[閱讀心得] 把時間「用完」跟「好好地」運用時間是兩件不同的事情 (259/365)

把時間「用完」跟「好好地」運用時間是兩件不同的事情。

你是否覺得自己每天做了好多事情,並且享受於把代辦事項一個個劃掉的快感,然而,你覺得那些代辦事項,真的重要的事情嗎?在生活的情境下,把時間安排得跟工作一樣每個時段都無縫接軌,就是最有效率的做法嗎?今年已經過了一半,年初設定的目標完成了多少?不要說年初的目標,你還記得上星期六你規劃這週要做哪些事情嗎?

要忙,就忙得有意義

前陣子在文森說書看到這本書的介紹,從圖書館借回來之後有一搭沒一搭地當成床邊讀物看完,蠻喜歡作者的寫作筆調以及書中的概念,作者於書中提書讓「時間多得不得了」的七個秘訣,其中我最有感的是以下三個:

  • 悠遊,讓生活不匆忙 預留足夠的時間做每一件事情,追求效率的人常常會把計畫規劃得太精準,就像在規劃旅行的交通接駁一樣,希望每一分鐘都不要浪費。然而,人生就是會有意外,事情往往不能盡如人意,為了追趕哪些緊湊的時程表,我們反而會忘記去體會、享受事情的過程,或是太計較於「是否達成」計畫的得失,儘管做了很多事情,但到頭來卻什麼都想不起來。
  • 放掉不切實際的期望 這點是我最需要提醒自己的,「你只有這麼多時間,盡力就好」,像我這樣喜歡規劃並且努力精進效率的人,可能都有一樣的問題。你可能計畫這星期要利用下班時間讀完一本書,或是完成一件大事,但偏偏那個星期工作就是忙到水深火熱,因此你遲遲無法翻開那本書,然後你就開始責怪自己為什麼效率差、不能堅持、沒有說到做到….。(例如我前陣子就很常責怪自己不夠早起或是偷懶沒寫文章,但有時候真的身體狀況不好或是工作太累) 作者在這一章提到,人就只有那麼多時間,我們只要盡量做到「夠好」就好,這樣除了比較容易達成目標,也比較容易開心。所以賴床沒關係,至少還有做瑜伽就好,一天沒寫文章就放過自己,不要超過兩天偷懶就好,有做絕對比做到完美來得重要。
  • 讓人生值得回味 透過規劃一些「不一樣」的事情,在平凡的日子裡面增加記憶點,並透過紀錄的方式,強化記憶,這點之前在[聽書] 創造生活中的小冒險,提升時間感受度這篇文章分享過。

說說這本書

  • 誰適合看? 每一個人看了應該都會有所收穫。尤其在被疫情打亂生活的現在,大部分人的時間分配和運用都受到影響,嘗試書裡面的觀念和做法,應該有助於調適生活。
  • 需要分析閱讀嗎? 不需要,這本書我看得很片段,但因為作者的寫作方式有點像短篇散文,所以隨時拿起來翻都能進入狀況。
  • 值得留在書架上嗎? 如果你一直苦於覺得自己「沒有時間」做各種事情,那讓這本書留在床頭陪你一陣子吧。如果你已經是時間管理大師,那可以去圖書館借來看看就好囉。(這本書我是在圖書館借的)

[分享] 你有以「怦然心動」為基準來使用時間嗎?(258/365)

早上看了《要忙,就忙得有意義》這本書的作者的TED演講,雖然書寫得很好,但我更喜歡這個精簡卻令人印象深刻的演講。

演講的架構邏輯和書本的編排不同,但我覺得她更清楚簡潔地點出核心概念,以下分享幾段我記下來很喜歡的話。

We don’t build the live we want by saving time, we build the life we want, and then time save itself.

我們可以在各種書籍和課程中,看到不斷推陳出新的時間管理技巧,但是別忘了技巧和方法永遠需要落實,如果我們不知道到底想要做什麼,想要過什麼樣的生活,想把時間花在哪些事情上,那努力鑽研各種時間管的技巧和工具,也只是本末導致。

We cannot make more time, but time will stretch to accommodate what we need or want to put into it.

演講中,作者舉了一個壞掉的熱水器的例子。我想我們每個人都有類似經驗,你覺得你這星期超忙,根本不可能再塞入更多事情,但是工作上突然有一個緊急的火需要救,或是你的家人、孩子生病需要你照顧,雖然這些都不是太好的例子,但你會發現,你就是能再擠出時間。既然不好的事情可以擠進去,同樣的道理,好的事情、你在意的、想做的事情也應該有辦法擠進去,只要你把它當成那個需要先處理、先救火的事情。

I don’t have time = it’s not a priority

與其說我沒空做那些,我會說我不做那些,因為那不是我的要務。近年來很紅的《怦然心動的人生整理魔法》這本書,裡面提到的斷捨離原則就是,只要留下會讓你怦然心動的物品,其餘都可以捨去。我們運用時間也是一樣的道理,設法讓你的時間只運用在會讓你「怦然心動」的事情上吧。

[聽書] 創造生活中的小冒險,提升時間感受度 (200/365)

新冠肺炎疫情延燒一整年,跟同事聊天的時候常常會聽到「覺得去年什麼事情都沒做就過了」,再聊下去,發現不少人之所以有這種感覺,是因為去年不能出國玩。

我周圍有許多旅行愛好者,一年出國兩三次是基本盤,工作賺錢就是為了安排出國玩,每結束一次旅程就開始買下一張機票。他們人生的時間推進,基本上是跟著旅行計劃在走,每一年的人生記憶點幾乎都跟出國綁在一起,規劃出國的時候覺得滿心期待又充滿幹勁,但回國之後面對工作,就立刻對日常的人生感到空虛,因此只好快點開始規劃下一段旅行,來填補這種空虛感。

受到疫情影響,不能出國的這一年對他們來說相當痛苦,因為這等於是逼著他們面對日常,那種沒有期待、沒有計畫的感覺,讓人覺得時間過得很慢卻又過得很快,然後不知不覺一年就過去了。我過去幾年也是這樣,每年最期待的就是出國,一趟旅行完就規劃著下一趟,然而,我發現我去年好像還是過得「還不錯」。這是為什麼呢?

昨天聽到《文森說書》podcast的這一集我很忙,但什麼事都沒完成|《要忙,就忙得有意義‪》‬之後,我想我知道過去這一年,我並沒有那麼空虛痛苦的原因是因為「時間感受」的緣故。

時間感受就是「現在的我們回顧過去的時間時,能有多大的感受」。

透過小冒險提升時間感受度

試著想想看,讓你感受最大的是哪些時刻?這些不外乎是人生中的重大事件,例如畢業典禮、結婚、旅行等等,就算過了很久,回想起當時還是能清楚地感受到那時候的開心情緒,甚至能回想起當下的畫面。這些人生的記憶點,為那段時間創造意義。

儘管我們不可能天天都在經歷這些重大事件,但我們可以把同樣的道理用在日常生活中,自己去創造一些讓自己回想起來能有開心、充實感的事件,透過各種日常的「小冒險」,為自己的人生創造記憶點、創造意義。

舉例來說,過去進公司上班的日子,我喜歡在中午吃完飯後散步,有時候走去比較遠的沒有去過的街區走走看看;去年剛開始在家工作的時候,我會在天氣好的日子上頂樓野餐;嘗試沒上過的花藝課;刻意安排和久未見面的海外朋友視訊;找一個平日中午進行久違的慢跑;找一天將通勤工具從機車換乘公車或是youbike;週末和老王起探尋沒去過的咖啡店等等,這些日常中的小小新鮮事,都能讓我對生活多點期待。

藉由回顧加深情緒和記憶的份量

此外,回顧也很重要,自從開始寫子彈筆記之後,透過每週回顧溫習這些小冒險的記憶和感受,也能加深時間感受。在工作忙碌的日子裡,我們很容易冒出「不知道最近在忙什麼」這樣的念頭,這是因為日常小冒險的深刻程度當然不比海外旅行或是婚禮,如果不溫習,那樣的感覺會淡化得很快。然而,如果一直都有定期紀錄、回顧,你會發現其實自己做了很多事,生活中還是有很多快樂的小回憶。

我還記得第一次做子彈筆記每月回顧時,我驚覺「其實我過去一個月做了好多事情」,然後能大方地謝謝自己的努力,並重溫那些好的記憶和情緒。

podcast有點長,但文森有分享他的小冒險計畫,有時間可以聽聽看。如果沒空的人,可以聽這個5分鐘youtube精華版本。

[時間管理] 有生產力的有效休息 (173/365)

開始使用Clockify紀錄工時之後,非常驚訝地發現,每天基本朝九晚六的工作時間裡面,有18.65%的時間是用來休息的,假設這些休息時間裡,有一半是每天固定一小時的午餐時間,那每天還是有有8%-10%的上班時間是拿來休息的。

在上班的時候,根本就不覺得自己有進行什麼休息,因此,這個比例之高,真的讓我相當震驚。其實,在紀錄工時的過程中,我也發現,每當工作告一段落,起身想說「休息一下」,回到位置上其實一晃眼就過了十幾分鐘,休息時間的流逝真的比我們想像中還要快,我們可能只是喝個水、上個廁所、再滑個手機,也沒幹嘛,時間就這樣過了。

然而,撇開生理需求,我們真的在休息的時候真的達到「休息」的目的嗎?可能在社群軟體上看到別人在玩樂,反而心情更差,或是因為剛剛回了某一則留言,心中一直掛念,所以回到辦公桌上反而難以專心。剛剛坐在位置上明明覺得腰痠背痛,但休息時我們可能還是在位置上滑手機,身體依舊沒有獲得伸展。

只是零碎時間的休息,我們常常會不知所措,就讓自己進入自動導航的模式。試想一下,如果今天你獲得的是一整天的休假,是不是就比較不容易讓自己整天都在滑手機呢?相信大家應該都有經驗,如果假日什麼事情都沒做,收假的時候反而會更累吧?

其實,休息並不等同於放空,真的能讓身心或得休息的方式,是暫時讓腦袋切離工作模式。

我們可以透過勞動身體的方式來休息,也可能透過動腦思考工作以外的事情來獲得休息,這些休息方式可能不如滑手機或是瀏覽網頁輕鬆,但這些休息活動能帶來的實質產出、或是對身體帶來的實質好處,才是讓我們重新充電、獲得能量。此外,透過休息時間完成一些待辦事項也是一個不錯的選擇,這將有助於緩解我們精神上的壓力。

為了優化我的休息時間,我將休息歸類成兩種,一種是「有效的」休息,另一種是「有生產力的休息」

  • 有效的休息
    對我而言有效的休息是運動類的活動。例如運用15分鐘跟著youtube進行簡短的瑜伽伸展,或是進行10分鐘的瑜伽拜日式練習,就算是滾滾筒進行肌肉放鬆也是不錯的選擇。過去在辦公室都會想像如果有一個地方能讓員工在休息時間能進行簡單運動該有多好,現在在家工作,更沒有理由不執行了呢!
  • 有生產力的休息
    休息也能夠很有生產力?沒錯,我認為生產力的休息可以分成幾種

    (1) 做家事 – 洗衣服、曬衣服、洗菜、切水果、整理花瓶等,這些事情在下班之後要一口氣累積起來做其實蠻累的,但是利用休息時間處理,一方面可以勞動身體、轉換心情,另一方面也能緩解下班之後做家事的壓力

    (2) 吸收知識 – 平時瀏覽網頁,可能常常會有想讀的文章、想看的youtube頻道,但是所有想看的東西如果都在瀏覽網頁當下全部點下去看,可能不知不覺就會花很多時間在滑手機。最近我在練習將想看的知識性內容都存到待看清單,休息時間真的想要滑手機,那就先從這些資訊開始下手。

    (3) 執行代辦事項 – 繳水電費、預約運動課程、更新手機行事曆、回覆朋友的訊息等等,這些小事情都不會花很多時間,但一直累積在那邊,無形間會對我們的大腦造成壓力(因為一直覺得有事情沒做)。運用休息時間,一次處理一兩個小任務,就不用在下班後還要花完整的時段來處理這些瑣事了。

[學習] 建立你的深度工作狀態哲學 (161/365)

我周圍的台灣同事對於「回應度」都非常在意,甚至在意到我覺得有點太超過。工作時,只要通訊軟體設定為avalible的狀態,大家就會設定自己要秒回所有訊息。久而久之,avaliable的狀態成為一種壓力,所以大家乾脆都設定成busy,然後busy就失去它的意義,因為大家都心照不宣,知道設定busy只是為了要給自己有比較好的藉口不用隨時做回應。

不要說通訊軟體,就連email都是,我看到許多人回應email的速度快到根本像是在用通訊軟體一般。深怕自己慢了幾分鐘回信,世界就會出大事一樣。事實上,大部分的情況下,一秒回信和30分鐘之後再回信的效果其實是差不多的。

用畫面來想像,我覺得大家似乎把avalible當作是在成在茶水間休息,而busy才是坐在位置上,但怎麼想,都覺得這好像有點怪怪的。對我自己來說,光是看到busy這個字眼就會讓身心狀態都緊張起來,看到別人整天掛著busy,也會讓我覺得這個人隨時都處在緊張的狀態,感覺很難親近。

同事常笑說,白天都在打蒼蠅蚊子,只有晚上加班才能專注做「自己的工作」,然而,我覺得這並非健康的狀態。套到上面的畫面,豈不是白天你都在茶水間,下班之後才坐回位置上工作嗎?

你的意志並不是你可以無限使用的一種個性,而是像肌肉,它會疲乏。

摘自《深度工作力

如何在容易被受打擾的情況下,仍然保有能夠深度工作的時間?在《深度工作力》這本書裡面,作者歸納出四種工作哲學:

一、修道院式
顧名思義,就跟僧侶在修行一樣,把自己放到一個不會被打擾的地方去,斷掉所有與外界的聯絡(包含網路)徹底與世隔絕好幾個月。能達到這個境界的人,很有可能有偉大成就。然而,對現代人尤其是上班族來說,除非準備一大筆錢離職一年,不然很難做到。

二、雙模式
這個模式是修道院式的寬鬆版,例如一周內有四天你把自己關在不受打擾的地方,或是每年選擇一季到深山裡面離群索居。有間顧問公司曾進行一個實驗,要求所有顧問切斷連線一天,不要立即回答客戶的問題,這些平時都秒回客戶訊息的顧問感到相當不安,然而,經過一天之後他們發現,客戶其實也沒那麼在意問題沒有被秒回。

三、節奏式
每天規定自己在某個時段投入深度工作,讓深度工作變成一種習慣。你不需要像上述兩個方式那樣長時間與外界切斷聯繫,你只需要不被打擾一兩個小時,就能發現自己的生產力大幅提升。這個方法適用在工作和生活面,以下是我自己實際成功的經驗:

1 將上班時間提早:在帶新人期間,我將上班時間提前兩個小時,在下屬進辦公室前先將當天最重要的事情處理完,這樣執行大幅改善我因為帶新人而加班的問題。

2 安排早晨計畫:提早兩小時起床,將每天的第一段時間留給。這樣的習慣讓我總算能達成想要天天做瑜伽、閱讀寫作的心願,目前已經持續五個月。

如果缺少這種架構,你的心思就必須反覆思考這個時段應該或不應該做什麼,並且不斷評估自己是否夠努力,這些都會不必要的消耗你的意志力儲備。

摘自《深度工作力

四、記者式
任何時候找到空檔就進入深度工作狀態,就像記者只要有紙筆或是電腦就能立刻開始寫作一樣。對忙碌的現代人來說,這似乎是最理想的作法,我知道有些媽媽作家們就是這樣,孩子一開始午睡,她們就會抓緊時間拿起筆電投入工作。不過,作者強調這種做法並不適合深度工作的新手,除非你已經練就隨時可以專注的能力,否則你將會在不斷切換腦袋模式的情況下累倒,然後直接放棄。

我認為「節奏式」是對一般人來說可行性最高的,因為很少有人能把自己丟去長期修行吧?這個模式最困難的地方在於「建立習慣」,不過一但養成習慣之後,你會發現一點都不難。如果能將深度工作時間安排在自己的「高效率時段」,更能有事半功倍的效果。至於怎麼找出自己的高效率工作時段,則需要透過將「時間管理數據化」的事前準備工作(這也是我這個月要做的事情)

無論你採用哪一種方式,在建立工作哲學之後,也別忘了跟你的工作夥伴溝通,讓他們知道何時可以找到你。其實人們不喜歡的不是你沒有立刻回應,而是不喜歡「不確定何時可以找到你」。

[學習] 把上班以外的時間當作「一天」來看待(160/365)

早上在讀閱讀《深度工作力》時看到下面這段話覺得印象深刻

「他每天把從十點到六點的時間當作『一天』,之前的十個小時後之後的六小時只不過是前奏和收場」

摘自《深度工作力

這段話是在描述大部分上班族對待時間的方式,常常會聽到同事說(尤其是在工作很煩悶的日子),「好像整天也沒幹嘛,但一天就這樣過了」。然而,仔細想想,六點下班到睡前的時間呢?再進一步想想,起床到進公司的這段時間呢?

作者引用《如何度過一天二十四小時》這本書的作者貝內特的想法,貝內特建議人們應該把上班時間以外的時間當作「一天」來看待。

一個不用加班(只上班8小時)而且可以睡好睡滿(8小時)的日子,我們其實還有8小時可以運用,扣掉吃飯、洗澡等日常活動(加一加最多3小時吧),其實應該還有5小時的時間可以運用。好吧,你說還要扣掉通勤時間,住得離公司很遠的人可能要通勤2小時,那至少還有3小時不是嗎?你可能會說,我用這三小時來看看電視、滑滑手機有什麼不對,我工作一整天很累了需要休息,我不想再動腦、勞動身體。

你是否也有類似的經驗

  • 假日看劇看一整天,週一要上班的時候,陷入極度厭世的狀態?
  • 一下班就開始滑手機,儘管心裡掛念著想要去運動或是想要看看書,但就是滑到停不下來。睡前覺得自己一事無成,並產生覺得自己浪費時間的罪惡感。

看劇、滑手機、漫無目的地轉電視台,這些都是讓大腦放空、進入自動導航狀態的事情,當下你只需要花最少的腦力和體力,看似很放鬆,但過多資訊的輸入其實是在消耗我們的精力,麻痺我們的思考,並不能達到真正放鬆的效果。

再想想你是否有下列的經驗:

  • 下班後後衝一場想看很久的電影?儘管看到半夜才回家,但隔天會因為充滿意義且心靈受到刺激的夜晚,而能更起勁的工作。
  • 在緊張疲憊的工作後,考慮要去運動還是要回家癱軟,克服心魔去運動之後,除了能透過運動紓壓之外,晚上也睡得更好,看似消耗精力的活動,卻讓自己能充飽電。
  • 運用工作以外的時間學習新事物或是閱讀書籍,雖然進度緩慢並趕到疲累,但每學會一件新事物或是讀完一本書,自我成長的成就感更勝於工作的成就感。

「你說讓那十六小時充滿活力會減損上班八小時的價值?正好相反,這會增進上班八小時的價值。」

摘自《深度工作力

如果你也有類似上述的經驗,何不讓這種經驗成為生活的日常呢?當然,許多人有生活的壓力、有小孩要照顧,但是,設法在工作時間以外,從事一些真正能夠「充電」而非「消耗」的活動,就算一天只有一個小時都好。雖然我也還沒有控制得非常好,但每天早上為自己保留的早晨時光,幾個月下來已經起了一點作用,這段把生產力和專注力都留給自己的時刻,雖然稱不上放鬆,但卻讓我以較好的狀態開啟工作時段。

我不說每一天,因為我的一天不是從工作開始的,是從與自己相處的時間開始的。

「心智機制有能力從事持續的辛苦活動,不像手臂和腿會疲倦。它們要的是改變,而不是休息,除了睡眠以外。」

摘自《深度工作力

[學習] 時間管理的第一步,紀錄工作時間 (159/365)

跟我比較熟的人都知道,我今年的目標之一就是不要花太多力氣在工作。

老實說,從去年年中調整自己對工作的投入程度之後,我已經漸漸將每天投入在工作的時間從100%慢慢調降至將近80%,但令我苦惱的是,我好像也沒有因為省下那20%的時間而真的做了更多「其他的事情」。在我高效率工作的時段以外,那20%的時間可能都被我拿來處理各種瑣碎或是非必要的事情,例如一些可有可無的行政工作、跟同事在通訊軟體上聊天、或甚至是拿來放鬆(不外乎就是滑手機),這樣的時間使用方式並不是我樂見的。

儘管我的目標是每天大概花80%的心力在工作上就好,這並不代表另外20%的時間就可以拿來混。我真正想做也該做的事,在這80%的時間裡面把該做的事情做完,並將這多出來20%的時間拿來做更多的學習、思考(不管是工作上或是個人的)。

因此,我在年假過後開始土法煉鋼地進行「時間紀錄」。拿出一本筆記本放在桌上,勤勞地紀錄每一項工作開始和結束的時間,為了避免被手機干擾,計時的工具是windows內建的碼表程式。

這件事情才進行兩天,我發現兩件事情

1 對於工作所需時間很容易誤判
由於對於工作已經相當熟悉,所以我大概都知道自己一天可以做多少事情,因此也能估算時間。我常常會跟同事說「等我30分鐘」或是「我需要一小時」之類的。然而,一但這個時限無關乎要給同事的回覆或是會議,我就很容易錯估時間。然而,這個錯估到底是因為沒有限制而造成自己過度投入時間,還是因為沒有時間限制所以導致工作效率低落,我還要再觀察看看。

2 時間真的在不知不覺中消逝了
這兩天,我盡量都在完成一個工作段落之後再收信或是回覆同事的訊息,然而,這種零碎的事務,真的不知不覺就會花掉你15到30分鐘。如果是在工作段落中間被突然出現的訊息打斷,再回到工作的時候,會發現10分鐘可能就這樣過去了。有時候就這樣分心,然後等到想要專注的時候,回想剛剛分心的時候自己到底做了什麼,最可怕的狀況就出現了,因為「我根本不知道自己剛剛在幹嘛!」如果沒有做時間紀錄,我根本不會發現這件事情,甚至還覺得自己時間管理做得很好。

早上開始閱讀《深度工作力》,作者提供一些提升深度工作力的方式,這正是我最近需要的。接下來我將繼續紀錄工作時間,並嘗試使用書中的方式,提升時間使用的效率和深度。

[學習] 減少急迫但不重要的事 (82/365)

最近聽到幾個同事生病了,有的是身體的病,有的是心理的病。這些同事在大家的眼中,都是認真負責、使命必達的好人。他們受人尊敬、備受信任,許多人遇到問題都會想尋求他們的協助。大家都喜歡跟他們當朋友,也喜歡跟他們共事,因為他們會讓每一個合作對象都覺得「我是最重要的」。

其中一位我很敬重的前輩A,昨天打電話給我問了一個問題,我聽到他問題的當下覺得莫名其妙,因為這個問題根本就不應該問他!讓我更不明白的是,他竟然為了這個「不該屬於他的問題」花了很多時間。另一位我很尊敬的前輩B則是在開會時很無奈地告訴我,「我真正的任務一直被延後,總是有其他事情跑進來插隊」,我問他那下屬C為什麼不幫忙?前輩B回答我「這個他沒經驗,而且他也沒有說他想做」。

這兩位同事都是沒日沒夜的工作,幾乎天天都做到半夜,休假時也往往放不下工作。不得不說,他們都在組織裡爬到不錯的位置,但是,聽到他們生病的消息,我還是覺得他們在這樣子可能還沒爬到下一階就先累死。

這兩位前輩的情況,讓我想到時間管理矩陣,其實,他們之所以把自己累成這樣,可能是因為他們都花了太多時間處理第三象限,也就是「急迫但不重要」的事情了。

適度拒絕或延後請求,不要總是幫別人釣魚
以A前輩的例子來說,面對不該屬於自己的問題,與其硬著頭皮解決,幫對方找好魚竿之後還幫他釣魚,不如直接告訴對方「這不是我的專業,也許你可以去找別人」。畢竟,這件事情是對別人重要,不是對前輩A重要,責任在當事者身上,他應該要自己去找出解決辦法。我發現,這類工作能力很強但無法拒絕請求的人,通常是被自己的情緒或想法綁住了,他們看到別人有難就無法控制自己不去幫忙。

不得不說,我過去也常常會有一種使命必達的謬誤,覺得別人來找我協助,我無論如何一定要設法幫他解決,否則好像有失禮貌或是枉費別人對我的信任。但後來,在面對這種請求時,我都會想想時間管理矩陣,誠實地回答對方我不知道或是我現在沒有時間,或是我會告訴他應該要去找誰(而不是自己處理),因為別人來找你幫忙,有時候需要的只是一個方向,而不是真的需要你幫他把問題處理完。如果真的還是控制不了心魔,很想自己跳下去幫忙怎麼辦?那就要設法延後請求,問問對方最晚什麼時候需要得到答案,給自己一些時間,以免所有事情都塞在第一象限,搞得自己筋疲力竭。

適度授權,讓部署成為你的夥伴
前輩B其實還有一位下屬C,但因為下屬比C較被動也缺乏經驗,所以前輩B總是不放心把工作交給他。許多親力親為的主管都是這樣,什麼責任都往身上攬,看起來好像超人一樣,但實際上這樣不僅會把自己累死,也會剝奪下屬累積經驗或是成長的機會。這類的人應該要撥出一點時間到訓練員工上(第二象限,不急迫但是重要),把員工的能力培養起來之後,他就可以協助分擔第一或第三象限的事情。除此之外,也要懂得適度授權,擔心員工做錯或是品質不好?那就先從急迫但不重要的事情開始授權,慢慢提升員工的能力,也培養彼此的默契。透過授權和訓練,慢慢把員工培養成能與你的夥伴,讓他也能跟你一起面對急迫但重要的任務。

我們最應該投入時間的是第二象限 – 重要但不急迫的事情,例如跟同事建立關係,給下屬指導、訓練,了解公司即將推出的新服務的內容,維持健康(運動、看醫生),花點時間研究能提升工作效率的方法。這些事情很容易被延遲,但把時間投入在這些事情上面,對於處理第一象限 – 急迫但重要的事情以及第三象限 – 急迫但不重要的事情會有幫助。如果能和別人建立好關係,在你面對急迫的事情時候,你將能比較容易找到人來協助你,而不用自己孤軍奮戰,在需要拒絕請求時也比較容易取得別人的諒解。把時間花在指導部署上面,透過工作的授權,釋放自己的責任和時間。維持健康,才能走更長遠的路。

[分享] 用桌面電子便條紙進行工作管理 (76/365)

過去,我是很依賴紙便條紙和桌上型日曆的人,然而,開始沒有天天進公司之後,發現便條紙和桌上型日曆無法每天帶來帶去,在家又想保持家裡的環境不要太雜亂,因此逐漸把一切的工作管理都精簡到電腦桌面的便條紙上。

我過去也是很喜歡用紙本的人,但後來發現,電子筆記可以快速調動順序,也方便使用階層、粗體等進行標記,非常方便。不然以前如果遇到交期突然改變,就可能會把筆記畫得花花綠綠,不然就是要每天把便條紙們大風吹,才能排列事情的優先次序,這些都會消耗時間,也會讓工作幻境變得不清爽(你是否在螢幕周圍貼滿很多便條紙)。

以下是我的電腦桌面會有的便條紙的簡單樣本,基本上只有一張(太多張會在排列優先順序的時候產生困擾),不管是要開會還是要在辦公桌以外的地方工作,只要打開桌面,所有代辦事項都能一目瞭然。軟體就是windows內建的sticky note,不用額外下載,完全沒有進入門檻。

1. 善用項目符號、分層
我的工作需要面對各種不同的交期,手上隨時有三個案子是基本,每天要做的事情跟要聯絡的人都不同。拿到新案子我會先依照「交期-客戶-案件編號」的格式列入清單,並在下一行開始列出待辦事項,工作時想到就先列上去,以免自己忘記。這樣隨時都可以很清楚看到每個案子有哪些事情要做。

2. 用粗體字標示當天待辦事項,並排列優先順序
每天開機後我會先瀏覽一次清單,一面收信,一面把代辦事項填到note上,當天一定要完成的部分標記成粗體,並且把重要的事情往上放,例如11/23的事情基本上只是在等後續的結案作業,所以可以不用標記粗體,往下放就好了。當天要做的事情都標記粗體(如左圖),完成之後則是直接刪掉那一行。每天結束時,所有粗體字應該都要被去除(如右圖)

3. 用小分隔線畫分短期待辦事項,以及長期計畫
這張note分成上下兩部分,上面是跟客戶交期相關,時間上沒有商量餘地的,下面則是一些沒有明確時間點,屬於中長期計畫或是個人計劃的部分。這些事情大多是「重要而不緊急」,也就是時間管理矩陣第二象限的事情,如果不放在桌面,很容易放久就忘記,或是會因此一直拖延下去。所以我還是會列出來,並列出幾個待辦事項,提醒自己有空的時候就執行一兩個項目,有時候甚至會每天標記一個粗體,讓自己每天都能在這些項目上有些進展。(如下圖)

4. 列出要跟老闆和部署討論的事項
便條的最下面會紀錄我想要和老闆或部署在1:1會議中討論的內容。有時候在工作中想到一些什麼問題,可能不是立即性的,所以不用馬上勞煩老闆,但還是會想要拿出來討論。這種時候,如果不記下來,很容易在開會的時候忘記(因為我們是兩週才有一次1:1會議)。所以我會在平常想到的時候,就把那些點子列上去。開會之前複習一下,就不怕有話題被漏掉。

其實上述方法跟子彈筆記有點像,不過我喜歡把公司的工作和個人的行程分開管理,因為我不想在私人時間還要想工作的事情。所以除了一些個人設定的長遠工作目標之外,或是我自己想要在工作上嘗試的挑戰以外,公司的工作任務不會進入我的私人子彈筆記。例如,跟工作相關現在又在我私人子彈筆記上的,只有team building相關的項目。

私人子彈筆記的部分可以參考這篇文章 [學習] 重啟Evernote,建立子彈筆記系統 (8/365)

[分享] 如何改善慣性加班的症頭 (64/365)

我們部門的上班時間是朝九晚六,扣除一些緊急或是特殊狀況,基本上只要做好時間管理,是不太需要加班的。不過,我的其中個位下屬一直有慣性加班的問題,為什麼我說是慣性加班?因為不管工作是多是少,她都會搞到七點才能才下班。她進公司的前幾個月,我發現這個狀況,開始跟她討論上班時間規劃的問題,我依照自己的經驗給她以下建議:

  1. 在平日晚上安排行程,給自己準時下班的理由
    我觀察周圍的同事,發現平日晚上沒有行程安排的人,都很容易有慣性加班的症頭。因為下班之後的行程只有回家,而回家好像也不是什麼太要緊的事情,所以就容易在公司東摸摸西摸摸,然後莫名其妙就多加了一個小時的班。

    我喜歡把運動和學習課程安排在平日晚上,這樣一來為了能準時趕上晚上的活動,我就會逼著自己準時下班。在老闆突然要塞工作給你,或是有急件插進來的時候,也比較有理由可以推辭。安排課程又比安排與朋友的聚會來得有效,因為朋友的聚會非強制性,所以很容易因此遲到或是到最後失約不去(我就看過我下屬明明跟朋友約了晚上七點,到最後卻八點才離開公司)。因此,為了讓自已有理由準時下班,在平日晚上安排那種需要事先繳清費用的課程效果最好。
  2. 排列工作的優先順序,一口氣把零碎事項處理完,再專心處理主要專案
    每天早上盤點當天要做的工作,是很理所當然的事情。但並非把工作通通列出來就好了,還要排列處理工作的優先次序。你列出來的工作一定有些是非做不可,有些是做不完還可以明天在做,或是能跟別人多要一點時間完成的。我的作法是,一面列出當天的待辦清單的同時, 一面遵守兩分鐘原則,兩分鐘內能解決的事情就把它立刻把它處理掉(例如回覆一些簡單的信件之類的)。剩下的工作,就分成主要工作,以及一些比較瑣碎的小工作,小工作又分成今天一定要完成的,以及可以明天再處理的。

    我的習慣是會先從今天一定要完成的小工作著手,設定1-2個小時,一口氣把所有小工作先處理完,這樣一來,剩下的時間就可以心無旁騖地全部投入在主要工作上。你可能會覺得奇怪,主要工作照裡說比較重要,為什麼不先處理呢?我個人的經驗是,如果你先處理主要工作,倒頭來往往會不自覺花太多時間,並壓縮到處理小工作的時間,搞到最後不得不加班。

    不要擔心你只給主要工作留六小時會不會不夠,畢竟,就算你留了十小時給幾,你也不會覺得足夠。人很奇妙,有限的時間裡往往能激發出無限的潛力,並達到最大的工作效率。
  3. 提前半小時開始進行每天的收尾動作
    儘管下屬在執行上述第二點之後加班的情況已經改善,但也僅是把常態加班的時間從一小時變成半小時。我們再度檢討原因,發現這是因為她錯估自己進行每天工作收尾所需的時間。我以前也是如此,總覺得五點開始收尾應該就夠了,殊不知每天最後的那封信件總是最難寫,導致收尾往往會花上比預期還要多的時間,既然知道自己的預估都會失準,那為什麼不乾脆調整預期的工作收尾時間呢?這個問題的解法其實很單純,只要把開始進行收尾工作的時間點往前移半小時就好了。

我的下屬在依照上述建議調整行動之後,已經漸漸治好她的慣性加班症頭了。也許對很多人來說要做到完全不加班非常困難,但如果你的加班其實沒那麼必要,或是你也有慣性加班的問題,也許上述的方法能幫助你天天準時下班喔。