[思考] 與其一味追求公平,不如當一個善良的傻子 (326/365)

過去在管理學學過公平理論,員工會比較自己的付出和獲得的比值,和他人相比是多還是少。如果與他人相比獲得的程度相同,但自己付出的卻比較多,那員工就會減少付出以獲得公平。如果與他人相付出的程度相同,但獲得的程度卻較低,那員工可能會透過減少付出,或是要求更多獲得,以達到公平狀態。

過去,我不太去想公不公平,因為我覺得職場或人生,基本上很難有所謂完全的公平。不過,去年職場上發生一些事情,讓我開始觀察自己與別人的付出與獲得的狀況,當我知道自己付出過多之後,(實際上我只要付70%的努力,對別人來說就已經有100%了),我開始提醒自己,付出得差不多就好,因為人生還有很多事情值得投入精力,不值得全部都放在工作上。

不想則以,一想就停不下來。我意識到當我開始在意公不公平這件事情之後,我很容易把所有事情都放上天秤的兩端去比較。儘管我儘量朝向「自己為自己增添報酬」的方向去取得公平,但不得不說,比較有時候容易變成計較,不管是比較還是計較,久了都令人疲累。

[思考] 覺得不公平?除了減少投入外,想想非實質結果吧

最近工作非常忙,我發現這種不斷比較並追求公平的心態,容易讓自己變得不快樂。自己在判斷是否公平時,其實是有盲點的,人很容易會覺得自己付出得比別人多,卻忘記因為能力的不同,每個人付出的百分之一百的努力,達到的效果或產出可能就是不一樣。

只看結果的比較,容易讓自己低估了他人的努力。一直在心裡問「為什麼別人不多做一點」,無助於自己的內心達到公平。尤其在我們需要尋求他人幫助的時候,這種想法會反過來咬我們自己一口,覺得自己不應該這樣小氣,因為公平而對自己和對別人斤斤計較。

此外,在忙碌的時候,實在不值得再花時間和心力去計較,畢竟這些計算和比較,其實也都需要心力去執行。平時就算了,忙碌的時候還是把精力投入在自己可以掌控的工作上比較值得。比起一直去去看別人做了什麼,專注在自己可以跟想要做的事情上,心情反而會比較好。

與其一味追求公平,不如當一個善良的傻子,儘量去感謝別人的付出就好,吃點虧也沒關係。對我來說,投入工作帶來的成就感,以及感謝別人帶來的愉悅感受,比公平更容易提升自己對工作的滿意程度。

[學習] 學著跟壓力當朋友 (324/365)

這幾天工作莫名爆量,每天打開電腦看到接不完的案子,和充滿螢幕的紅色警示,就覺得壓力排山倒海而來。整天心跳都很快、呼吸也很急促,常常寫完一封信都會覺得有點喘不過氣。儘管我儘量不加班(身心狀態也無法支持加班),但火力全開工作一整天之後,下班都呈現腦袋燒壞的狀態,而且是那種無法停機的空轉,躺上床也無法立刻入眠,甚至做夢還夢到在接案子,整個人非常非常地累,好像怎麼睡都不夠。沒想到這麼剛好能在這種時候接觸到這個TED演講,讓我有機會轉個念,今天就試著用不同的心態面對我失控的心跳和呼吸。

壓力是對健康有害的,這句話我想大部分的人都不會有什麼異議。現代人工作壓力大,因此衍伸出很多壓力病,甚至導致死亡。這個TED演講的講者Kelly McGonigal是健康心理學家,她過去也一直在告訴大家壓力對人是有害的,應該設法避免。然而,有一個研究扭轉了她對壓力的想法。

這個研究結果顯示,壓力確實會提升人的死亡率,然而,這只在「相信壓力對人有害」的這群人身上有顯著的關聯性。相反地,這種壓力和死亡的關聯性,並未出現在另一群「不相信壓力對人有害」的人身上。如果你能理解壓力的機制,並與之共存,那將有助於減輕壓力對你的健康、存亡造成的威脅。

這個TED演講裡有兩個主要論點

1 身體的自然反應是為了幫助你面對壓力

人在面對壓力時會心跳加速、呼吸急促,這種感覺當然不舒服,但其實這是身體透過心跳和呼吸,輸送大量的能量到心臟,以讓你全身的細胞做好各種應變準備。面對壓力反應時認為壓力只有害處的人,血管壁會收縮造成血流比較難通過,反之,接納壓力並相信它也有好處的人,血管壁會比較放鬆,甚至來到和興奮、開心時差不多的狀態,加速血流通過。因此,何不轉念思考,把壓力反應想成「哇!我的身體正在幫我調整成能面對挑戰的樣子」呢?

2 壓力賀爾蒙把你帶向人群

催產素(Oxytocin)這種賀爾蒙,會讓人想要去接觸別人,簡單來說就是變得比較「社交」。面對壓力時,人體會自動分泌催產素,讓你比較想要接觸他人,藉此獲取支持或幫助。此外,催產素也有幫助細胞重新修復的作用。人體竟然有這種自然機制,幫助你不要獨自一個人面對壓力,實在非常有趣。

主持人在最後問了一個很有趣的問題,「有些工作就是壓力比較大,而人在選擇工作的時候似乎就決定了他得要承受的壓力程度,你會建議大家怎麼選擇工作或生活型態呢?」Kelly McGonigal的回答是,選擇能讓你「感覺到意義」的工作,因為追尋意義這個行為對人的健康是有益的。當你做出選擇之後,在工作裡面對壓力時,就可以運用上述的說法,相信壓力的助益並試著控制它。

[工作術] 面對稱讚如何回應,大方收下讚美吧 (306/365)

星期一早上打開信箱,收到來自大大老闆的信,莫名其妙的同時,才知道我上週協助的一個案子,業務滿意到不行,特地去跟高層長官稱讚了我一番,於是長官寫信來謝謝我,還用獎勵系統給了我一個小紅包。

(那個案子時間雖然很趕,但老實說,我不覺得有多難,我也就是照我平常在做事的方式處理,可能就是很幸運遇到懂得說謝謝的好業務吧?)

面對長官的來信,驚喜了一下之後想到,糟糕了,要怎麼回信啊?說來也奇怪,明明從小到大都期待被認可,但真的被稱讚,反而會不知所措。華人圈的我們從小被教導要謙虛,我爸媽從小都一直灌輸我「你就是一個驕傲自大的孩子」的概念,導致我長大以後面對稱讚都不知道怎麼回應。

儘管我在外商工作多年,但主要還是負責亞洲業務的案子,所以說實在的,很少真的被感謝或是稱讚。相反地,歐美人在表達感謝和稱讚的頻率比較高,對於這些讚美也較能坦率回應。當了小主管之後,我總是記得時時提醒自己要多多稱讚下屬,也深深感覺到要給好的稱讚真的不容易。然而,沒想到,回應稱讚也不容易啊。

昨天和英文老師討論起這個話題,也練習了在不同情境下要如何回應讚美,老師建議我以下幾點:

1 一定要說謝謝,不要只是傻笑

2 如果你真的認真工作了,那就大方承認

3 如果有獲得其他同事的幫助,別忘了提到是誰幫助你的

4 依照你的個性,適度地加點幽默(通常外向者比較適用)

5 不要在稱讚上面繞太久,簡短謝完就快點轉移話題

第二點對我來說最難,雖然我不會只有傻笑,但我大部分的時候都會說「沒什麼啦,都是有你幫忙」或是「這都是因為XXX幫我才能達到」之類的。然而,久而久之,我知道在歐美人的文化裡面,是你的credit就要大方收下,這種時候,其實應該要說 「Thank you! I really work hard and hard work pay off」就好。

另外,老師提到一點很有趣,就是「回應稱讚」可以讓人看出你的個性,是比較外向、幽默風趣,還是比較害羞內,我這次因為不太知道怎麼拿捏回應的分寸,請另一位比較資深的同事幫我看信,她建議我要多說一點我實際做了什麼,讓高層多了解我的努力。我後來也這樣寄信了,但說真的,還是覺得有點彆扭,因為就算我欣然說了謝謝,但我本身的個性還是不會在這種時候追加誇讚自己更多。

所以,就算網路上可以找到很多樣板,同事可能也會給你一些建議,但是再回應稱讚的時候,要記得提醒自己,這是很「個人」的,別人既然直接稱讚到你本人身上了,我們除了大方收下讚美之外,也別忘了用符合自己個性風格的方式回覆。

[學習] 不要讓投影片毀了你的簡報 (297/365)

在公司,我常常對於大家使用powerpoint的方式感到困惑,許多時候,客戶跟我們要資訊或是要報價單,都會要求要使用投影片的格式,我猜客戶這樣要求,也許只是因為不想看太多字,或是希望能看到更精練、或是視覺化的內容的。久而久之,公司內部的投影片變得越來越像簡介、海報、傳單、或是報紙上小專欄?大家把它當作一種呈現內容的格式,有些人甚至原封不動把word裡面的文字貼上去,就覺得自己做好投影片了。搞到最後,投影片似乎變成一種排版工具,似乎只是協助大家把自己的論點列點呈現,並且儘量保持好看的版面。

我知道大家都有難處,客戶就是這樣要求,想要看到資訊滿滿排版漂亮的ppt檔案而飛doc檔案,然而,這些投影片到口頭報告的階段,真的可以直接上場嗎?我可不這樣認為(更不要說很多人就算換到ppt檔案也沒辦法做到漂亮的排版,通常如果你不擅長把word排得漂亮,到ppt裡面也不會厲害更多)

這部TED演講清楚明白點出五個做投影片的原則,用幽默的方式提醒我們,如何避免讓投影片毀了你的簡報。當然,如果你簡報的目的又是不想讓聽眾聽懂,那又另當別論。我在聽公司的員工大會,常常都有一種感覺就是,台上那些高階管理者,根本就希望員工聽不懂吧。

1 一張投影片闡述一個概念

不要為了控制張數而把所有資訊都擠在同一張投影片裡面。重點永遠不是投影片的總數,而是你如何運用投影片輔助講話的內容。10張塞滿文字圖片讓人不知道要看哪裡的投影片,和100張沒太多字,但精心規劃能夠真的展現力量的投影片,哪一種好?

2 不要考驗聽眾的記憶力和注意力

要記住簡報時的重點應該是「講者」而不是投影片,投影片只是輔助講者的工具。人沒辦法同時閱讀文字又同時專心聽別人講話,因此不要再把word裡的段落直接貼上投影片了!

3 重要的內容應該最大(而不是標題!)

這點很好笑,投影片的樣板常常都把標題放最大,也很多人會一直苦惱標題名稱要怎寫,但是實際上,常常最重要的內容都不是標題。不要被樣板綁架,人是視覺動物,我們的眼球會很自然地從最大的物件開始看,因此,放大真正重要的內容吧,就算整個版面都給它也無妨。

4 調整顏色對比來強調強調重點

這點我覺得蠻細的,但是實際試過之後真的覺得效果不錯。比起用不同的顏色去標記或是加上底色,同一個顏色只要調整明度或是色彩飽和度,就可以透過顏色的對比來達到強化或是淡化資訊的效果。

5 一張投影片裡不要放超過6個物件

就算你只是列點,也千萬不要覺得句子短短的就在投影片裡一次列出十幾點,因為只要不能一目瞭然,聽眾就會下意識去「讀」,然後講者就有被晾在一邊了。

這部youtube影片是我在公司的簡報課裡面使用的素材,沒想到英文老師也把它拿來當作簡報主題的討論內容,因此昨天又再把這部影片看了一次,真心推薦給所有需要做簡報的人,就算有時候在條件限制下你無法完全照做(例如客戶就是喜歡字很多的投影片),但是在腦中建立這些概念是很重要的。

[學習] 運用Power Query & Power Pivot進行海量資料處理與分析 (294/365)

友直友諒有多聞,我最近深受我「多聞」的朋友們所惠。前陣子有個朋友說他最近在學習使用Power BI,想問問有沒有高手可以給她上些課,這位朋友之前曾經跟我討論過excel的一些問題,我也因此對她正在學習的Power BI產生興趣。

經過一個星期的摸索,我大概知道Power BI是什麼,也學會使用一些基本的功能。簡單來說,Power BI就是一個可以幫助你製作動態儀表板(Dashboard)的工具,只要做好資料的連結,設定好第一次的資料清理程序和儀表版設定,系統就能自動幫你更新資料,打開你的儀表板,所有的資料都能以視覺化的方式,同步展現在一個畫面上。我想這系統對於業務單位的人應該相當有用,因為打開儀表板,你就能對當下的銷售狀況、商品成分、地理分布等等有相當清楚的概念。Power BI可以在微軟的網站免費下載,有興趣的人都可以拿來玩玩看。

我還不是專家,但是可以提供大家一些學習資源,在我看了許多影片之後,我覺得這個人的Youtube說明簡單易懂,蠻適合初學者建立觀念的。

然而,在我摸索Power BI的過程中,我獲得最大的收穫不是Power BI本身。我最驚喜的發現是,原來Excel裡面有內建超級強大的資料處理以及分析功能,Power Query以及Power Pivot 的增益集(add-in),而Power BI有點像是這兩者的結合。

如果你的工作需要處理海量資料,偏偏你不會資料分析,也還不會用Power BI,那我想Power Query和Power Pivot是值得先嘗試看看的兩個功能

Power Query的功能是匯入資料以及清理資料。儘管我們使用Excel也能做到分割欄位內容、設定欄位內容型態、增加有公式的欄位等等的這些事情,但每次只要拿到更新的資料,我們都得要手動再做一次這些步驟。我想如果有類似經驗的人就知道,有時候麻煩的不是分析資料,而是清理資料的步驟。如果運用Power Query,我們只需要做好第一次的設定,以後載入的資料就都會以一樣的方式自動清理完畢。

Power Pivot的功能是進行資料與資料的連結,以及製作分析圖表。有時候,不同的系統會從不同的面向紀錄資料,而過去我們往往需要手動複製貼上,才能將資料順利連結到同一個報表上。當然,有新的資料出現時,我們也一樣得要重複相同的步驟,才能將資料同步整合好。如果運用Power Pivot,我們就算不會使用資料庫SQL系統,也可以輕鬆地進行資料與資料之間的連結並繪製圖表,一樣的,有新資料出現時,只要記得放入同一個來源檔案夾, 資料就會立刻顯示在你設定好的圖表上。

用文字講得比較抽象,這裡推薦兩部入門的影片,雖然是英文,但是內容淺顯易懂。

How to use Microsoft Power Query

How to use Power Pivot in Excel

光是想到這些功能能幫我省下多少時間,就讓我對他們充滿好奇而且躍躍欲試。你也許會覺得,反正我現在用excel原本的功能也用得好好的,何必要再學新的功能。但我覺得,多會一件事情,代表你有更多工具和方式可以運用,就代表你在處理事情的時候能有多一個選擇,也許你會驚奇地發現,你有更好的選擇,也不一定呢!

[工作術] 用Powerpoint畫組織圖 (290/365)

我的工作不太需要自己畫組織圖,但我常常需要跟各個部門索取組織圖來使用,很多時候那些圖的排版都不盡人意,不是所有階層都左右展開,搞到畫面長寬比例失衡,就是助理職的位置擺得不對。每進行一個調整,常常都是牽一髮弄全身,因此最近決定要研究VISIO的使用方式,希望自己以後遇到畫得很差的組織圖,可以乾脆自己幫他砍掉重練。

昨天稍微就一下VISIO之後,才發現原來一樣的功能在powerpoint上面其實就有了,只是我自己不知道罷了!至於我為什麼一直不知道,那是因為大部分部門的人給我的組織圖,都不是用Smart Art的組織圖的格式去畫的啊!難怪怎麼調都調不好。

也許對很多人來說這是家常便飯,但還是覺得值得寫一篇,紀錄我的新發現。

首先,繪製組織圖(或是各種階層圖)的時候,一定要記得選擇Hierachy或是組織圖的類型,如果沒選,後續的功能都不會顯現。

如果要增加階層,例如這六個Specialist都要在Manager底下,請先在Manager底下按enter,新增六個Specialist的框框之後,把六個Specialist全部選取,在按「tab」鍵,即可讓它們同步降一個階層。

同一個階層如果有太多人,容易讓畫面變得很長,這時候可以把所需的階層角色通通選起來,然後到左上角的Layout選單,選擇Both的圖形排列方式。

排列完會如下圖。

有時候還需要增加助理的角色,點選需要助理的那個角色後,來到左上角的Add Shape(增加圖形)的選單,選擇Add Assistant,即可增加助理的角色。(這功能只有在組織圖底下才會出現,也就是為什麼組織圖就一定要用組織圖畫!)

完成後大概就會是這樣。如果像要左右移動方匡的位置,按住Shift鍵再拖拉滑鼠就可以避免框框上下飄移喔!(Shift有維持一定高度的功能)

[工作術] 報告時先說結果,求助則要先說理由(280/365)

因為職務需求的關係,我們部門的人每天都要寫很多信,我們最常寫的是兩種信,一種是報告,可能是報告結果或是你的計畫和做法,而報告的對象通常是你的老闆或是同事。另一種,是求助,這可能是你名正言順需要對方在職權內協助完成某項工作,也可能是你求助無門,想問問對方是否可以協助。

在公司做事我們講求效率,如果是要跟「報告」,往往會選擇先說結果再說作法。然而,如果今天你是要「求助」,就應該反過來,你得要先說故事,再提出請求。有時候這都還不到動之以情的境界,只是你得要讓對方看到信或是聽到請求的第一時間,不要感到反感。

試想你是收信者,閱讀下面兩封信:

信件A

We’ve got an urgent request and I appreciate your help by today.

I’ve reached out to several person in these days but no one can help on this. We are running out of time and I remember you have help me last time on same topic so I wonder if you can help on this urgent request.

信件B

I’ve reached out to several person in these days but no one can help on this. We are running out of time and I remember you have help me last time on same topic so I wonder if you can help on this urgent request.

Your support by today will be appreciate.

哪一封信讓你感覺好一點?

雖然只是把請求和原因的順序前後對調,但讀起來感覺就是差很多。信件A的收件者,很有可能看到第一句話就產生排斥心理,覺得「為什麼是今天?你很緊急干我什麼事情」,信件B的收件者,儘管看完整信之後還是可能覺得你很緊急甘我什麼事情,但至少能在第一段先了解事情的原委,把你的理由讀進去

有時候,闡述原因的故事可能很長,請記得要把原因摘要,或是分段,並且把最重要的段落寫在前面。重點在於,讓對方不要在第一時間就反感想要關掉你的信,並且願意讀到最後。就算要拒絕,不爽的程度也會低一點。

[工作術] 內向者該怎麼進行簡報準備? (277/365)

昨天是一年一度的team meeting,這次我鼓勵下屬進行一個簡報,跟大家分享她使用系統的訣竅(她是真的很會用)。她和我一樣是一個內向者,而且甚至比我還要內向。內向者不像外向者,不用準備就可以輕易在眾人面前說話,還能講好講滿,然而,身為內向者,我自認我的簡報表現卻常常讓人看不出我很內向,也就是說,我通常還是能做出很好的簡報。(至少我自己很滿意)

陪她準備簡報的過程中,一面觀察她也一面檢視自己,內向的我是如何準備簡報的呢?透過哪些方式可以消除在公眾前面說話的緊張和不適?我歸納出以下幾點做法

用「寫」的方式講一次

對內向者來說,簡報的事前準備永遠不嫌多。我相信大部分的內向者,一定會好好地準備投影片,重複修改過很多次。然而,和我的下屬一樣,做完投影片之後卻一直遲遲沒有動力真的「開口」練習的人應該不少(畢竟這樣的練習非常耗費能量)

我自己的做法是,在真的開口練習之前,會先用寫的方式講一次,把想要講的內容打在投影片的備註欄裡面。因為對內向者來說,用寫的比用說的容易,在寫下講稿等於是讓我們在實際開口前,在心裡唸過一遍。寫下所有投影片要講的內容,也能降低實際開口練習的阻力,畢竟,有稿子可唸,就不用擔心開口會詞窮或緊張,大概唸個兩三次之後,其實也慢慢不需要看稿了。儘管大部分的情況,實際上場時我根本不會再看講稿,但是有寫講稿在那邊,心裡也會多一份踏實。

事先對問題進行準備

對內向者來說,與人互動或是接受來自他人的刺激,是相當耗費能量的事情。可想而知,在簡報的時候被觀眾問問題,對內向者來說是多大的刺激。為了降低這個刺激的強度,準備簡報的時候一定要先設想各種可能的問題,並且事先想好答案。如果那問題很關鍵,那不如就直接把它放到你的投影片裡,先發制人,這樣別人就沒辦法問你了。

除了對問題事先準備之外,對各種「情境問題」最好也要在心裡先有應變方案。我在準備簡報時通常會先想過,如果投影片突然無法放映怎辦,如果要demo的時候程式突然跑不動怎麼辦。相較於反應快速甚至可能可以聊天打屁掩蓋過問題的外向者,內向者需要的就是各種超前部署的緊急應變計畫。準備做得越充足,心裡的不安就能夠得越低。

簡報當天設法保持能量

雖然為了想要排解緊張、轉移注意力,你可能會想在當天用工作把自己塞滿,但因為簡報已經是很耗能的事情了,所以如果可以,簡報當天盡量把工作排開,或是提前調配降低工作量。正式簡報前一個小時,盡量不要安排會議或其他活動。如果不轉移注意力就會緊張怎麼辦?那就緊張吧!或是就多練習幾次,比起做一些不相關的事情來耗損能量,好好地正視自己緊張的心情,謹慎應對,反而還是比較節能的作法。

最後,無論是在準備期間,或是實際上場之後,一旦你開始懷疑自己,或是因為觀眾的反應而內心有所動搖時,別忘了時時提醒自己「觀眾針對的內容而不是我本人」!

內向者總是太在意外界對自己的看法,並且很容易把事情的好壞成敗都歸因於自己。例如昨天練習時,下屬一直有各種質疑,例如「我講這個大家應該都知道了吧」「我提出這樣的作法不知道老闆怎麼想」等等。事實證明,大家沒有都知道,很多人都紛紛表示真的學到很多,就連老闆也在簡報過程中頻頻點頭表示贊同。所以大部分的情況,真的都是我們自己想太多了。

所有內向者們,真的要相信自己絕對可以做出很好的簡報。看看那些口若懸河的外向者,很多人其實都沒有好好準備,只是台風很穩但言之無物呢。

[職場] 沈默是金?說錯的風險高,還是不被看見的代價大?(275/365)

最近一直在思考如何適時在職場上展現自己我,其實出發點並不是為了自己,而是為了我的下屬。因為在跨國團隊工作的緣故,下屬的工作狀態和表現,除了我之外,其他的同事和我的老闆其實很難直接看到,我當然會利用我和老闆開會的時候報告下屬的工作表現,但這和實際看到的感覺還是會有一段差距,或是印象沒那麼深刻。

我的下屬們都盡心盡力地工作,工作量和工作品質絕對是團隊裡的前段班,但看看現在團隊裡在帶人的人,或是沒帶人卻能見度比較高,升遷也較順利的人,其實都是比較會發表自己意見,或是擅於分享工作成果的人。這讓我不禁擔心起下屬們,再這樣安靜下去,未來要安排升遷或加薪的時候,可能會處於比較不利的位置。光憑我一個人說沒有用,在我的團隊裡,升遷的決定權百分百是掌握在我的老闆甚至是老闆的老闆手裡。因此,要怎麼樣被他們看到,除了是我該煩惱的,也是下屬們自己應該要好好思考的。

早上聽的這集大人學剛好就在講這個主題,節目裡主持人談到,雖然說伯樂要識馬,但「如果其他的馬都跑出去了,你還停在馬廄裡,那你也不能怪伯樂沒看到你。」

基於最近對下屬的觀察,我覺得他們目前最容易著手的點,就在於應該要積極地「多發言」,盡量多表達自己的意見,分享經驗和工作成果。

發言分成兩個部分,「怎麼講話」以及「講什麼」。怎麼講話,關係到的是你講話的語調、口氣、速度、聲音表情,如同我在[工作術] 控制你的聲音,電話會議裡的表情管理這篇文章說到的,這是可練習的

大人學這集請到過去曾任主播的蔡祐吉老師來分享經驗,他提到,練習講話最好的方式就是從模仿開始(他說他模仿的是李四端)。如果觀察到某些人講話的方式你很喜歡,聽起來很舒服、有說服力、容易引起你的注意,那你就去學他講話的方式,一但你學得像了,你的聲音也會自然而然創造出同樣的效果。

確實,我在講話的時候,時不時會故意想要模仿我的英國老闆,不論她的用字遣詞有多優雅,我最喜歡的其實是她的語氣、聲音質地和語速所營造出的溫暖的談話風格。沒錯,蔡祐吉老師也強調語速很重要,如果沒有適時的停頓留白,或是偶爾加快速度,那溫暖的聲音聽久可能會睡著,故意提高音調要引起聽眾注意的聲音,沒多久也會轉化成背景的白噪音。

除了講話方式之外,講話的內容當然重要,這就有賴職場的經驗累積,我在[思考] 提升職場能見度,別當工作機器人這篇文章裡面也有提到一些我自己提升職場能見度的方式。然而,對很多人來說(尤其是內向的人來說),最重要的是「要開口」。我們從小常常被灌輸沈默是金的概念,覺得少說少錯,然而,雖然不講就不會犯錯,但別忘了,不講也伴隨著不會被看到的風險。在決定你是否要繼續保持沈默之前,你得要試著衡量是說錯的風險高,還是不被看到的代價大。

不要把掌控話語權、提高能見度,想得太功利或太市儈。工作久了,一直不被看見是會難過的。我最近幾年的經驗,不被看到、不被理解的代價還是比較大,除了自己的努力不被看見之外,事後可能還會埋怨或是抱怨,心裡想說「那個一直講話的某某某講的明明就是錯的」,這種心理的不平衡或是不甘願,反而比講錯道歉的尷尬還要難紓解。

[工作術] 系統工具怎麼教,別人才容易懂?(274/365)

去年公司進行了一波系統的汰舊換新,在系統導入之前,我們開了一次次會議,還上了好多次的訓練課程,然而,實際上線之後還是亂成一團,大家苦不堪言。高層不懂第一線的苦,直說已經給你們上那麼多課,所有的Q&A和資料也都給你們了,為什麼大家還是不會用。

我精通該系統之後,主動開課教大家使用,同事們的回應都很正面,表示我的教學很「實用」,而上過我課的同事們,之後也真的能把我教的功能都用上,確實提升工作效率和品質。

一樣是系統教學,到底哪裡不一樣?

系統商給的課程,是依照系統選單,一個一個從左到右,從上到下講下來,整體而言,很像是把說明書整本唸給你聽。然而,聽完所有的介紹之後,我們還是沒辦法順暢地把所有的功能和我們的工作流程對照起來,就算知道所有的功能,也不曉得實際使用時該怎麼樣一步一步操作,也不曉得每一個步驟遇到問題或卡住的時候要如何處理。

身為第一批學習系統的人,我深知這種有如念說明書一般的教學真的沒有用(還不如讓我自己去看說明書),於是,我在設計課程的時候,是以「工作流程」為概念,並且參考實際的工作情況,製造一個「虛擬案例」,從頭到尾做一次給大家看

以「工作流程」為概念的好處在於,那些不在工作流程內的功能,就可以把時間省下來不用學。想想看,你平常在翻家電說明書的時候,也會先尋找目錄然後只針對自己需要的部分細讀吧。在還不熟悉基本流程的情況下,就硬要使用者了解所有功能,可能讓使用者產生混淆,放錯重點把記憶力用在記住那些可有可無的功能,甚至因此覺得系統很複雜、要記的東西太多,而進一步感到反感。

「虛擬案例」則是一個很好的練習,因為我們使用系統往往是為了處理某個需求,把需求轉化成為系統裡的每一個步驟,需要想法的轉換。因此,透過一個案例,一步一步去思考,如果要達成A需求,第一個步驟要做什麼,點選某個選單之後,下一步可能會看到什麼畫面,要做什麼判斷,透過案例的練習,一步一步問使用者「接下來想怎麼做」。我在上課的時候會像演戲一樣角色扮演、自問自答說「如果….我會想要」「萬一發生這種情況…我還可以」….帶領使用者經歷從想法到行爲的轉換過程。

職場上,很多事情都是做中學,但是不見得所有事情都有間讓你做十遍之後慢慢學會。教學得時候更是,在大公司裡面,我們常常需要一次教很多人,並期望達到教一次大家就都要會的效果。在教學習融入工作流程,並提供虛擬案例,其實某種程度就是在提供大家做中學的機會,只是這是「試」做,錯了也沒關係。

此外,身為教學者,已經是super user的我們要小心不要落入陷阱,覺得一定要講很難的功能、很難的案例才能彰顯自已很厲害。教學的重點是要讓大家會用,不是要炫耀你多厲害,或是彰顯使用者有多不會。切記,教學的時候不要一次就挖得太深,在設計案例的時候,使用率最高功能要先掌握,發生率最高的情境要先納入,讓使用者先能處理大部分的需求,建立對系統的熟悉度和信心之後,再找機會給一些進階版的功能,或是將這些進階內容寫成講義發給大家就可以了。

這篇文章分享給大家也提醒自己,因為我今天在設計後天要教學的VBA工具的時候,竟然差點就要變成念說明書的教學法了。