音字典都介紹給你(這部分我覺得很有趣,過去沒接觸過,竟然可以打個字詞就跑出很多影片,或是有各種不同口音的發音可以聽)。

當然,做筆記必須要有「語料」素材,所以課程裡也整理了適合用來學英文的新聞、書籍、影集和podcast等。這些資訊我知道網路上也找得到,但不見得有整理得這麼有系統的資料,所以我還是覺得在課程中能夠一網打盡很划算。

在建立筆記的過程中,一面查找資料一面整理,我們才能對每一個字詞的用法有更深刻的印象。雖然可想而知很花時間,累積的速度可能也很慢,但這是一個「重質不重量」的學習方式,我相信累積久了應該能看見成效。

2 八大公式分類,讓筆記井然有序好使用

這堂課叫做3D英文筆記術,所謂3D指的是:1D – 點 – 字, 2D – 線 – 語塊, 3D – 面- 句子,這3D可以分類成八大公式,單字、片語、詞義組合、文法組合、句子結構 、慣用句頭、慣用句中、情境式語塊。其實上面這些我們國高中學英文的時後都有接觸過,但那時候通常是遇到一個背一個。就算我們知道單字可以拆解成字首、字尾,然後再延伸去背單字的家族之類的,但面對片語或是慣用句,就比較不知道怎麼延伸學習的內容了。

句子結構和文法組合,也是學習的時候很痛苦的地方,因為許多文法和結構真的沒有為什麼,你只能死記起來,但學了這個筆記術,我至少知道可以去找找類似的句構或文法(都要死記了,一次多記幾個比較划算)

國高中在寫英文筆記的時候,因為有課本、有範圍,所以不管三七二十一,把所有內容用一樣的格式在筆記本裡面寫得漂漂亮亮就好,但因為沒有分類,很多詞其實離開文本之後也很難記得意思。上完課之後,我至少知道那些零散的英文會話課筆記要怎麼歸類整理了,筆記也不會是筆記,他們將有可能轉換成我說出來的話了。

雖然課程裡面老師推薦用來做筆記的工具是Notion,但其實重要的是八大公式的概念,你是用紙本還是數位工具來紀錄,是用哪一種工具來紀錄,其實都不受限。實際看到老師給的Notion樣板,其實發現那就只是非常單純的Notion database而已,沒有什麼太困難的功能,所以不要以為是使用Notion,就覺得這件事情很困難喔。我聽完課之後,三兩下就把Notion筆記本設定好了。

3 課程裡的例子就夠我學的了,當作買講義都值得

第一個單元基本介紹一下上述概念之後,第二單元就開始一一介紹八大公式的長相、特色,老師也會舉很多例子來說明(大概都有10幾個),另外還有給一份補充講義,提供更多例子給我們參考。第三個單元是用不同的語料(書本、podcast、電視、新聞)示範前述的工具和公式要怎麼實際運用,也簡單展示做出來的notion資料庫畫面。第四個單元則是運用,在不同的情境下(生活、商業、email、電話會議、small talk)示範怎麼把中文的內容用英文說出來,大概就是老師給一段中文,再逐一拆解並找出能夠對應使用的英文語塊,然後拼湊成句子。我覺得光是上課的例子和講義就已經夠我學了(因為有一半可能都是會看不會用的) ,這課費就算當作是買講義都值得。之後打算重聽一次,把課程裡的例子都建立到Notion的資料庫裡面。

儘管課程總長度不長(約四個半小時),但因為內容也是蠻硬的,所以分了兩天才把課程看完。神奇的是,第一天上完前兩個單元之後,晚上看美劇的時候,覺得自己的耳朵都打開了!那些平常根本不會流入耳朵裡面的片語、慣用句,突然間都接收得到了。

資料庫也建立好了,接下來就是要殷勤地慢慢充實它的內容,希望一天一筆紀錄都好,用筆記讓我的英文慢慢長大吧!

聲明一下…我沒有業配,是真的上完課覺得值得推薦,有興趣購課的話,可以用我的推薦碼喔。

[學習] 小朋友英文該長大了,3D英文筆記術課程推薦(上) (312/365)

為什麼想上這堂課

去年在Amazing Talker上了幾個月的口說課,我是有進步,但那進步主要是變得更「敢講」,大概就是從要用英文開會之前會有點緊張,進步到可以不假思索拿起電話就開講(甚至偶爾吵個架?)的程度。

因為前陣子要用英文給內訓課,逼著我再次面對英文表達能力不夠好的問題。這一兩年有比較多機會跟國外同事開會,用英語溝通討論的頻率也變高許多,儘管目前的英文能力並不會造成溝通上的障礙,我也知道溝通的重點就是「有通就好」,不用很難的詞彙或優美的詞藻也沒關係,但我還是希望用字遣詞可以有所進步,才不會開口講話聽起來都很像國高中生。

我深深明白要增進語言能力,增加能使用的單字和句型是非常重要的。然而,離開校園之後,沒有課本、沒有考試,口說課、電視、電影或是會議上聽到的單字,不僅沒有範圍,而且總是散落四處。也許我學生時代也不是太會做筆記吧,好像就是很會死背而已?所以現在就算要有時候會很認真地寫下聽到的單字片語,但因為缺乏系統性的整理方式,所以往往東記一筆西一筆,更別說要複習。

之前在搜尋英文課的時候,就有看到這個3D英文筆記術的課程,但當時總覺得自己的問題在口說,所以對什麼筆記術根本沒興趣。直到最近意識到,加強口說不只是得要多講,還是得要有input,才有可能output啊!如果一直做小朋友筆記,講出口的也就會一直是小朋友英文吧。因此我又重新想要尋找記筆記的方法,才看了這門課的介紹影片。不知道是hahow很會做行銷,還是hahow上的老師口條都很好,我必須說我看完介紹影片就非常想要下單了,因為現在的我真的很需要一套建立自已的「語料庫」的方式。

不過,兩千多塊畢竟還是一筆錢,所以我先上網找了一下資料,發現Alex老師官方FB上其實有這個課程的介紹直播影片,如果看完hahow的說明頁面還是一知半解的話,可以看看這個直播(不過蠻長的,大概一個小時喔)

其實3D筆記術的精華在上述的直播裡面Alex老師都有帶到了,所以如果你領悟力超高,其實可以看完直播就自己執行。由於我對於老師用Notion來做這個3D筆記感到很好奇,而這是直播裡看不到的部分,所以我最後還是決定購買了,而且拿到折扣碼打八折好開心。(8/23 – 8/31 期間,可以FB私訊Alex老師領取hahow課程的折扣碼)

這兩天一口氣把課程看完,先說結論,我真的推薦這堂課。雖然那一個小時的直播已經帶到大部分的概念,也大概走過一次課程的結構,但是實際的課程內容真的比直播豐富很多,各種工具的說明,以及筆記分類的方式等等,也都講得比較細,我看完課程之後也順手把Notion的3D英文筆記資料庫建立好了。

以下列出三個我覺得值得推薦的點,明天再寫一篇來仔細說明囉

1 實用工具、學習素材都一次打包給你

2 八大公式分類,讓筆記井然有序好使用

3 課程裡的例子就夠我學的了,當作買講義都值得

聲明一下…我沒有業配,是真的上完課覺得值得推薦,有興趣購課的話,可以用我的推薦碼喔。

[學習] Notion線上課程推薦(下) (311/365)

昨天的文章[學習] Notion線上課程推薦(上) 裡,我歸納了五個值得推薦這門課的原因,今天這篇文章就讓我來一一說明。

1 做中學,讓你習慣Notion基本使用方式

第一個章節是Notion工具介紹,清楚地說明notion的區塊、database怎麼使用,還提供了實用地快捷鍵清單等等。這一章的教材是一個叫做探險地圖的模板,複製模板之後就可以跟著線上的老師一步一步跟著做。強烈建議一定要跟著做,雖然有些動作很簡單,但是確實可以藉此增加熟練度,也能發現一些自以為會了但其實做不出來的問題。

整合所有資訊,架構清晰地說給你聽

在購買課程之前,我也在網路上看了很多Notion的教學文章,但常常都覺得內容東一塊西一塊,比較破碎也很難建立完整的觀念。我們當然也可以選擇自己慢慢摸索,有天可能會無師自通,但不得不說,很多時候有一個老師或前輩,能清楚地從頭到尾先講一次給你聽,真的能減少我們花在繞路和撞牆的時間,讓學習變得更有效率。想知道內容到底多有架構,可以參考這個網站下方的表格「Notion全方位實戰課程目錄」,就可以看到課程架構以及連結的理論等等。

2 提供不同使用情境的樣板說明

這個課程有6個章節,第1章說明Notion的設計原理並讓學員熟悉使用方式之後,2-5章則在講述各種不同的情境下,例如知識管理、時間管理、多人專案管理、個人作品集應該要如何使用Notion進行管理。課程也提供相關的樣板,可以複製之後再自己進行客製化。因此,除了第1章之外,只要選擇自己目前用得到的章節去看就好,像我就只看知識管理和時間管理的章節。畢竟每個章節所需的時間都不短(課程總長度11 小時 30 分鐘),內容也都是滿滿的乾貨吃到飽,所以針對自己的需求去看比較能對症下藥。

3 說明方法論,懂理論才知道怎麼用

這堂課不單單是給你模板,或是告訴你模板怎麼用,兩位講師從「觀念」出發,例如,講到知識管理他們會先告訴你記憶遺忘曲線和費曼學習法的概念,然後說明CODE和PARA架構,講到時間管理時則相當仔細地說明GTD的原理和流程,每一個章節,都會先告訴你理論架構,再告訴你如何用Notion實踐這些方法。因此,除了學Notion之外,我覺得我也學習並再次複習了許多經典的理論,光聽這些理論其實就非常值回票價了。

4 不逼你,你沒有非得要用Notion

儘管這是一堂以Notion為主題的課,講師卻在課程中告訴你「不是所有事情都適合用Notion管理」,我們應該運用工具提升效率,而不是為了使用某種工具而使用工具,我們要「運用工具」,但不要反被工具制約。每種工具都會有它的優點,也會有它的侷限,因此,不要覺得有一種工具可以一招打遍天下無敵手。課程中老師也會分享他們在Notion之外使用了哪些其他的工具,有些真的是簡單樸實到不可思議。能將Notion運用自如的講師,竟然還是會使用Mac內建的筆記軟體或是代辦清單呢。

5 除了乾貨還有紅包,實用的進階應用章節

第6章是Bonus內容,提供一些更進階的運用方式,例如跟其他系統怎麼整合(如GA),進階的公式設定、區塊同步,如何擷取網頁內容(並且摘要、畫線),以及如何透過API連動等等。我覺得相當實用的是將Notion與google canlendar整合的API功能,這也是我第一次接觸API的設定,課程裡教了三種不同的設定方式和網站,有了這次經驗的打底,我以後也能做更多不同的API嘗試了。

最後我必須提醒大家,上完這堂課之後,還是需要練習才有可能把Notion馴化成「自己的」工具。透過這堂課,我重新甚視了自己現在使用的數位工具以及筆記架構,並運用課程提供的Notion樣板,重新打造我的子彈筆記和GTD系統,儘管沒辦法一步到位,但我也沒忘了活用project和task的分層架構,把一些對現在的我來說還比較難的功能放到未來再執行的清單去。我以親身經驗建議各位想要用Evernote或是Notion建立系統的大家,真的不要要求求一次到位,除非你本來就是數位邏輯腦,不然很可能會跟我一樣花一堆時間又非常挫折(沒錯,不管是Evernote或是Notion,一開始真的都很花時間又很挫折)。當你覺得已經花了太多時間的時候,不妨先求有,再求好,先把對自己來說最關鍵的功能做出來,其他都列入待辦事項再慢慢補上喔。

再次澄清…我沒有業配,完全是真心推薦,如果有興趣可以點我的購課連結,幫我補貼一點學費,我以後有上到其他好課,也會繼續跟大家分享的。

[學習] Notion線上課程推薦(上) (310/365)

我寫子彈筆記至今快兩年了,寫筆記的工具也歷經了幾次調整。原本都是使用紙本筆記本,直到去年九月開始轉用Evernote,今年五月,才又換到Notion上面。

紙本的手寫觸感太迷人

紙本的好處當然就是可以買美美的筆記本,而且手寫的觸感實在無可取代。然而,紙本筆記本的缺點就是不方便隨身攜帶,也不是所有地方都適合拿出筆來寫字,寫字又慢又醜的我,每次要重新謄寫內容就會覺得很煩。對了,因為很多事情得跟行事曆同步,所以還是常常要手機和筆記本同時出動,雖然浪漫,但真的不太現代。因此,我決定跨出數位子彈筆記的第一步,參考電腦玩物站長的網站和書籍之後,開始在Evernote上建立我的第一版電子子彈筆記。

紙本人也可以無痛轉換的Evernote

Evernote的使用比Notion直覺一些,建置文章的時候不用想太多,也不用去想要分到哪一個資料庫或是要連結到哪裡去,只要加上tag就可以了。但累積的資料一多,就得要自己建置目錄,或是再加上子分類。對我來說Evernote和紙本的筆記本的概念比較相似,雖然東西有時候會看起來亂亂的,但是以我需要處理的資料量,以及想要進行的專案數量來說,其實這種有點亂亂的狀態,就已經足夠了。

既然如此,我為什麼還是逼著自己轉到Notion呢?其實是因為Evernote今年初開始變得不太穩定,尤其是裝置之間的同步常常出問題,再加上不管是桌機版還是手機版的啟動速度都很慢,各種系統問題真的讓我這個急性子的人受不了,因此決定狠下心來移轉使用半年(已經累積不少內容的)Evernote子彈筆記系統。

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來到功能強大挫折也大的Notion世界

之所以選擇Notion跳槽的原因非常膚淺—因為這一兩年它超紅的啊!大家都說它功能很強大,有一大堆模板可以把版面弄得很漂亮。當然,它也沒有啟動太慢或是同步不穩定的問題。除此之外,儘管我是使用免費版的Notion,它也沒有限制同步裝置的數量(Evernote有限制只能兩台),對我來說真的相當方便。

然而,不得不說這真的是一個使用門檻有點高的系統,儘管在網路上看了許多文章或是影片,但總是覺得資訊比較片斷,如果單純使用一種功能或是一個template那倒還好,但如果想要設計一個客製化的Dashboard或是需要進行資料庫之間的連結,那沒有清楚的概念還真的做不到。

記得三月剛開始的時候,我天真地以為跟Evernote一樣,只要用個一陣子就會慢慢摸透。我選了一個陽春的官方模板就開始做子彈筆記,結果就是…完全感受不到Notion到底有什麼好啊?!使用上遇到問題的時候,就頭痛醫頭腳痛醫腳,到網路上搜尋相關問題,以為解決了,卻又常常會出現新的問題。

就這樣跌跌撞撞將近兩個月之後,我決定重新搜尋網路上別人分享的子彈筆記模板,看看這樣會不會好一點。參考了許多模板之後,我選擇採用牧羊妮分享的模板,除了模板分享之外,她的網頁上還有一系列的教學文章清楚地說明她的模板架構邏輯。如果你是初學者,對子彈筆記也有基本的認識,我覺得這會是很好的入門教材。

牧羊妮的模板是以子彈筆記的概念去設計,著重在用task去推動各項專案,同時也納入習慣追蹤和記帳的功能。另外,她的習慣追蹤和知識庫管理模板也都有初中高階不同的版本,供不同程度的Notion做選擇。

牧羊妮的模板我用得蠻順的,但是由於自己的使用慣性(以及惰性),許多想要做的事情或是想寫文章的靈感,會在寫子彈筆記的時候蹦出來,搞得子彈筆記越來越像流水帳。此外,task database(每日行動)裡牧羊妮有她設定每個屬性的理由,但那些理由不一定是我需要的,硬是留著,導致很多屬性其實都空著。偶爾自己有新的想法想要執行,我卻又找不到比較好的方式加入原本的樣板裡面。

因此,我總算利用這次的休假,打開購買已久的Hahow的線上課程Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術,決定回歸初心,從頭再學一次Notion(疑?其實根本沒好好學過?)

大推!架構完整的Notion全方位教學

老實說,這堂課我在5月募資的時候就買了,當時有打開來看一點點,但發現不跟著做真的不行,實在「太硬」了。於是就默默地放到現在。這兩天把基礎章節以及我會使用到的應用章節看完之後,真的覺得還好有看啊!先說…我沒有業配啦,這真的是自己上完覺得很棒來跟大家分享,如果有興趣可以點我的購課連結,幫我補貼一點學費,我以後也會跟大家分享更多課程!

以下歸納五點我覺得這門課直得買的原因

1 做中學,讓你習慣Notion基本使用方式

2 提供不同使用情境的樣板說明

3 說明方法論,懂理論才知道怎麼用

4 不逼你,你沒有非得要用Notion

5 除了乾貨還有紅包拿,實用的進階應用章節

上述五點的細節就等明天的文章再來仔細分享囉。

[學習] 不要讓投影片毀了你的簡報 (297/365)

在公司,我常常對於大家使用powerpoint的方式感到困惑,許多時候,客戶跟我們要資訊或是要報價單,都會要求要使用投影片的格式,我猜客戶這樣要求,也許只是因為不想看太多字,或是希望能看到更精練、或是視覺化的內容的。久而久之,公司內部的投影片變得越來越像簡介、海報、傳單、或是報紙上小專欄?大家把它當作一種呈現內容的格式,有些人甚至原封不動把word裡面的文字貼上去,就覺得自己做好投影片了。搞到最後,投影片似乎變成一種排版工具,似乎只是協助大家把自己的論點列點呈現,並且儘量保持好看的版面。

我知道大家都有難處,客戶就是這樣要求,想要看到資訊滿滿排版漂亮的ppt檔案而飛doc檔案,然而,這些投影片到口頭報告的階段,真的可以直接上場嗎?我可不這樣認為(更不要說很多人就算換到ppt檔案也沒辦法做到漂亮的排版,通常如果你不擅長把word排得漂亮,到ppt裡面也不會厲害更多)

這部TED演講清楚明白點出五個做投影片的原則,用幽默的方式提醒我們,如何避免讓投影片毀了你的簡報。當然,如果你簡報的目的又是不想讓聽眾聽懂,那又另當別論。我在聽公司的員工大會,常常都有一種感覺就是,台上那些高階管理者,根本就希望員工聽不懂吧。

1 一張投影片闡述一個概念

不要為了控制張數而把所有資訊都擠在同一張投影片裡面。重點永遠不是投影片的總數,而是你如何運用投影片輔助講話的內容。10張塞滿文字圖片讓人不知道要看哪裡的投影片,和100張沒太多字,但精心規劃能夠真的展現力量的投影片,哪一種好?

2 不要考驗聽眾的記憶力和注意力

要記住簡報時的重點應該是「講者」而不是投影片,投影片只是輔助講者的工具。人沒辦法同時閱讀文字又同時專心聽別人講話,因此不要再把word裡的段落直接貼上投影片了!

3 重要的內容應該最大(而不是標題!)

這點很好笑,投影片的樣板常常都把標題放最大,也很多人會一直苦惱標題名稱要怎寫,但是實際上,常常最重要的內容都不是標題。不要被樣板綁架,人是視覺動物,我們的眼球會很自然地從最大的物件開始看,因此,放大真正重要的內容吧,就算整個版面都給它也無妨。

4 調整顏色對比來強調強調重點

這點我覺得蠻細的,但是實際試過之後真的覺得效果不錯。比起用不同的顏色去標記或是加上底色,同一個顏色只要調整明度或是色彩飽和度,就可以透過顏色的對比來達到強化或是淡化資訊的效果。

5 一張投影片裡不要放超過6個物件

就算你只是列點,也千萬不要覺得句子短短的就在投影片裡一次列出十幾點,因為只要不能一目瞭然,聽眾就會下意識去「讀」,然後講者就有被晾在一邊了。

這部youtube影片是我在公司的簡報課裡面使用的素材,沒想到英文老師也把它拿來當作簡報主題的討論內容,因此昨天又再把這部影片看了一次,真心推薦給所有需要做簡報的人,就算有時候在條件限制下你無法完全照做(例如客戶就是喜歡字很多的投影片),但是在腦中建立這些概念是很重要的。

[學習] 英文簡報慣用句 (296/365)

上個月底,自己在公司為同事做了一場全英文的內訓之後,深深感受到英文能力的不足,眼看一個月內我又要進行第二場課程,只好臨時抱佛腳,趕緊重啟休息了將近一季的英文課。

我目前的英文程度儘管不會造成意思傳達上的問題,但總覺得自己的簡報沒辦法像歐美同事那樣用詞精準,並且表達得很流暢優雅。尤其在簡報換頁,或者是講述內容需要有起承轉合的時候,實在很不喜歡自己單調的說法,總是說so/therefore….next….之類的。因此,有別於之前只想要增加講英文的機會,這次我對於英文課的目的更明確,希望能在簡報或是會議中,有更好的表達力。

上週老師給的參考資料來自Enggo網站,看起來基礎,但對我來說已經相當夠用

source: https://engoo.com.tw/app/lessons/presentations/xkRxQD46Eee1D8dNqBALhA
source: https://engoo.com/app/lessons/delivering-a-presentation/WUZS9izyEee9MHMQsK_KwQ

看看上面這些慣用句,你是否也跟我一樣覺得「就這樣嗎?這些我都已經知道了?」然而,這兩週上課的感想是,其實各種單字、片語我都看得懂,遇到需要書寫表達的情況,也許也用得出來,然而,在沒辦法準備講稿,需要臨場發揮的時候,英文就很容易退回到最基礎的狀態。因此,這次的練習策略是,一直唸、一直練,準備幾個臨場發揮時能用的套路,先背起來再說。唯有把這些單字片語練習進入內建的詞語庫裡面,才有可能自然反應地用出來。

[學習] 運用Power Query & Power Pivot進行海量資料處理與分析 (294/365)

友直友諒有多聞,我最近深受我「多聞」的朋友們所惠。前陣子有個朋友說他最近在學習使用Power BI,想問問有沒有高手可以給她上些課,這位朋友之前曾經跟我討論過excel的一些問題,我也因此對她正在學習的Power BI產生興趣。

經過一個星期的摸索,我大概知道Power BI是什麼,也學會使用一些基本的功能。簡單來說,Power BI就是一個可以幫助你製作動態儀表板(Dashboard)的工具,只要做好資料的連結,設定好第一次的資料清理程序和儀表版設定,系統就能自動幫你更新資料,打開你的儀表板,所有的資料都能以視覺化的方式,同步展現在一個畫面上。我想這系統對於業務單位的人應該相當有用,因為打開儀表板,你就能對當下的銷售狀況、商品成分、地理分布等等有相當清楚的概念。Power BI可以在微軟的網站免費下載,有興趣的人都可以拿來玩玩看。

我還不是專家,但是可以提供大家一些學習資源,在我看了許多影片之後,我覺得這個人的Youtube說明簡單易懂,蠻適合初學者建立觀念的。

然而,在我摸索Power BI的過程中,我獲得最大的收穫不是Power BI本身。我最驚喜的發現是,原來Excel裡面有內建超級強大的資料處理以及分析功能,Power Query以及Power Pivot 的增益集(add-in),而Power BI有點像是這兩者的結合。

如果你的工作需要處理海量資料,偏偏你不會資料分析,也還不會用Power BI,那我想Power Query和Power Pivot是值得先嘗試看看的兩個功能

Power Query的功能是匯入資料以及清理資料。儘管我們使用Excel也能做到分割欄位內容、設定欄位內容型態、增加有公式的欄位等等的這些事情,但每次只要拿到更新的資料,我們都得要手動再做一次這些步驟。我想如果有類似經驗的人就知道,有時候麻煩的不是分析資料,而是清理資料的步驟。如果運用Power Query,我們只需要做好第一次的設定,以後載入的資料就都會以一樣的方式自動清理完畢。

Power Pivot的功能是進行資料與資料的連結,以及製作分析圖表。有時候,不同的系統會從不同的面向紀錄資料,而過去我們往往需要手動複製貼上,才能將資料順利連結到同一個報表上。當然,有新的資料出現時,我們也一樣得要重複相同的步驟,才能將資料同步整合好。如果運用Power Pivot,我們就算不會使用資料庫SQL系統,也可以輕鬆地進行資料與資料之間的連結並繪製圖表,一樣的,有新資料出現時,只要記得放入同一個來源檔案夾, 資料就會立刻顯示在你設定好的圖表上。

用文字講得比較抽象,這裡推薦兩部入門的影片,雖然是英文,但是內容淺顯易懂。

How to use Microsoft Power Query

How to use Power Pivot in Excel

光是想到這些功能能幫我省下多少時間,就讓我對他們充滿好奇而且躍躍欲試。你也許會覺得,反正我現在用excel原本的功能也用得好好的,何必要再學新的功能。但我覺得,多會一件事情,代表你有更多工具和方式可以運用,就代表你在處理事情的時候能有多一個選擇,也許你會驚奇地發現,你有更好的選擇,也不一定呢!

[學習] 數據分析師、工程師、科學家有什麼差?(285/365)

我知道身邊有許多已經在做資料分析的高手,可能會覺得這篇文章也太三腳貓,但是這篇主要是想紀錄一下,我找到下一個學習的目標了!對於一直懼怕數據、排斥excel的人來說,我覺得這是一個很大的進步。

我們公司非常喜歡紀錄資料以及輸出報表,從最被廣泛使用的Salesforce到我們接案子使用的編輯系統,公司都要求我們務必要記得填滿各種欄位,以利高層跑出各種報表,每一季員工都會看到相關的業績報表,但是說真的,不要說視覺化做得很爛,就連資料的解讀結果,都令人摸不透平常花一堆時間填那些系統資訊,到底有什麼用。

說來汗顏,我的部門名稱雖然叫做business intelligence, 但我真的不覺得我們有在進行任何跟商業智慧相關的工作內容,就連內部管理也不太智慧。在我的部門,我們會使用excel紀錄每一個案件的資料,然而,這個紀錄表真的只是用來「記錄」的log,從來不曾見過老闆拿來分析工作量,或是投入和結果的相關性等等。

上一季開始,我試著用三連來的excel log整理部門工作量以及工作交期變化的資料,再用excel做出統計圖表給老闆看,希望能夠喚醒老闆對於工作量分配不均的意識。三年來的資料算一算也是好幾千比,組內人員來來去去,客戶名稱也會隨著客戶的公司合併或是經營權的變動,因此,光是要清理資料,就花了不少時間,後來還要思考交期長短要用哪些欄位的資料去計算,以及要如何把案件依照人員的所在地分類,以看出不同國家的工作量差異等等…,還好最後真的能把我「感覺到的」現實 – 工作量分配不均,用「數據圖表」的方式呈現出來,證明我不是自我感覺良好或是自以為可憐。

在這次的練習之後,我開始對數據分析產生興趣,希望接下來能近一步用salesforce的數據,做一些不同的分析,也希望透過一些更好的數據分析方法,幫助自己更輕鬆地產製需要的報表。因此最近我開始在網路上看一些數據分析的入門文章,也試著了解那些常常聽到的Python、R、Tableau、Power BI到底可以拿來做什麼。

可能因為太沒有概念的關係,看了一堆資料還是覺得概念模糊,後來在Hahow學校商業版裡面找到這個課程《全球化競爭必備,數據分析概念入門》,早上看完之後總算對於數據分析師、資料科學家、資料工程師這三種不同的角色有基本的了解。

簡單來說,資料工程師是要將處理資料的平台架構好,讓數據分析師和資料科學家可心無旁騖地擷取以及運用資訊;數據分析師需要從被建立好的資料庫裡面,擷取資料、並將資料進行整理、歸納,並透過資料來協助企業進行決策。資料科學家要進行分析的則是更複雜的資料,例如圖像、影片等等,他們需要用各種演算法將這些不是數字的資訊轉換成數據資料,甚至做成各種模型來預測人類的行為。

由於商業版Hahow的課程好像沒有完全對外公開,所以我另外找了兩篇比較相近的文章給大家參考:

至於Python、R、Tableau、Power BI這些工具,我到底應該要先從哪一個著手?之前曾經看過一些Python的入門課程,沒幾下就被程式語言打敗(心魔真的很可怕)依據目前讀到的資料判斷,雖然Python和R可以進行比較複雜的分析和運算,但以我目前的需求以及公司能安裝的軟體限制,我想從Power BI入門應該是比較適合的,Tableau的視覺化功能也讓我相當有興趣,但我想還是讓我循序漸進地來好了,找到接下來有興趣研究的主題,讓人覺得充滿動力。