[工作術] 運用錄製巨集,新手也能嘗試寫出簡單的Excel自動化程式(213/365)

這篇文章是要讓大家知道,身為一個文組腦,邏輯又很差的人,也是可以靠自己的力量,透過「錄製巨集」的功能,開始嘗試撰寫簡單的excel自動化程式。

前情提要

記得剛開始工作的時候,菜鳥新人第一件要學的事情,就是把資料庫的raw data整理好,放到可以呈現給客戶看的樣板裡面,清理raw data的時候,有一個步驟是要把所有的空白格取代成一個space鍵,這樣左邊欄位的文字才不會無限延伸往右邊的格子跑去。

前輩教我的方法(大家執行了好幾年的作法)是,在每一個欄位篩選blank的格子,然後一個一個按空白鍵,如果資料數量很少就算了,偏偏這些raw data有超過20幾個欄位,上千萬筆資料,新人小菜鳥一開始每天幾乎有一半的上班時間,都在做這件事情。上班不到一週,我就已經受不了,因為這種手動作業不僅費時、空虛,還容易出錯,非常懷疑公司真的付薪水讓我們來做這樣的事情?

因此我上網搜尋「how to search blank cell in excel」,以及「how to replace multiple cell with one value at once 」,發現這一切其實可以用兩個簡單的步驟就達成,我把步驟寫成簡單的說明書之後,整個團隊都驚訝不已,原來大家每天花了一大堆時間在做的事情,可以這麼容易被解決。

在Excel和Word尋找特殊字元的功能在這篇文章[工作術] 能用鍵盤就不用滑鼠,常用快捷鍵分享 (131/365)分享過。

幫助新手寫巨集的好幫手「錄製巨集」

然而,面對這些整理raw data的工作,我還是希望能找出更有效率、更節省時間的作法,因此最近。開始研究Excel的巨集Macro以及VBA如何撰寫。我今天成功嘗試出一個VBA能將上述「尋找空白格並且全部取代」的動作一次完成。

步驟如下

點選「開發人員」之後,就會看到「錄製巨集」的功能,在開始動作之前點一下,然後進行動作,做完之後再點一下停止錄製,電腦就會把你剛剛的動作用程式碼的方式記錄下來。結束後點選巨集Macro,就可以看到剛剛錄製的內容,然後再針對程式碼進行編修。

記得一個原則,一次只錄製一個動作。例如,我這次要進行的動作可以分成兩個步驟

  1. 選取所有「有資料」的工作表範圍 → 運用google搜尋,找到下列程式碼 ActiveSheet.UsedRange.Select
  2. 搜尋特殊字元(空白格)並全部取代成空白鍵(space)→ 運用錄製巨集的功能,紀錄動作。點選錄製之後,要先幫巨集命名,然後開始動作,結束後停止錄製。完成後再點選巨集Macro功能,並點選編輯(edit),會出現程式碼的畫面,如果想要設定快捷鍵,也可以在這裡設定

以上兩步驟完成了程式碼的蒐集,接著只要在巨集紀錄的程式碼最一開始,貼上第一個動作的程式碼即可。完成的程式碼如下

寫到這裡發現自己真的不太擅長寫程式操作的說明文,寫程式對我來說已經困難,何況還要說明如何使用它。但希望透過這樣的分享,能讓像我一樣對於程式感到陌生或懼怕的人,了解其實程式沒那麼難也沒那麼可怕。只要有願意學習的心,以及我們的google大神,慢慢嘗試也能完成一些簡單的程式的。

[工作術] 不用再按滑鼠按到手抽筋,Excel實用快捷鍵 (212/365)

除了書到用時方恨少之外,我最近最常感覺到的是「Excel」到用時方恨少。我的工作因為牽涉文字的面相較多,所以比較常使用的是Word,就算偶爾使用Excel,需要的就是那幾個功能,或是處理有固定樣本的報表,再加上Excel有好用的樞紐分析工具,所以大部分的工作需求都可以用基本操作解決。

出社會之後,時不時會被問到「你Excel強嗎?」然而,到底何謂強?去年開始多了很多跟Excel打交道的機會,每次需要使用的時候都會深深感覺到自己的不足。然而,每次遇到狀況,當下都會覺得是突發狀況,因此不只是我,大部分的人都會選擇用自己習慣的方式(比較沒效率的方式)把工作處理完,因為當下的目標就是「完成任務」。但工作幾年後,我發現這些突發狀況經年累月累計起來,其實數量也不算少,一樣的事情,用過去的方法可以達成,但有沒有更快的方法?有沒有更有效率的方法?

因此我最近開始研究Excel 的Macro和VBA,也嘗試在平日的工作裡嘗試運用更多公式和快捷鍵來取代過去的簡單做法。不得不說,研究和練習這些新方法需要花上許多時間,你也許會問,真的值得花時間去研究這些嗎?研究的時候說不定事情都做完了,但是長遠來看,甚至放大到整個team去看,如果能研究出這些方法跟團隊共享,勢必能節省更多時間,並提升效率。因此,雖然我的Excel還是三角貓程度,但基於上述概念,我還是為團隊提供了一些更有效率的作法,並且寫成說明文件。

昨天老闆突然要我提供亞洲的案件量統計,儘管我一直認為這種資料老闆應該自己要有才對?但因為她從來沒有跟我們提過或是分享過,所以我我平時還是有自己在追蹤工作量。這時候認真覺得,機會是留給準備好的人!還好我好在有平時的準備,因此,我昨天的工作就是要把這些搜集的數據整理成有說服力,能幫我要到更多人力的有效資訊和圖表。

累積了三年的資料量真的不是蓋的,每一年都有上千筆案件,就算我已經使用一些公式來增快速度,也已經能熟練地使用基礎的快捷鍵,還是覺得滑鼠按到手快抽筋。上網查一查發現Microsoft學習中心提供了這個檔案50 time-saving Excel shortcuts,立刻存下來決定好好運用。這50個快捷鍵,你會了幾個呢?

請點選50 time-saving Excel shortcuts下載

學習使用快捷鍵或是公式一定會歷經一些撞牆期,是必須要經過一些時間,透過重複的練習和實際運用,才能讓這些快捷鍵成為身體記憶的一部分,變成自然反應(就像我們現在可以不看鍵盤盲打一樣)。因此,練習時請記得保有以下的心態

  • 就算不常用,腦中知道有這個功能也會有幫助(至少下次你會知道怎麼搜尋)
  • 不要因為失敗一兩次就放棄,任何事情都是熟能生巧
  • 用長遠的眼光看現在投入的時間,想想看可能產生的後續效益
  • 當成是在平凡無聊的工作給自己的小挑戰,享受學習的過程

[閱讀筆記] 用心智圖捕捉並整理思緒(211/365)

我想大家都有類似經驗,遇到問題的時候在腦中想來想去,一下子想到「感覺」,一下子想到「解決方案」,一下子又想到其他事情,這些在腦中不斷迸出的思考,可以透過心智圖將它們捕捉下來,再透過視覺化的方式加以歸類,幫助我們整理腦中的想法和心裡的感覺,或是想出更好的解決方案。

心智圖應該是「思考與心理之間的雙面鏡」,可以將思考可視化。

一直很想學習心智圖這個工具,因為這是身邊或是網路上看到許多強者都再運用的工具,無論是紀錄重點、歸納想法、或是策劃解決方案都能用。然而,只要想到這是一個「工具」,心裡就一直覺得沒有「好好學習」不行,因此一直沒有動手嘗試,前陣子聽到下一本讀什麼podcast介紹《極速解決工作難題的心智圖大全》這本書,立刻買來看看。讀完後,發現學習心智圖的方式沒有別的,就是得要動手畫。

書中第一章說明了心智圖的由來、用法以及好處,之後就是各種實作範例的說明。我剛拿到書看目錄,對於心智圖可以解決這麼多面向的問題感到不可思議,這些問題還涵蓋:

  • 探索人生方向
  • 打造競爭優勢
  • 激發創意靈感
  • 維護人際關係
  • 掌握管理要領
  • 減輕心理壓力
  • 下班回家之後的時間規劃

我上週跟主管因為一件事情鬧得不愉快,已經生氣好幾天,覺得再這樣下去不是辦法,今天正好拿心智圖來練習疏理整件事情並整理心情。下圖是我今日的練習,不曉得這樣算不算是好的心智圖,但反正練習嘛,畫越多才能畫得越好,熟能生巧。

畫完之後,我發現主管和我產生衝突的主因,其實可能就只是因為「她當天剛好心情不好」(無心之過),我因為覺得她不該用自己的情緒影響我而生氣。仔細想想,為了這麼無聊的理由生氣真的非常不值得,何況主管也是人,人總是會有情緒,我自己也沒辦法保證能時時刻刻都不因為自己的情緒而影響下屬。看清這一切之後,突然覺得真的不能再氣,也沒必要再往心裡去了。在列出主管優點的同時,我也再次意識到,跟別人相比,我真的有一個很好的老闆了,她只是偶爾也會心情不好而已。

我發現心智圖其實很像另一種的自由書寫,透過畫圖的方式,抒發了情緒和心中的不滿,在把內心想法輸出到紙上的過程中,和自由書寫一樣也達到某種療癒心靈的效果。畫完之後,我覺得心情好多了。這也讓我聯想到《搞定》書理講到的「捕捉」,腦中的想法或是想做的事情,如果沒有捕捉起來,就會讓人一直覺得還有未盡事宜而感到焦慮,透過心智圖我們能將這些想法捕捉起來,降低自己的焦慮感受,也比較能聚焦當下應該處理的是哪一個部分(例如我該著重的是左邊的「轉念思考」,而不要再執著於右邊的「感覺」和「猜測」。

說說這本書

  • 誰適合看?
    想要學習心智圖工具的人。
  • 需要分析閱讀嗎?
    不需要,第一章好好地看一下之後,可以依據自己有興趣或需求的主題,查看作者的範例。
  • 值得留在書架上嗎?
    在能夠駕輕就熟畫好心智圖之前,我會先留在書架上當參考工具書。

[學習] 在本番之前,為自己打造安全的練習環境吧(193/365)

去年底幫自已的小團隊提供內訓課程之後,剛好在公司遇到內訓部門的同事,抓緊機會聊一聊,提到我有興趣當公司內部講師,就這樣機緣湊巧地獲得參加Train the Trainer Training (TTT) 的機會。

由於做簡報、且能清楚第表達自己的想法,是做講師的第一步,因此TTT課程的前兩堂課是presentaion training。第一堂課我們練習如何做出吸引人的killer opener,第二堂課就是大家的練習和互評時間,每個人要準備五分鐘的簡報,內容必須包含開頭以及Q&A,過程中還必須要跟觀眾互動,此外還要懂得熟練地使用視訊會議軟體(包含各種功能)。

關於killer opener請看[學習] 在兩分鐘內擄獲聽眾,殺手級的簡報開場白技巧

前天的TTT內的簡報呈現,儘管我深知「當學生最好的事情就是可以犯錯」這個道理,還是猶豫了許久才舉手開始發表,呈現的時候也蠻緊張的,畢竟同事來自公司各個部門,我擔心別人的看法,也很難不跟已經發表完的人做比較。

五分鐘的簡報結束後,我獲得相當好的評價。然而,這堂課最令我印象深刻的,還是講師一開始說的這句話「This is a safe environment to practice」,這是一個安全的練習環境,你的好或是壞都只會留在這堂課程裡,講師和其他同學會給你反饋,這是你能練習並修正錯誤的機會。

從小接受演講訓練,高中、大學、研究所也都需要不斷地做報告和上台發表,因此我其實不太害怕在眾人面前講話,對於如何架構簡報內容其實也還算熟練。不過,進入公司之後因為工作性質的關係,很少有做簡報的機會,就算有,頂多是偶爾幫其他部門的新進人員進行部門介紹而已。去年底在部門內訓之外,我還主動舉手為團隊用英文和日文提供新系統的內訓,我這才知道原來凡事都需要練習,以前覺得稀鬆平常的事情,久沒做還是會令人緊張(沒錯,真的是會整個人發抖,開始前甚至會肚子痛的那種)。畢竟,對我來說,這系統內訓是直接「上場」。

要能克服正式上場的緊張,練習非常重要。自己閉門練習預演當然不可少,但如果你要克服的是緊張,你要練習的是互動,那們,找一群人來幫你練習將會有大的幫助。不只是練習簡報,其實在許多人生的嘗試都是這樣,我們都可以試著為自己「打造」安全的練習環境。

  • 準備你的牛刀小試計畫
    想要嘗試簡報?當講師?解星盤命盤?開咖啡店?成為職涯顧問?教瑜珈?寫作?這些事其實都需要練習。人常常會覺得「等到機會來的時候就….」,但其實第一次上場就是「本番」的話,你真的可以嗎?與其癡癡等待,不如自己創造機會,有時候這些「嘗試」也可能變成機會。以我自己的經驗來說,我想要試著成為講師,因此我先從為自己的團隊成員上課開始,沒想到上完那次課之後,隔壁部門的主管聽到風聲,也邀請我去為他的團隊上課。我期待這樣的牛刀小試計畫可以一次次擴大,到最後成為真正的「大本番」。
  • 找一群觀眾或講師
    有了計畫之後,你還需要有人來參與或是給予反饋,最簡單的方式其實是從自己的同事、家人、朋友下手。邀請同事聽你的簡報,幫朋友解命盤、看履歷,幫親友上瑜珈課,在社群軟體上發表文章給朋友看等等。我最近的例子就是去找朋友和同事做我的中文教學學生,在這過程中你可以除了可以累積經驗,還可以獲得回饋。你可能會覺得「親友們不會對我說真話」,但至少建立起信心了不是嗎?

    不敢問?請看 [閱讀心得] 開口問,全世界都會幫你 以及[閱讀心得]有問有機會,被拒絕不等於失敗
  • 接受失敗,甚至要感謝失敗
    上述過程中,不管別人給予什麼反饋,自己勢必會有覺得不滿意或是需要調整的地方。不要因為失敗而退縮,反而要感謝這些失敗,因為至少你不是在正式上場的時候失敗不是嗎?把失敗或缺點想成改進的機會,這就是安全環境的意義,因為夠安全,所以請盡情嘗試,勇敢失敗。被同事批評又怎麼樣呢?被朋友嘲笑又如何呢?至少你有了跨出出那一步的勇氣(很多人根本沒有呢)

與其想著自己默默精進、不斷練習,那天機會來了就能一鳴驚人,不如試著在生活和工作裡為自己建立各種舞台,打造安全的練習環境,時間久了,舞台會慢慢變得更高、更大,你認為的安全環境也從親友圈慢慢擴散。直到機會真的來的那一天,你才能真的準備好了。

[學習] 別讓猴子跳上你的背 (187/365)

早上聽了這集podcast,才想到過去我也是身上背了很多猴子的人。

所謂的「猴子」,指的是工作、責任、問題,因為人有逃避責任的天性,只要遇到困難或不確定,總是習慣問上位者,這事該如何處理?上位者只要一答題,「責任逆轉」就發生了,原本應該待在員工背上的猴子,立刻跳到主管身上,主管就自動降級成下屬的秘書,下屬不但輕鬆卸下責任,還逆向升級。

(摘自商周-別讓猴子跳上你的背

從去年底開始,我意識到「回答部屬問題」這件事情佔了我相當多的工作時間,工作時總是不停被打斷,搞得我不得不加班才能完成自己的工作,就算不加班,也會覺得心情煩躁。儘管我總是告訴自己這是因為他們信任我,但日子久了,我總覺得這不是一個好的狀態。我開始思考到底是什麼原因造成這樣的狀況,看了一些書和線上課程之後,發現原來我總是不知不覺「太快給部屬答案」了。

自從我認識到這個問題之後,我開始調整與他們的對話方式,盡量在對話的過程中使用開放性問答的作法,試著多一點引導、少一點自己的判斷,訂定可以被問問題的時間,真的在忙的時候就晚一點回覆訊息,這一切的調整似乎在農曆年後產生效果。

一個人想不出來,兩個人討論就好
農曆年後兩週,我發現自己開始可以有一整天安靜工作的時間,雖然高興但也有點不安,詢問之後才知道,原來部署們現在比較會自己討論解決方法。以前,他們喜歡透過詢問、對話的方式梳理自己的想法,現在,不用跟我,他們可以跟彼此對話,然後協助彼此找到答案。就算他們彼此討論可能會花掉很多時間,但至少花的不是你的時間,不是嗎?

心臟放大顆,儘量說「好」
以前,只要部屬提的建議不是100%契合我的想法,我就會出手給建議。但這幾個月,我盡量克制自己不要這麼做,只要他們的建議其實是可行,或是錯了也能補救,我就會說「好,你去試試看」。大部分的情況,我發現事情都會順利完成,部署們也在其中建立自信。有時候,他們來問我的意見,只是想要求一個安心,或是想要有人一起分擔責任,但自己的安心感以及擔當責任的肩膀也是得訓練的。

作法可以參考以下兩篇文章

失敗當作學習,撞牆才知道痛
這幾個月我刻意調整自己「抓大放小」,我告訴部屬我不會再一一細讀我被copy的信件,讓他們自己負責,同時也取得案件完成所有的成就感。就在我放飛到自由自在的時候,最近部屬突然出了一個包,案件有可能開天窗,我感覺得到她的慌亂,但我還是決定要讓他自己面對。我所做的,就是不責罵,我告訴他說「你想想要怎麼辦,要我做什麼直接告訴我」,我讓他當這個危機處理的指揮官,讓他扛著這個責任到最後.事情處理完之後,我發現部屬變得比過去謙虛,做事也變得更謹慎,自己把自己的螺絲鎖得更緊了。因為,有時候就是要自己撞牆了,才會知道痛。

你可能會說,如果照上面這樣做,真的出錯怎麼辦?我覺得,這部分就是對主管的考驗,以下是我覺得自己在過程中面對的三種考驗:

  • 創造一個能夠安心犯錯的環境
    讓他們知道,如果出問題我們還是在這裡,他們不會孤立無援。然而,如果主管(收拾殘局)的能力不夠強,是很難創造這種環境的。因此,在思考你為什麼不敢授權的時候,必須反過來思考,自己是否哪些能力需要補足。
  • 精準判斷情勢的能力
    我們當然也不是所有情況都能讓部屬去做上述的嘗試,能夠判斷情勢,在該放手的時候放手,在該出手的時候出手,也考驗著主管的判斷能力。過與不及,效果都不會好。
  • 學著信任部屬
    對完美主義者的我來說,這並不容易,需要時時提醒自己,儘管是我帶出來的人,但他們還是會有不同的做事方式,只要最後能夠殊途同歸,那中間走了不同的路又何妨?學著信任部屬,也是在信任自己過去的帶人成果。感覺到被信任,人也會會更願意擔負責任。

[學習] 建設性批評,先有良好感覺,才有事情解決 (186/365)

上週參加經理人主辦的帶人的技術-關鍵指導力課程,我想在場很多主管們最想知道的就是如何「指導」或是「批評」員工(笑)然而,講師花了整個早上強調讚美的重要性,下午又花了兩個小時說明如何有效地傾聽,一直到最後,才真的講到該如何指導和批評。

現在回顧上課的內容,才覺得這樣的安排真有道理,畢竟「先有良好感覺,才有事情解決」,很多時候我們直搗蜂窩想要立刻解決問題,卻忽略了如果大家都沒有好的「感覺」,在一個不穩固、不健康的狀態下,是很難產生好的溝通,更別說解決問題了。

陳煥庭老師提出批評三部曲:

  • 退出對話
    如果察覺對方情緒不對,顧左右而言他、抽離或是沈默,不要急著談問題,反而應該先「退出」對話,這裡指的退出是,先談談其他事情,關心對方個人、家庭或是與同事相處的狀況,設法讓對方的「感覺」變好,這樣再去討論真正要解決的問題才有意義。
  • 重建安全
    許多時候,部屬不願表露心中想法、不願意承認錯誤,是因為他們覺得「不安全」。他們可能會覺得「說真話的話,主管不知道會怎麼想?」「承認錯誤的話,是不是會被主管罵一頓」,因此,要讓對話有意義,並能真正進入討論階段,建立對方在談話中的安全感是相當重要的。
  • 進入對話
    開啟批評之後,記得要對事不對人,不要在公開場合批評,並選擇正確的時機。如上所述,時機可以挑選,也可以由自己創造,所謂好的時機,就是對方覺得「安全且愉快」的時候。此外,儘管是要批評,但還是別忘了從稱讚開始,先講出對方二到四個優點,再轉入批評。雖說是批評,但要記得採用「正向說法」,與其說「不要再那麼粗心大意」,不如說「如果你能再更細心一點,一定能讓團隊績效更好」。

以上我想要在重建安全的地方多作著墨,由上述說明看起來,你可能會覺得重建安全就是要讓部屬覺得舒服就好,然而,重建安全其實包含「內在」和「外在」兩個部分。

  • 內在-健康的自我對話
    延續這篇文章[學習] 心想事成,不要輕忽正向語言的力量 裡提到的,在與別人溝通的時候,我們自己心中必須先有正向的對話。想想看,如果你在跟部屬說話的時候,心裡一直OS想著「到底為什麼這麼簡單的事情也會做錯」「到底為什麼講不聽」「到底為什麼…..」,這些為什麼只會讓自己更生氣。就算無法扭轉成完全正面的語言,我們也該提醒自己,這時候真正應該在意的是「我真正想達到的目的是什麼?」「對方真的想要的是什麼?」放掉自己是「老闆」的架子,把自己想成是「教練」,我們是來指導、幫助部屬的。
  • 外在- 語言表達技巧
    運用幽默來化解尷尬,適時地道歉、以退為進,認真傾聽並發揮同理心,在傾聽的時候記住先「不分析、不批評、不建議」,給予建議的時候「少用反駁詞,多用轉折詞」。這部分在上一堂課講師做了許多著墨,可以參考[學習] 帶人的技術 – 引導為先,教導為後 這篇文章。

有些人看到這裡可能會覺得「我都懂」,但實際上是否能執行又是另一回事。我一面上課一面檢討自己平時跟部屬的互動,看看自己做到了哪些,又有那些部分做得不夠。有些人可能會覺得,這些內容好像沒什麼了不起,但我覺得工作後再上課的目的,不完全是學習更多技巧或新知,更重要的是「提醒」自己那些理所當然卻容易忘記的事。

[學習] 只說good job不夠?如何給予有效的讚美?(185/365)

上星期的經理人帶人的技術-關鍵指導力課程,以及前陣子公司的內訓課程裡,都不約而同提到給予員工「讚美和感謝」的重要性。我很幸運,目前為止遇到的老闆都很不吝於說謝謝,因此,我自己成為小主管之後,也提醒自己要記得常常把謝謝掛在嘴邊,無論是我直接指派工作給他們,或是他們自己主動接下的工作,完成後,我一定會謝謝他們。

然而,最近我發現,老闆的謝謝帶給我的滿足感似乎不如從前,這是為什麼呢?上完這兩堂課之後,我好像找到答案,也提醒自己應該改進給予讚美的方式。

公司內訓課的講師提到,讚美(reward)的三要素是Sincere, Specific, Impact,也就是要夠真誠、夠具體、明確指出對方行為對組織或團隊造成的正面影響。

帶人的技術-關鍵指導力課程裡則列出讚美的六個重點:

  • 找出值得讚美的事情
  • 講究語言表達技巧
  • 態度要真誠
  • 要及時
  • 要說出口
  • 要配合聲音語調和肢體動作

歸納上述重點,我覺得最困難,目前自己做得還不夠好的部分,是「具體、明確地用語言表達感謝」。我也意識到,這就是為什麼老闆對我的稱讚帶來的滿意度越來越低的原因

如果感謝的時候聽到的永遠是「你做得很好」、「謝謝謝你的努力」、「good job」、「Nice work」,聽久了會覺得這就是一個形式、很像罐頭音效。到底哪裡做得好?到底是怎麼努力、怎麼樣的努力?這個good job到底對組織和團隊來說有什麼意義?這些部分必須明確地被說出來,員工才知道他們真的有「被看到」,才知道自己真的「有影響力」,能確確實實感覺到自己被尊重,並感受到工作的成就感。

有效的稱讚和感謝,必須要以「過程」為主,「結果」為輔,所以重點是要讚美對方「做了什麼」,最終結果反而是其次。不然如果對方最後是失敗、或是結果不好,豈不就不能讚美了嗎?

我自己檢討了一下平時給員工的稱讚,覺得下次應該可以試著這樣說說看:

「這陣子真的辛苦你了!你真的做得很好。謝謝你主動協助這個案子,在團隊大家都分身乏術的時候,儘管你自己工作量也很緊繃,還是願意自動站出來接受挑戰,你不僅清楚地與各單位進行溝通,在時間進度的掌控上也很精準,還好有你的加入,案子才能順利完成。因為你總是這樣積極認真,充分展現團隊合作的精神,難怪大家都很喜歡跟你合作。」

實際寫一寫,才發現要做到具體又說到人家心坎裡的讚美其實不容易,平時必須要對部屬的行為有足夠的觀察,並在看到優點的時候記得馬上記錄下來,而且還要有足夠的詞彙才能精準表達。

套一句在經理人課程裡陳煥庭老師不斷提醒大家的話,「練習的次數,決定熟練的程度」,希望透過紀錄、練習,讓自己成為一個真的會稱讚人的人。

[學習] 心想事成,不要輕忽正向語言的力量 (184/365)

上週去參加了經理人第二場的「帶人的技術」課程—關鍵指導力。原本以為會學到很多「如何給部屬下指導棋」的技巧,沒想到,整個上午,老師花了很大的篇幅在講「正向語言的力量」。指導其實就是透過言語或是行為影響他人,因此要能做到好的指導,必須要從我們自身做起,而其中很重要的一環就是「正向思考/言語」。

上課時老師請我們思考兩個問題:

  • 你習慣或經常對自己說的正向的話是?負面的話是
  • 你習慣或經常對別人說的正向的話是?負面的話是

我的答案是

  • 常對自己說的正向的話:做到80分就可以了,我已經夠好了
  • 常對自已說的負面的話:你就是不夠努力
  • 常對別人說的正面的話:沒關係,把失敗當成一種經驗就好
  • 常對別人說的負面的話:好難喔,我們又不在那個位置,怎麼做得了這種事

接著,思考一下我們對自己或別人說出這些話之後,會產生什麼樣的效果。

當我對自己說「做到80分就可以了,我已經夠好了」,我能以包容的心態面對自己,獲得的是鼓勵,能將自己從不太滿意的狀態裡面帶出來,當我對自己說「你就是不夠努力」的時候,後面想到的都是如何責怪自己,心情當然好不起來。

當我對別人說「沒關係,把失敗當成一種經驗就好」的時候,能讓部署知道他有安全犯錯的環境,我和團隊都會是他的靠山,能激勵他們繼續做不同的嘗試,培養信心建立自信。當我跟同為小主管的同事彼此抱怨「好難喔,我們又不在那個位置,怎麼做得了這種事」的時候,我們往往花了太多時間抱怨,而不是思考解決問題的方式。(常常在抱怨過後,我們會換個角度一起思考,在這個位置我們能做什麼,這才是真的有建設性的方向)

上課時,老師強調「對自己說不該說的話,會影響自己的心情」,就是這個道理。我們對內的自我溝通,會影響我們的心情。我們對別人說話的方式,會影響別人的心情,也會影響我們的人際關係。

當然不是說我們不能抱怨,但如果面對任何事情,第一反應都是用負面想法去應對,那只會把自己和別人一起拉入向下的螺旋(downward spiral),讓事情朝著不好的方向發展下去。之前分享過的這支影片裡面(7’30″),就有講到downward spiral帶來的負面效果。

如果你一直對自己說「不要緊張不要緊張」,因為緊張是個負面的詞,其實你反而會一直記得「緊張」,而更緊張。如果你對一個人說「不要做錯不要做錯」,他就會一直想著「做錯」而很「做對」。因此,我在進行重要簡報之前,會告訴自己「你做得到」,在執行任務前會告訴自己「一定沒問題」。

課程裡,老師也分享了一段影片,IKEA在某所學校裡做了一個實驗,要像孩子們說明正向語言和負向語言的影響力。他們在學校裡面擺了兩株植物,請學生們對其中一株說讚美的話,另一株說各種負向霸凌的言語,一個月後,看看植物會有什麼變化?

雖然這段影片有許多爭議,許多人說它反科學,但回想自己的親身經歷好像真是如此?

不要輕忽語言的力量,相信大家多少聽過《牧羊少年奇幻之旅》這本書裡的這句話:「只要你真心想做一件事,全宇宙都會來幫你」,這種心想事成的概念聽起來好像很玄,但事實上,心裡的想法就是會這麼奇妙地影響你的人生走向。

下課後,老師請我們每個人去抽一張小卡,這些小卡上也許寫著祝福、感恩、激勵的話,據說抽出來的話都會莫名契合當下心裡的想法,能夠帶來正向效果。以下是我抽到的小卡,對最近正在進行一些新嘗試的我來說,看到這句話真的會莫名微笑,並覺得獲得勇氣呢。

[分享]從舒適圈走出去的方法就是「學習」(181/365)

好久沒聯絡的朋友前天傳來訊息,跟我分享一則podcast節目吳淡如人生實用商學院[如何離開舒適圈]收到訊息的當下很驚喜。

儘管看到是吳淡如的節目讓我遲疑了一下,但還是馬上打開來聽了(笑)聽完之後我分享給另一位朋友,她說,「可能是年紀的關係吧,現在可以接受吳淡如了」。學生時代我也翻過吳淡如的書,但完全讀不下去,可能是當時沒有太多人生經歷,所以無法體悟吧。

光看題目原以為又是那種要你出國、轉職、進行人生大冒險之類的激勵言論,聽了之後才知道,這裡講的舒適圈和我以為的概念不太一樣。沒有那麼激進的向外索求,反而是多一點包容的向內探索。

這集節目裡,吳淡如跟聽眾分享一位比丘尼佩瑪.丘卓(Pema Chödrön)在其著作《不順意的日子,順心過》裡講到的舒適圈概念。

在舒適圈裡面,我們用自己擅長的能力,去選擇要做什麼事情。一直在舒適圈的人,容易因為只看到同樣的世界,所以放大眼前的煩惱。久而久之你會覺得自己變得很難搞。

吳淡如說她過去就是這樣,覺得自己沒有數理天分,就在聯考前轉了一類組,研究所選了自己能唸得好的中文系。她一直在選對自己來說比較好走的路。

直到中年,她發現去嘗試不熟悉、困難的事,有助於自己忘掉原本的煩惱。所以她後來去唸了商學院,或甚至去學做麵包。透過學習,人能夠換一個視野角度,許多原本執著難解的問題,回頭來看好像都沒那麼重要了。

現代人遇到壓力或是卡關的時候,很常將心靈寄託在看劇、滑手機等等看似放鬆的活動,但節目裡吳淡如引述佩瑪.丘卓書中的說法,「這就像是嬰兒感到不安時就吸手指尋求慰藉一樣」。這樣的作法可能導致你更走不出去,把人生的圈圈越走越小。

從舒適圈走出去的方法,就是「學習」

儘管學習的過程可能很挑戰、很痛苦的,但學習的過程可能讓你忘記當前的煩惱,並在最後帶來更大的喜悅。

我想這就是為什麼,我樂於學習的原因。也是為什麼就算我的職涯相較許多人似乎很舒適,我也不容易厭倦生活的原因。

在學習的過程中,我會知道「我不知道什麼」、「我不會什麼」,在填補這個落差的過程中,有痛苦、有困惑,而為了要跨越這一切,需要想辦法、需要專心,無形中都讓生活有不同的重心,在平淡的日子裡面設定許多小目標,就算過程可能辛苦,但卻能帶來踏實的成就感。

這種不是由title定義的,和工作無關的,由自己主動開啟的闖關過程,令人上癮。

另外,我認為跳脫舒適圈不一定要離開原有的環境,在既有的工作上尋找新挑戰,將原本的技能升級也是一種方式。我們應該將重點放在「學習」,而非只著重在環境。

電腦玩物站長在工作愈忙愈要克服倦怠感,如何做重複的事依然保持動力
這篇文章也提到這樣的概念。

「不是期待事情一直有趣,而是主動升級挑戰」by 電腦玩物

同樣道理,不要期待人生一直有趣,跨出舒適圈去學習吧!

[分享] 拿多少錢做多少事?職涯發展的機會和障礙(179/365)

最近聽了幾集大人學,覺得內容聽起來很資方 (就是身為勞方聽起來不會太舒服),但不得不說,也許就是因為太貼近現實了,才讓人覺得格外刺耳。當你罵老闆的時候,你當然希望同事跟你一起罵老闆,當你抱怨客戶的時候,你當然希望聽到的人跟你一起同仇敵愾,如果別人沒有為你打抱不平,你可能會想要快點結束這個談話,或是下次避免跟這個人聊天,但因為今天聽的是podcast,你也無從抱怨,可能手上剛好在忙所以只好讓節目播下去,有點半強迫自己去聽這些逆耳的忠言。

今天這集講的是關於轉職,主持人Bryan分享他轉職的經驗,如何從結構工程師到專案工程師、企業顧問、講師、youtuber/podcaster的歷程。 如果我們只看開頭和現狀,可能會覺得這個職涯發展也太跳tone,但Bryan在思考轉職的時候,其實做了很多準備和累積,他分享了幾個步驟

1 為自己目前的工作打分數
我們每個人的工作其實是各種任務的組合,將任務拆將之後依照喜的程度,或是有沒有成就感來評分,紀錄一兩個月之後,看看在目前的工作裡,哪些任務是你喜歡的、有成就感的。

2 觀察自己有興趣的職位
去觀察自己嚮往的那個職位的人都在做什麼,比對一下工作內容裡面,有沒有你在上一個步驟找到的,喜歡的、有成就感的任務。如果有的話,就可以進入一個步驟,如果沒有的話,可能可以尋找其他方向,或是應該深入思考目前工作是否有值得深耕的地方。

我覺得這點相當重要,尤其最近聽到一些比較年輕的同事想要轉調部門,但聊過之後才發現,他只是被title吸引,對於那個職位到底在做什麼完全不了解。在這樣的情況下就算順利轉職,可能也會因為理想和現實落差太大(然後再進入下一個轉職的輪回)

3 尋找機會主動出擊
針對有興趣的職位,尋找機會「主動舉手」,透過「提供協助」的方式實際參與,除了能了解該職位的工作,也能累積經驗,然後慢慢地「轉換」自己的工作裡面的任務比重。這個階段要注意,不要影響到你的本業,也不要透露出你是因為「討厭原本的工作」才這樣做,讓老闆覺得你的調整「對他有益」,幫忙別人又讓老闆有面子,成為一個CP值很高的員工,老闆也比較不會去擋你的路。

看到這裡,尤其是第二點和第三點,應該很多人會開始反駁吧?最容易有的想法是…「公司又不會多給我一點錢」「老闆又沒給我那個title」「手上的工作都忙不完了哪會有空」之類的吧,Bryan把這些反駁的點整理成四個轉職時的障礙,

1 本位主義
永遠從自己當下的利益出發,對別人的工作沒有興趣,覺得我做這個不需要去理解別人在幹嘛。但就是因為對自己的工作沒有很滿意,所以才要多了解別人在做什麼啊。我有同事說,他的下屬一直嚷嚷著說要內部轉調,但是問問他有興趣的職位是什麼之後,發現他對那個職位在做的事情完全不理解。就算真的有機會讓他轉職,也很難說他會不會去了發現幻想破滅,所以又想再換呢。

2 防衛心態
把「拿多少錢做多少事」掛在嘴上,覺得老闆就是要佔員工便宜,覺自己主動做那麼多只是吃虧而已。然而,換個角度想,何不把多做一點的部分,想成「免費學習的機會」?很多機會和資源,離開職場之後就沒有了,利用在職場的地利和關係之便,能夠去嘗試不同的職能角色、認識不同的人、了解不同的工作,這難道不是很珍貴的經驗嗎?等你真的累積到可以拿那個錢的實力,擁有可以到那個title的經驗,真的要走的時候,也不怕沒地方去了不是嗎?

上面這段話是不是很資方,讓人覺得很不是滋味呢?(笑)不得不說,和同事聊天(尤其是互相抱怨的時候),大家都很容易說「公司給你多少錢,你要做到這樣?」你可能會說,這種情況通常是我們被老闆「塞」了不想做的工作。然而,就算是在這種討厭的情況下,如果能夠換個角度想,把這些多出來的工作想成是機會,那又何嘗不是一場值得期待的大冒險呢?說不定能意外發現自己有其他專長。就算終究不喜歡,那也就當作認清自己不適合做某件事情就好。(說真的,我原本並不是特別想要帶人,但陰錯陽差當上小主管之後,發現這件事情也挺有意思的,我不是說喜歡管人,而是說能透過這個過程「學習」讓我很開心)

3小媳婦心態
覺得自己不能去撈過界,怕會搶到別人的工作,也怕老闆不允許…怕…很多事情。我自己就有這方面的問題,導致很多想法都只停留在腦中。去年舉手要去幫部門做新的系統內訓之前,就是卡在這個小媳婦心態,覺得我又不是負責人,這樣撈過界不好吧….之類的,猶豫了一個多月,但鼓起勇氣提出之後,獲得很好的迴響,不同部門的人也都來謝謝我的付出,同時也讓老闆看到我在這方面的興趣和能力。但其實主動去協助,其實大部分的情況別人都不會排斥的,尤其如果是別人給你機會的情況(或是老闆塞給你的工作),都代表別人覺得你有能力完成任務,所不要畫地自限。

4 二元對立
很多人覺得工作是喜歡不喜歡,老闆就是好和壞,所以想出來的結論也是一翻兩瞪眼,留下來或離職。但如果把工作內容分解,總會發現有一些工作的部分是你喜歡的,從那些部分去深究,應該會有不同的想法和機會跑出來。我自己已經經歷過這個分析過程,我大概知道這份工作裡我喜歡那些部分(跟專家討論、整合資訊、排版、幫別人上課),不喜歡哪些部分(跟業務開會、統計報表),每次想要考慮轉職的時候,我就再想一下我喜歡的那些部分,然後進一步去想,有哪些作法可以讓我喜歡的部分增加多一點,也去思考是否能透過科技或是流程的精進,讓我花費在不喜歡的部分時間能少一點。

要做到這點,我覺得必須要先處理好情緒,因為人在情緒下,很容易把力氣都浪費在抱怨環境或是憤恨不平上面。最近看到很多書都講到「二元對立」的觀點,前幾天分享的這篇為什麼有人會進步,有人永遠原地踏步‪?‬也有提到,凡事太執著於對與錯的人,很難進步。

Bryan建議,不管你是要轉職還是要斜槓,除非你對現在的工作憎恨至極,或是你非常確定就是要走某一條路,否則,最安全的作法就是「摸著石頭過河」,一邊了解、一邊尋找機會、累積經驗,慢慢更換自己的工作內容,自己重新塑造工作。這在最近另一集的大學人裡面也有提到「寧可在熟悉的地方學不熟悉的事,也不要一頭栽到不熟悉的地方學不熟悉的事」,就算現在的職場你不是那麼喜歡,但裡面總有一些資源、機會、人脈是你可以運用的。不要太去計較加薪、升官,不要總是覺得沒有拿那麼多錢就不要多做,雖然感覺很資方、很奴,但換個角度想,確實能讓自己心情舒坦點,也能冷靜地看到更多機會。