[思考] 把問題規模縮小到「我」的層級 (257/365)

職場上,同事們聚在一起抱怨工作、抱怨老闆、抱怨公司,是很正常的事情。我也會抱怨,但我不喜歡抱怨太久,我會聽同事抱怨,也不會在同事抱怨的時候出言阻止,但是,我總是會設法在抱怨的最後,把話題轉向「可能的解決方案」,這也許是「結束抱怨」或是「想想我們能做什麼」。

最近在讀的一本書《你問對問題了嗎》裡面就提到,「我們心裡總會感到一股誘惑,想把問題的規模拉高到某個自己沒辦法真正做些什麼的程度」,這是一個比較輕鬆的作法,因為你可以兩手一攤說「我束手無策,因為這不是我可以控制的事情」,然後給自己理由什麼事都不要做,只要繼續抱怨就好。

世界上有兩種事,一種是你可以控制的事情,另一種是你不能控制的事情,而不能控制的事情好像永遠比能控制的事情多。突如其來的壞天氣、地球的地心引力、業務總是出一張嘴、公司高層決定購入的新系統等等,這些事情可大可小,但都是我們不能控制的。你不會想要去控制天氣或是地心引力,甚至根本不會想多花力氣去抱怨,但我們卻常常會去抱怨後者,這也許是因為那是「人為」的,我們總覺得「如果別人願意改變」那問題就可以解決,但是別忘了「別人」,尤其是「別人的行為」其實也是我們無法控制的項目。

「思考問題的時候堅持要拉高到這種系統層級,就可能因為宿命論,而變得好像非得完成把海洋煮沸之類的任務,讓人感覺無力」

摘自《你問對問題了嗎

除非你是公司的CEO或是已經爬到能呼風喚雨的位置,不然大部分的時間應該都會覺得就是組織裡面的小螺絲釘,沒辦法改變大多數的事情。

舉例來說,公司去年在高層的主導下,換了一個新系統,當初天花亂墜地說這個系統會「make our life easier」,結果不要說easier,根本就是bring everyone to the hell。一開始,同事們一直抱怨(其實到現在還是有很多人在抱怨),我也不例外。但過沒多久,我試著轉換想法之後,反而能將此視為一種挑戰。在停止抱怨之後,我們試著從「自己」的層級出發,找到可以做的事情。

source:《你問對問題了嗎

系統很爛怎麼辦?有沒有可能在現有的功能上,優化自己的使用流程?畢竟這個系統對你來說很爛,但他可能在別的公司很管用,問題只在於適用性。我們的層級無法決定公司是否要重新採買一個系統,那何不試著去改變自己使用系統的方法?我也把部屬們拉進來,一起思考如何在系統限制下,讓我們至少能夠保有過去工作的效率,不要因此被系統拖垮。我們甚至一起探索、測試,試著去找出這個新系統少數的可取之處。

最近,老闆希望我們做一個簡報,跟大家分享我們使用系統的方式,她說「我想沒有任何一個地方的人能把系統用得跟你們一樣好」。

抱怨可以抒發情緒,但抱怨久了,甚至把抱怨當成習慣,那對工作、對你與同事的關係、甚至對自己都沒好處。因此,如果真的想不到解決辦法,那至少要試著移轉自己的情緒,適時結束抱怨,才不會讓自己或是團隊一直處於情緒低潮的狀態。

積極一點的作法則是,設法在自己的能力所及範圍找到可以改變、改進的項目。與其把所有的問題和無力感都歸咎於外部不可控制的項目,不如設法專注在我們可以控制的事情上。換個角度,把問題想成一個挑戰。在「我」的層級思考自己能做的事情,這除了能讓自己好過一點,也是一個發揮創意的好機會。你要說是苦中作樂也好,但至少結果有「樂」就好,不是嗎?

[思考] 能選擇的幸福 (240/365)

台北進入自主封城的狀態已經超過一週,政府大力呼籲大家沒事待在家裡不要出門,社群軟體上的同溫層紛紛再分享,那些網購通路可以買到食材,不會煮飯的人也都運用各種美食外送平台張羅三餐。

上個週末一面看記者會,我一面跟老王說,其實只要網路上能買,真的不需要出門,真不懂為什麼有人就是不網購?老王回了我一句話「不是每個人都會網購,也不是每個人都有錢能叫外送」,聽到這回覆的當下,我發現何不食肉糜的昏君。

上週我發表了三篇文章,分享我網購各類食材的經驗,引來不少朋友私訊討論,但其中也不乏有人告訴我「我媽就還是想要去傳統市場」,這些還是想要去傳統市場的媽媽,有的是不信任網購食材的品質而不願意網購,但也有許多是「不會」網購、也不曉得要如何在美食平台訂餐了。

回想老王不在家工作的日子,要叫外送也是得為了運費斤斤計較,試想如果是一個人租屋在外的人,要餐餐叫美食外送,錢包也是要夠厚。購買食材自煮的限制更大,以我家附近來說,熊貓超市和家樂福的生鮮雜貨外送已經關閉一個星期,熊媽媽買菜網的配送時間也都要排到一週之後,網路上能購買的食材雖然很多,但租屋在外的人,或是兩人的小家庭,往往都沒有大冰箱可以冰食材,不是不會買,而是不敢買。

確實,礙於能力、財力、空間等限制,許多人是「沒有選擇」的。

這讓我想到瑜珈課堂練習上,老師曾說「雖然A做法和B做法都可以完成動作,但我都會去學,然後選擇一個我比較喜歡的方式,我喜歡『可以選擇』的感覺」。選擇,能帶給人幸福感。

自主封城的這一週,我更近一步地感覺到自己有多幸福,因為平日的累積,讓我在生活空間受限的日子裡,還能保有許多選擇權,例如:

  • 因為會煮飯,所以我能選擇自煮,也能在疲累或是想換口味的時候叫外送
  • 因為一直以來的運動習慣,讓我累積足夠的運動知識,所以我能選擇在家運動(重訓、有氧、瑜珈、揮拳)
  • 因為上過花藝課,所以除了買別人包好的花束,我也能在疫情期間選擇購買花材包來自主練習
  • 因為會三國語言,讓我進入有在家工作彈性的公司,所以我能選擇不出門在家上班
  • 因為有穩定且夠用的薪水,所以能夠較不猶豫地,選擇用金錢換取各種方便的服務(購物、在家看電影等等)
  • 因為有電子閱讀器也裝了台北市立圖書館的電子書APP,所以不出門也能持續閱讀
  • 因為會騎車,所以逼不得已得要出門的時候,能選擇不搭大眾運輸工具

歸納起來,之所以能選擇,都得感謝自己平日的學習和累積,讓自己擁有能帶著走的能力。儘管學習的過程可能痛苦、挫折,就算沒有達到登峰造極的程度,但所有的累積都不會是白費的,所有的能力都能讓人生在各種情境下,有更多選擇,讓人不管在任何情境之下,都能找到突破限制的方式,盡量感受幸福。

[思考] 與其執著於道歉,不如把重點擺在下次如何避免問題 (231/365)

其實很想遺忘這件事情,因為是自己難得一見的職場大失態,雖說失態,論「事」本身我並沒錯,可以理直氣壯,但「認真對同事生氣,而且藏不住怒氣」這件事情,對我來說是很嚴重的失態。

事情是這樣的,週ㄧ晚上十點中國同事寄來一封需求信,內容是中文,信上寫「因為客戶交期是週五,所以請於週二完成」。週二早上十點,這位中國同事又再寄了一封信來催促,問我們到底要派誰支援。

這信一開始寄來的時間是晚上十點,台北的我們都已經下班,當然沒有人回應她。隔天早上大家九點十點才開始上班,所以還沒回應也很正常。最令我不能理解的事,因為「交期是週五」所以「週二要完成」,這個因為所以根本就沒道理。

收到第二封催促信之後,我回了一封信給這位中國同事,跟他說我們需要足夠的時間處理案件,既然客戶最終交期是週五,我們就是週五會完成。針對她的需求有些問題,我也一起列在信件裡面請她釐清。沒想到,原本信上要我們週二完成的她,不要說週二下班,一直到週三中午都沒有給我們任何回應。我只好再寄一封信去follow,結果也是石沈大海。

這讓我有點生氣了,時間設定得趕得要命的也是你,都沒回應的也是你,所以我們到底要不要在工作量滿檔的時刻,再設法抽出時間幫你趕?你這案子到底是週五要完成還是已經過期?沒有一個聯絡、一句說明,到底什麼意思呢?

於是我打了一通電話給這位中國同事,我問「請問這個案子現在是什麼狀態?你到底是哪一天需要完成呢?」她說「我已經盡量幫你們爭取時間了,我一收到客戶的需求就……」。她完全沒有回答我的問題,卻急著告訴我她覺的她的處理很妥當。我只好再問「你信上寫星期二就要完成,但一直到現在我沒交出來你也沒意見,所以請問是週五完成就可以了嗎?」她立刻說「不是的,我週二只想要確認是誰會來負責這個需求而以,不是要你們完成啊」

這就好笑了,我們台北有三個人,每個人對她的信件的解讀都是「週二要完成需求」,這到底是我們理解力不好,還是她表達有問題呢?

我只好跟她說「但我們台北三個人對這封信的理解都是週二要完成需求呢」,她繼續辯解「不是,我指的是確認負責人」。這個鬼打牆的對話進行了三回合之後,我已經沒有辦法好聲好氣地跟她講話了。這個愛辯的人開啟我的辯論開關,也觸發我的生氣機制,我語調變快,講話開始不留情面,我當下想要讓她知道,你已經惹到我了。

不管是對於自己沒寫好的需求信,還是沒有及時回應澄清的部分,這個人就是不道歉,甚至連一點不好意思的心態都沒有。她竟然還跟我說「你不要生氣」,好像我生氣很莫名其妙似的。

我當下只想快點結束這電話,我跟她說「我不想再跟你爭辯了,反正我們週四才會把需求完成,等一下請你依照正確的步驟在系統裡把需求處理好,我希望不要再有錯」

半小時之後,對方送來的需求還是有錯。這個人還稱不上老鳥,但也不是那麼菜,我覺得需要跟她老闆溝通一下,進公司這麼多年來,我第一次去escalate別人。

她老闆是一位大而化之,對員工採取放牧式管理的人,所以,雖然我去escalate,但心裡也對於這位老闆的回應沒有太高的期待,我的目的是要給這個死不認錯的人警告,讓她知道不要以為做錯事沒人會知道

然而,沒想到她老闆的回應,卻讓我上了一堂課。

我說明事情的來龍去脈之後,她老闆問我「所以最大的問題就在於一開始的溝通錯誤吧?」

儘管我補充說明,「他後續都沒有任何溝通也很有問題」但我覺得他說的沒錯,最開始的導火線,其實真的就是需求信裡面的一句話而已。

我告訴她老闆,我們兩個部門合作不是一天兩天的事情,大家也建立的深刻的信賴關係,但我們仍然需要被尊重,也需要清楚和即時的溝通。

她老闆回答我「以事情本身來看,我你們兩個已經討論出解決方案了,感謝你的聯絡,讓我知道這件事情,這有利於我們未來進行改進。我相信這位中國同事應該也從這件事情裡面學到了一課,知道一開始的溝通錯誤,可能為後續的事情處理帶來很多問題」

看到這段回答,我當下覺得真的是高手。

第一,他先把焦點放回「事情本身」,確認事情沒問題了。第二,他謝謝我給他即時的回饋,第三,也是我覺得最厲害的部分,他沒有跟我說他會去責備或是檢討這位中國同事,而是告訴我「我相信這個同事已經學到寶貴的一課」

過了一天,其實覺得自己還是有點氣,不懂自己到底要為了一個沒禮貌的人氣成這樣,也氣自己為什麼沒能壓住情緒,沒能進行更有智慧的對話。我想,我其實是想要一個道歉,但我明知我不可能獲得道歉的不是嗎?

道歉對於很多人來說很難,不管在組織裡面的什麼位階,什麼角色都是。與其執著於對方的道歉,不如像這位主管一樣,把重點擺在「下次不要再發生一樣的問題」的討論上,還比較有建設性。

[思考] 即時回饋的重要性(229/365)

你有沒有一種經驗,腦中有一個超棒的想法,覺得提出來一定會對團隊有幫助,你興高采烈地與團隊成員分享,但你的信件或是談話卻有如石沈大海一般,不要說回應,連一點水花漣漪也沒被激起。一個星期後,老闆或同事才很像「突然想到」似的,跟你說「你上週提的想法真是太好了」,儘管結局看起來是好的,但在這一個星期的過程中,你想要分享的熱情已經被澆熄,你甚至可能不斷質疑自己「是不是提出了一個笨點子」「是不是其實其他人根本不贊同我的想法」「是不是根本就不值得這樣做」。

我現在所處的團隊雖然不大,但是同事分布在全球各地、跨越各個時區,所以大部分的溝通是是靠email,有什麼資料被更新了,有什麼新規定需要被遵守,或是誰有什麼新想法想要提供給團隊參考,大部分都是以信件傳達。

我時常分享一些可以提升業務效率的小撇步或是工具給團隊成員,或是提出一些問題想要與團隊成員討論,然而,這些消息放出去常常都需要經過很長一段時間才能獲得回應。儘管我終究會獲得回應,而且多半是正向的,但這漫長的等待過程卻往往令人感到挫折。我寧可在寄出訊息的當天甚至五分鐘之後就被反駁、被質疑,都比這種被「冷處理」的感覺好上許多。

我可以理解,大家每天都有案子要交,每個人都有各自的優先事項需要處理。老實說,我自己也難免會把收到的資訊壓著之後再看,遇到同事提出的各種想法,有時候因為沒有交期限制,而且也不緊急,所以我就會先放著不看。沒錯,我自己有時候也會是那個過了一星期才突然有反應的人。

其實,就算當下無法吸收資訊,還是可以簡單地回個訊息,例如「好像不錯,我之後有空來看看」,「我不太懂,之後再來研究」「我不贊成,真的有必要嗎」之類的,不管收到的回應實際內容是正面還是負面,但「獲得回應」這件事情本身,對於提出想法的人來說就是一種鼓勵。

但最近深深體驗到這種熱臉貼冷屁股的感覺非常不好受,己所不欲,勿施於人,期許自己以後面對同事傳來的各種訊息,第一時間至少要做到簡單回覆。畢竟,沒有人會想要持續把石頭丟到深潭裡,如果提出的意見或發出的訊息一直沒有獲得回應,這樣這個團隊將會越來越安靜,越來越沒有人願意分享資訊、貢獻經驗。

[思考] 另一半要找有共同興趣的人比較好嗎?(226/365)

昨天跟一位單身的朋友聊天,她最近透過透過交友軟體積極地在尋找合適的對象,跟幾個人開始聊天,也約了幾個人出來見面。聽她敘述心目中理想的對象,以及實際上渴望的關係的狀態,覺得很有趣,然後想著,也許幾年後她也會發現,在愛情或婚姻裡面,理想和現實往往不同,理想之所以是理想,就是因為那是一個想像。當然,我不是說我的現實狀態不理想(我現在很好!),但剛開始交往時,老王真的跟當初我心中的理想對象的想像完全不同。

聊著聊著,她問我,找另一半是不是要找有共同興趣的人比較好啊?她的理由是,這樣比較可以有共通話題,才可以一起去做很多事情、一起相處,若非如此,在一起好像沒什麼意義。

然而,我覺得不一定,因為我和老王基本上就沒有共通興趣啊?我總是有很多想嘗試的事情,也有很多持續多年興趣,但是這些事情多半老王都沒有參與。而我們的關係也沒有因此變差,話題也不會因此變少,或覺得生活沒有交集

我告訴她,與其說要找一個有共同興趣的人,我覺得不如找以下三種人:

不會擋你去做你想做的事情的人

我聽過有些朋友(尤其是已婚的),想要去做一些事情的時候,另一伴會不樂見,例如覺得跳國標舞會跟男生太接近所以不希望女生去,覺得打泰拳容易受傷所以不希望女友去,覺得都已經出社會了,週末還去上課進修根本是浪費時間所以不希望女友去…..等等。

每個人都有自己有興趣的事情、想做的事情、想去的地方,就算另一半沒興趣,你還是可以跟朋友、夥伴一起去做不是嗎?兩個人有不同的生活圈,不同的體驗,彼此互相分享不是很有趣嗎?重點是你要「可以」去啊,如果另一半不支持,或是在旁邊冷嘲熱諷,這就很容易成為衝突引爆點。

願意聽你說話的人

人都希望被理解、傾聽,我們不見得需要親自經歷,但我們必須能傾聽、能同理。就算兩人彼此的興趣不同,我覺得只要雙方「對彼此的生活」有興趣,願意聽對方的分享,自己也願意分享給對方聽,那就是一件很可貴的事情。

老王就算不會插花、也不會打泰拳,但他還是願意聽我說今天的花有多難處理,今天的泰拳對打有多麽崩潰。我就算不會寫程式,也會想知道老王面對什麼問題,他跟同事發生什麼有趣的事。

我覺得很多人之所以覺得兩人要有共同興趣比較好,是因為許多人對於沒興趣的事情,連聽都不想聽。但是你面對的是你喜歡的人啊?重要的不是他有興趣的是什麼「事情」,而是身為另一半,我們應該要對彼此「經歷」的事情、「感受」、「體驗」有興趣才對吧。

能夠靜靜地在一起一整天的人

成為另一半就代表有很多「沒有特別要幹嘛,但卻得要一直在一起的時刻」,畢竟人不可能無時無刻都有活動,或是隨時都在旅行吧。因此,兩人是否能在同一個空間裡面都安然自在,在共享空間時間之際,又不覺得被打擾,是相當重要的。

我跟老王就常常這樣,一個人在工作的同時,另一個人在看日劇,一個人在看動畫的時候,另一個人在看書。我們無法、也不會想要逼迫另一半陪我工作、陪我看日劇、看動畫、看書…。能樂見另一伴跟自己在同一個空間、時間裡面做自己,能夠舒適地陪伴彼此,才能讓生活過得更自在,走得更長久。

[思考] 公司不是民主社會,出錢才的是老大(225/364)

常常會聽到有人抱怨「老闆不懂」、「老闆不公平」,早上聽了這集大人學podcast〈EP148 提出完美方案老闆還是不滿意?可能你搞錯了做事的順序〉,裡面有一段話真的是醍醐灌頂,「不要覺得公司是民主社會,凡事講求公平…公司就是老闆出錢創立的,要來達成「他(老闆)」想做的事情」。

就算老闆口口聲聲說我們經營企業的目的是要造福社會、是要完成什麼遠大的改變世界的願景,但真的不要忘記,這些聽起來充滿希望的美麗話術其實都有要在前面加上一句,「用老闆喜歡的方式」做「老闆想做的事情」以達到上述那些美麗的願景目標。

也許你直接對上的老闆不是親口說出這些願景的CEO層級,但別忘了,你的老闆、你的老闆的老闆,他們的所作所為,其實都是在為了「最終的老闆」服務,但偏偏每個人又都有私利,所以你在面對你的老闆時,除了要幫助老闆服務最終的老闆,也是要服務你的老闆。

簡單來說,老闆有他要服務的人(目標一)以及他自己想要達成的事情(目標二),當然,我們也有自己的渴望(目標三),所以我們所做決策、行動,其實要設法在上述三個目標裡面找到平衡點。

許多人、包含我自己也是,常常會只看見自己想要的(目標三),無論是升遷、公平、對錯…..,只要這個目標沒被滿足,就灰心喪志、憤恨不平,好在我的職場前輩常常提醒我一件事「不要搞不清楚誰才是老闆,只要你老闆不在意,那都不重要」。

你做錯一件事情,如果對你老闆來說那件事情根本不重要,那你也不用太難過。你覺得自己完成一個豐功偉業,但如果這件事情對你老闆來說根本不重要,那你再怎麼自得意滿也沒用。雖然上述概念對於胸懷大志的年輕人來說可能很難以接受,但事實真的就是如此。

「出錢的是老大,打考績的最大」,雖然很不願意這樣說,也很討厭聽到這句話,但除非你有半澤直樹一班的胸懷,最終目的是要把高層全部都打得落花流水,自己進入董事會改變公司的體制和目標,不然,在你生氣難過的時候別忘了提醒自己,你要在意的是你老闆在意的事情,老闆不在意的事情,你真的不用太在意。

[思考] 把證明自己存在的方法,掌握在自己手上 (221/365)

在五一勞動節看到這篇文章〈工作的目的不就是努力工作嗎?記得你是誰,別讓工作等於你〉,想要送給那些為工作賣命到沒日沒夜的朋友。

文章的第一段就給了我一記當頭棒喝,「如果我沒有忙到喘不過氣,我就不覺得自己有努力工作。」絕對不會工作賣命到連生活都沒了的我,常常勸說身旁那些加班無上限的朋友們,多把時間留給自己,但他們總是百般無奈,別人救不了他們,他們也救不了自己。

作者引用《讓你的脆弱,成就你的強大》的內容:「人們傾向用工作來證明自己的意義,把工作和自我定位合併檢視之故。我們會這樣告訴自己,「除非我有工作,否則我一無是處」,「我做不到,所以我那麼弱」,我們以為我做的事代表我這個人。」

上面這些話令人頭皮發麻,這讓我想到有些人會用一些傷害自己的行為,讓自己痛苦,透過這些痛苦的感受來證明自己的存在。

親愛的朋友同事們,如果要讓自己痛苦才能證明自己的存在,那請你去重訓或是運動,把自己搞到全身酸痛吧,那請看自己喜歡的小說或是進行延遲已久的創作,讓自己熬夜到精神不濟吧,那去談一場轟轟烈烈的戀愛,讓自己心力交瘁吧,證明自己存在的方式有很多種,絕對不會只有工作。

當你把自己完全賣給公司,那你只會一天比一天更害怕,一天比一天更依賴,你會更在意老闆、同事的一言一行,你會容易為了工作上的小事患得患失。千萬不要覺得有什麼事情是「非我不可」,因而在下班時間也不敢不回訊息,或甚至不敢請假,試想如果今天你就是出了意外人在醫院,老闆和同事是否還是會想辦法把你未完的工作完成呢?你要讓某趟旅行最深刻的記憶,是突然打開電腦加班的時刻嗎?

工作絕對是人生很重要的一塊,這我們不可否認,但它絕對不會是你的全部。如果你突然因為任何原因(健康因素、裁員、等等…)而無法工作了,你還能做些什麼?你和別人介紹自己的時候,如果不用名片的title和自己的職務敘述,你還能說出什麼代表你的特色?想想上述兩個問題的答案,是否能讓你嘴角上揚?這些答案也能證明你存在的意義,而且你不需要受到痛苦折磨。

我要感謝跟我熟的前輩,她的負能量話語幫我建立了很棒的觀念,時時提醒我不要把自己賣給公司,她告訴我:

「沒有任何人是無法取代的,『非你不可』這種話只是老闆拿來誆騙你用的,你提離職之後老闆下一秒就轉身去請HR開缺了」

「不要妄想從老闆獲得成就感或讚美,因為就算你真的聽到,你也回懷疑那是否是真心的」

「不要太感謝公司給你的加薪或獎金,對你的努力來說,那只是剛好而已」

「不要以為你很痛苦,老闆就會獎賞你的功勞和苦勞」

「老闆不見得會感謝你加班,可能會覺得是你效率不佳」

雖然我大部分都還是抱持正向樂觀的態度,但我不得不說,時不時聽一聽這些話,真的有助於自己保持冷靜,把證明自己存在的方法,掌握在自己的手上。

[閱讀筆記] 機會不是給準備好的人 (220/365)

昨天去圖書館取預約書,順便在到書架區晃晃,發現職場相關的書籍標題都好聳動,那些標題都好像在吼叫一下,例如「不懂OO就等著累死」或是「一定要知道的XXX」,「菜鳥QQ的生存之道」之類的,反正你如果不會OO可能就會完蛋,不知道XXX就不應該,要活下去就要懂QQ生存之道,若不知道情境是「職場」,要說這些書是什麼叢林生存術、或是如何在孤島活下去之類的好像都很合理。

在這一系列吶喊型的書標中,有一本以「疑問句」作為書名的書吸引了我的目光,書名是「上班,辭職,還是撐下去?」拿起書來,斗大的問號讓我彷彿看到一個絕望的上班族,這書名豈不是同事、家人、朋友們每天真實在討論的問題嗎?

上班,辭職,還是撐下去?:一個職場倖存者的48個反向思考

雖然我現在沒有書名的困惑和痛苦,但其中有一章的標題吸引了我的目光「機會不是給準備好的人,是給有時間、有勇氣的人」。

我們常常聽到「機會是留給準備好的人」這句話,並且總是把重點放在「準備」,我們認真工作累積經驗,扛下重任建立聲譽,總覺得自己只要用心準備,等到「準備好了」的那一天,就能無所畏懼、不顧一切地接下所有來到面前的機會。

然而,事實並非如此,因為現實世界裡會有兩個很實際的問題:

1 你不可能知道自己何時才算準備好

我們在報章雜誌上看到的成功人士的故事,都是用回朔和歸納的方式告訴大家,某某人就是當初累積了多久的實力所以才能成功,然而,如果真的去問那些成功人士,其實可能並沒有一個真的覺得「好了」的時間點。畢竟面對自己沒有嘗試過的新工作、新任務、新挑戰,永遠沒有辦法預期會有什麼突發狀況,你覺得準備得再好,在遇到困難的時候都還是會感到自己的不足。所以如果一直要等到準備好,我們可能會永遠在等待,因為「準備好」是個假議題,根本不存在的。

拿我自己的例子來說,去年英文老師建議我可以為我的組員上內訓課,自己規劃課程當講師的時候,我原本不太願意,因為我覺得我沒經驗,也怕自己準備不好。

依循今年要「玩樂」以及「挑戰新事物」的目標,我豁出去,幫自己的組上了一堂內訓課,後來也主動提出幫隔壁10幾個人的部門上課,沒想到最近接到內訓部門的聯絡,有機會參加講師培訓,成為公司內部某一門課的講師。直到現在,我都不覺得我真的準備好了,我可能會做得不完美,甚至可能會搞砸,但但是如果沒有跨出第一步,何來的累積經驗?沒有真槍實彈上場,怎麼知道自己準備到哪了呢?

當機會找上你的時候,代表別人已經覺得你已經優於其他人,已經具備入場的資格和能力了。

2 如果沒有時間,準備得再好都沒用

職場上大家抱怨工作量太大、工時太長都是家常便飯,有些同事會用有點羨慕或是有點酸的口氣跟我說「我根本沒有時間去參加什麼課程」「我根本沒有時間去做XXX」「現在的工作都做不完了,怎麼可能還主動去執行XXX」。我當然知道大家都有苦衷,也知道很多現實不是我們可以控制的,但我還是會鼓勵朋友和同事們,盡量要騰出「自己的時間」。

在規劃工作時間的時候,千萬不要把時間表通通塞滿,也不要把自己的產能安排到100%,這不是要偷懶,只是你要確保自己能有5-10%的時間彈性,來面對突發狀況,所謂突發狀況,也包含了突然出現的機會。

公司的內訓講師培訓過後,內訓部門要我們提出自己可以幫忙上課的時間,然而,大中華區等了一個星期卻只有我舉手。一起參加內訓的同事中有幾個我認識的人,我想他們不參與的原因應該是因為太忙了吧。說真的,在各種課程或是開會的時候,常常會看到有些人在場卻心不在焉,或是上課或是討論到一半又跑去處理別的案子,我其實都覺得很可惜。也許很多人會覺得永遠把工作擺在第一,是一種負責任的表現,但很多時候,在行動前問問自己「這件事情真的現在不做不行嗎?」

如果覺得有很重要的課程想上,或是很想嘗試的工作任務,那就設法先把時間訂下來,不用跟別人解釋太多,在行事曆上把時間定下來就好。然後,千萬不要因為後面跑出來的會議或是其他事情而妥協,要把「你想做的事情」看得跟那些工作一樣重要。

工作永遠都不可能做完,時間永遠都不可能夠用,重要的是你想做完什麼,還有你怎麼安排時間

最後分享書中這段話,給覺得機會總是論不到自己的人:

「若想抓住不同的機會,我們應該好好安排時間,讓自己保有抓住機會的空閑和餘裕:此外,多點勇氣去相信自己累積的一切吧,因為誰都不會知道自己準備好了沒,但你永遠可以跨出嘗試的第一步。」

說說這本書

  • 誰適合看?
    如果你常常在問自己標題的這個問題,那應該蠻適合你的,也許是這一年多來看了很多類似的書,作者的想法其實也和我蠻像的,所以一面讀我一面覺得「對!就是這樣!沒錯」,但看完好像沒有太驚奇。如果你覺得你和我是很不同類型的人(就是特別想不開的那種),那也許可以翻翻這本書。
  • 需要分析閱讀嗎?
    不需要,看看目錄,挑自己有興趣的部分看就好啦,裡面很多黑色幽默和腹黑的反向思考,也許能讓你看開一些事情。
  • 值得留在書架上嗎?
    不需要,除非你真的太想不開,可以考慮當輕鬆的床頭書,時時撫慰一下上班族的心靈。

[思考] 我為什麼開始學習VBA?再給自己一次挑戰的機會(218/365)

為了把工作裡面最討厭的部分(處理excel raw data)的工作自動化,我這一兩週開始練習寫VBA。一面寫、一面卡關,一面在想我到底為什麼可以忍受這樣討厭的工作五年多,為什麼我沒有早一點開始嘗試用VBA來解決這件事情呢?而我現在又是為什麼突然鼓起勇氣,願意踏出嘗試的第一步呢?

VBA是一種運用在Excel裡面的程式語言,同時包含了Excel以及程式這兩種我最懼怕、討厭、倒胃口的元素。

VBA是程式語言的一種,我對於程式語言的恐懼和排斥,來自於高中電腦課學習C++的挫敗感。高二有一個學期的電腦課要學寫C++,期末作業要用它寫出一個吃角子老虎的遊戲。完全忘了當初學習的過程,總覺得我還在爬,同學們都已經在跑在飛,期末的作業完全是靠同學完成的。我想,也許是因為那本很厚、排版又很醜的C++課本讓我在看到書的那一瞬間就先倒胃口,翻開之後也因為資訊呈現的方式太醜而完全無法吸收,總之,整個學期過去,我什麼都沒學到,只獲得了「我一輩子都不可能學會寫程式」的結論。

對Excel的討厭和恐懼應該是來字第一份工作,由於牽涉到合約和報價業務,所以天天都需要與Excel為伍,公司的報價單就是透過Excel公式和VBA撰寫的,畫面長得很醜不說,每一個格子點開之後的公式都又臭又長,改動一個格子就會牽一髮動全身,某一個地方沒輸入,就會讓整個報價單跑不動或是結果錯誤。那陣子常常跟那個Excel報價單奮鬥到半夜,但終究沒能真的學會,萬般痛苦的情況下看到隔壁以組裡「文字資訊」為主的部門有缺,就提出內部轉調的申請了

上述兩件事情,我其實都投入相當的時間和努力去學習,但因為依舊沒有好的結局,所以在心裡留下很深的陰影

來到現在這個以處理文字資訊為主的部門之後,雖然已經不用進行複雜的運算,但「整理數據」再用「文字或圖表呈現資訊」仍舊是工作的一部分。呈現資訊的部分我還算擅長也蠻喜歡,但我依舊不喜歡整理數據的部分。雖然需要使用的功能都很簡單,就算不用公式,只要願意花時間都能完成,但人工處理總是怕出錯,所以需要不斷檢查比對,做了五年之後,我真的越來越不能忍受這個沒效率的過程,希望能將這個整理數據的工作佔據我工作時間的比例降到越低越好。

過去幾年來,我慢慢一個一個突破,利用google關鍵字搜尋我想處理的問題,漸漸地也知道了越來越多Excel功能和公式的運用,因次對Excel的恐懼感逐漸降低。同時,我對整理資料這項工作的厭惡感的強度又不斷提升,這兩個力量相互作用,推動我開始嘗試VBA。雖然進步的速度很慢,能夠寫出來的程式內容也都還很陽春,但至少現在我能夠用正向的心態面對,把它當成一個挑戰,享受學習和解決問題的過程。

你也有覺得自己一定學不會或是辦不到的事情嗎?給自己一個機會再挑戰看看吧。有時候,不是不做,只是時候未到。這個「時候」可能是你遇到的困難程度還不夠高,因為人要改變真的需要夠痛苦。這個「時候」也可能是你的累積還不夠,像我歷經五年多與Excel的接觸,才好不容易把恐懼感慢慢消除,但如果我沒有去嘗試寫VBA,我也不會知道原來可以學習的「時候」已經來了。

[思考]白日夢問題之必要 (207/365)

昨天上了一堂內訓課,主題是如何引導員工思考職涯、建立職涯,過程中各個主管分享自己想要幫助的員工面臨什麼樣的問題,結果發現大家的團隊裡,大部分都有「太有目標且非常自信,放話說給不升遷就要走人的員工」。

這類員工很容易看不到自己的問題,把工作不順利或升遷不順遂,都歸咎在外部環境(組織、大環境…)的問題上。然而,之所以無法升遷,有可能是他們的能力還不到,或是他們不了解他們想要抵達的那個職等實際上會面臨什麼挑戰,也有可能是因為他們對組織的升遷運作有不切實際的期待(有人覺得組織就是會一年一升,然後他五年就可以升上Director),他們大部分不了解、也從未想要去瞭解老闆或公司的難處等等。

在教練式領導的過程中,主管可以透過問問題的方式來引導員工思考,而昨天講師提供的一個好方法,我認為是「白日夢問題」。

面對這種覺得自己在現實中處處受限的員工,我們可以問很荒唐的假設性問題,例如:

「如果今天你今天就只有10分鐘可以處理這件事,你想要怎麼做?」

「如果今天就是完全沒有預算,你想要怎麼做?」

「如果你擁有所有你想要的資源,你覺得情況會怎麼改變?」

雖然上述問題都是把現實的困境設定到最極端的狀態,就算員工可能會反駁說「怎麼可能」或是「很蠢」,但還是值得一問。因為跳脫現實思考,有助於激發想像力。有時候,人會覺得「我沒有全部的資源就不能做到想做的事情」,但透過這種想像練習,我們往往能找到一些「只要有部分資源就能完成的事項」。升遷也是如此,這類員工常常會覺得我一定要升遷才能怎樣怎樣….,但其實有時候在原有的職位上,他們還是有能夠再近一步發揮的空間。

我們也可以問:

「如果你是專案經理,你會怎麼做?」

「如果你是我,你會怎麼做來幫助你升遷?」

上述問題好像蠻常見的又有點陳腔濫調,但這樣簡單的問題其實就能引導員工站在別人或是站在我們的立場思考,理解管理者的難處、理解他與他嚮往的職位之間的能力落差,聽聽他們覺得我們可以怎麼幫助他們。有時候,員工會抱怨主管不給力,但請他們假想自己是主管要怎麼做,其實他們也說不出一個所以然。

我們總會說會要人要腳踏實地、認清現實,不要做白日夢,但是,有時候白日夢反而能激發創意,引導思考,並從天馬行空的想法裡面,讓回答問題的人看見自己的問題,或是發現比抱怨更有用的解決方案。