[分享] 如何改善慣性加班的症頭 (64/365)

我們部門的上班時間是朝九晚六,扣除一些緊急或是特殊狀況,基本上只要做好時間管理,是不太需要加班的。不過,我的其中個位下屬一直有慣性加班的問題,為什麼我說是慣性加班?因為不管工作是多是少,她都會搞到七點才能才下班。她進公司的前幾個月,我發現這個狀況,開始跟她討論上班時間規劃的問題,我依照自己的經驗給她以下建議:

  1. 在平日晚上安排行程,給自己準時下班的理由
    我觀察周圍的同事,發現平日晚上沒有行程安排的人,都很容易有慣性加班的症頭。因為下班之後的行程只有回家,而回家好像也不是什麼太要緊的事情,所以就容易在公司東摸摸西摸摸,然後莫名其妙就多加了一個小時的班。

    我喜歡把運動和學習課程安排在平日晚上,這樣一來為了能準時趕上晚上的活動,我就會逼著自己準時下班。在老闆突然要塞工作給你,或是有急件插進來的時候,也比較有理由可以推辭。安排課程又比安排與朋友的聚會來得有效,因為朋友的聚會非強制性,所以很容易因此遲到或是到最後失約不去(我就看過我下屬明明跟朋友約了晚上七點,到最後卻八點才離開公司)。因此,為了讓自已有理由準時下班,在平日晚上安排那種需要事先繳清費用的課程效果最好。
  2. 排列工作的優先順序,一口氣把零碎事項處理完,再專心處理主要專案
    每天早上盤點當天要做的工作,是很理所當然的事情。但並非把工作通通列出來就好了,還要排列處理工作的優先次序。你列出來的工作一定有些是非做不可,有些是做不完還可以明天在做,或是能跟別人多要一點時間完成的。我的作法是,一面列出當天的待辦清單的同時, 一面遵守兩分鐘原則,兩分鐘內能解決的事情就把它立刻把它處理掉(例如回覆一些簡單的信件之類的)。剩下的工作,就分成主要工作,以及一些比較瑣碎的小工作,小工作又分成今天一定要完成的,以及可以明天再處理的。

    我的習慣是會先從今天一定要完成的小工作著手,設定1-2個小時,一口氣把所有小工作先處理完,這樣一來,剩下的時間就可以心無旁騖地全部投入在主要工作上。你可能會覺得奇怪,主要工作照裡說比較重要,為什麼不先處理呢?我個人的經驗是,如果你先處理主要工作,倒頭來往往會不自覺花太多時間,並壓縮到處理小工作的時間,搞到最後不得不加班。

    不要擔心你只給主要工作留六小時會不會不夠,畢竟,就算你留了十小時給幾,你也不會覺得足夠。人很奇妙,有限的時間裡往往能激發出無限的潛力,並達到最大的工作效率。
  3. 提前半小時開始進行每天的收尾動作
    儘管下屬在執行上述第二點之後加班的情況已經改善,但也僅是把常態加班的時間從一小時變成半小時。我們再度檢討原因,發現這是因為她錯估自己進行每天工作收尾所需的時間。我以前也是如此,總覺得五點開始收尾應該就夠了,殊不知每天最後的那封信件總是最難寫,導致收尾往往會花上比預期還要多的時間,既然知道自己的預估都會失準,那為什麼不乾脆調整預期的工作收尾時間呢?這個問題的解法其實很單純,只要把開始進行收尾工作的時間點往前移半小時就好了。

我的下屬在依照上述建議調整行動之後,已經漸漸治好她的慣性加班症頭了。也許對很多人來說要做到完全不加班非常困難,但如果你的加班其實沒那麼必要,或是你也有慣性加班的問題,也許上述的方法能幫助你天天準時下班喔。

[觀察] 我很忙嗎?關於我的固定與非固定行程 (54/365)

「你好忙喔!」昨天空瑜課的同學這樣對我說。我的英文老師每次上課聽我分享生活時,也會對我說一樣的話。除此之外,同事們也會這樣對我說。每次聽到別人這樣說,我都會停頓一下,思考「我真的很忙嗎?」因為對我來說,在別人看起來很忙的我的生活,其實是由很多例行活動,搭配許多不定期的計畫或是活動組成。這篇來說說我每週的固定行程,以及正在進行的活動或計畫。

我的固定行程就是工作、學習、運動,以及最近加入的晨間計畫,包含瑜伽、閱讀、寫作的一個多小時。佔掉生活最多時間的,當然就是朝九晚六的工作。工作之外,我喜歡在平日晚上安排課程或運動,因此平日下班後,有一天上空中瑜伽、一至兩天的泰拳課、一天花藝課,另外在週六會有日文課以及英文課。上述的運動和學習目前都是例行活動,我是一個一旦開始接觸就會長期投入的人,所以這些項目一旦排入我的生活裡,就會持續好一段時間,值到有新的、我很想投入的事情出現,我才會取消其中一件事情,代換成下一個。

這些固定行程對於維持身心平衡相當重要,我喜歡將這些活動安排在平日晚上,一方面阻止自己加班,另一方面也是讓自己在工作日裡,還是能對每天都有些期待。
非固定行程大概就是日文口筆譯的任務、參與台日市集活動籌備、一個月一次的華語教學時間吧。最近新加入的短期計畫是,希望能在自己點團隊內舉辦一次人格測驗內訓,這個任務不放在工作的範疇裡,因為這是我私心想做的事情。這些非固定行程是定期或不定期出現的任務,不過出現的頻率間隔較長,不然就是需要長期執行,但每天只要投入一點時間準備的任務(像是市集活動籌備),因此,我大概會利用空下來的一兩個平日晚上,或是週末的完整時間來處理。

這些非固定行程,為生活帶來挑戰,尤其在我對正職工作已經很熟稔的情況下,各種「刺激」就靠這些任務來補足了。

其實列出來,不過也就是這些事情耶⋯⋯可能因為我的同溫層們的生活都很多采多姿,所以我覺得我只是「有點忙」,但還不到超級忙的境界。套一句神人朋友常說的話「不要讓人生過得只剩下工作」,我這樣期許自己,也發現自己必須這樣,才能平衡工作和生活。

[觀察] 不要羨慕會吵的人有糖吃,試著為自己開口吧 (34/365)

公司每幾個月會舉辦瑜伽課,這次受到疫情影響,改為線上課程,大家透過視訊看老師示範,在家裡鋪上自己的瑜伽墊練習。因為名額有限,每次課程訊息釋出之後都會很快額滿,然而,昨天下課之後,才知道一些好不容易搶到名額的同事,其實都上到一半就離開,沒有真的完成一個半小時的課。有一位同事跟我說「一個半小時真的太奢侈了」。我聽到這句話其實有點難過,覺得天天加班的她把自己的順位放得好後面。另一位同事則是跟我說,因為練習到一半就不斷看到各種訊息跳出來,最後不得不放棄練習去回覆訊息。我其實覺得這蠻可惜的,畢竟是好幾週前就預約的課程,只要妥善安排(我自己當下是把outlook整個關掉,並在通訊軟體放上自動回覆),暫離位置一個半小時應該不是難事。

因為是外商公司,許多部門的都是跨國組成,老實說國外的老闆和同事,對於個人的需求都較一般公司來得能夠體諒,工作時間上也比較有彈性。雖然如此,我還是看到許多同事天天在加班以及壓縮自已的過程中掙扎。工作表現越好,責任感越強的人,越容易優先工作勝過自己的人生,然而,我卻不覺得他們因此而過得更快樂,工作得更起勁。比起成就感,工作時總覺得他們在服務的是責任感。

跟這些同事聊天的時候,常常會談到類似這樣的話題,例如「印度的某某某,竟然一口氣請了三個月的假!在這麼忙的時候他怎麼好意思」,「歐洲的誰誰誰,不參加會議的理由竟然是晚上要去上小提琴課」,「因為誰誰誰在放假所以不願意做,老闆就要我接下(但是這位同事在自已放假的時候,卻不敢拒絕老闆的需求)」。這些對話的結論往往都是「會吵的人有糖吃啦」,敢開口要的人就是要得到,而我想到的是,那我們為什麼不去「吵」呢?其實也不用到吵,只是試著溝通自己的需求,把自己的順位擺在前面一點點而已。

印度或是歐美人,不管是要補修、要請病假、覺得工作量太重、需要別人支援等等,幾乎都是有話直說,反觀台灣的同事們卻常常在開口前想著「老闆會怎麼想」、「別人會不會覺得我不負責任」、「會不會對別人造成困難」等等。當然,我在聽到海外同事開口提出這類的需求的第一時間,還是會覺得有點扯,但通常過不了多久也是會接受,並且往往在第一時間就開始思考替代方案。畢竟人生不是只有工作,每個人在工作之外都還有自己的家庭、生活要顧。我常常覺得,海外同事開口提出這些要求,也不是那種勢在必行的強勢,他們往往是抱持著,如果可以達到自己想要的目的,那就是賺到,就算不行,那至少是一個交涉的開始,別人在知道你的需求之後,也許能提出替代方案。對了,說實在老闆對於這些員工的評價似乎也沒有因此降低,這可能是因為外商還是結果導向,所以過程中發生的事情,老闆通常不會放在心上。

這也讓我想到經典日劇《派遣女王》和前幾年引起話題的《今天我要準時下班》,我們常常都會覺得這些相當「有原則」的主角們實在太扯了。然而,一面嘟囔著「真實世界不可能這樣啦」的同時,其實我們心裡非常羨慕她們能堅持原則,珍惜自己的時間。有原則的她們,並沒有因此怠惰了該給公司的時間,反而因為有原則,讓大家更清楚怎麼跟她們共事,甚至能帶起周圍的人,用尊重工作時間的方式,去尊重每個人的時間。試想如果公司裡真的有這樣的人,你真的會討厭他們嗎?

我們總是在想要優先自己的時候瞻前顧後,擔心「別人」怎麼想,指責自己怎麼可以優先自己。然而,一個半小時的瑜伽時間到底會延遲多少工作?那些閃爍著的訊息,真的有需要立刻回應嗎?說不定那些我們所在意的「別人」,也沒把這件事看得那麼重。

[過生活] 365天寫作挑戰滿月,收穫滿滿的第一個月 (29/365)

365天寫作挑戰計畫執行滿一個月了!因為週末比較有空回顧,所以提早一天寫這篇滿月心得。

也不能說「不知不覺」寫了一個月,但目前為止,執行這個計畫並沒有我想像中的困難或是痛苦。我還蠻享受每天寫作的獨處時光,也喜歡計畫不斷推進帶來的成就感。除此之外,這個計畫也帶給我許多意料之外的收穫。

  • 建立與好久不見朋友們的連結
    許多Facebookc或是IG上的朋友,可能是好久不見的學生時代的友人,或是因為參加一些活動而認識,但實際上卻沒見過幾次面的人。我跟這些人都是透過網路默默關注彼此,互相按讚但卻鮮少真的透過留言或私訊聊天。然而,我宣布開始365天寫作挑戰後,竟然收到幾封來自這些好久不見的友人,或是只有一面之緣的人的私訊鼓勵,這真的讓剛開始這個計畫的我,覺得充滿力量。後續在不同的主題下,我也和許多好久沒聯絡的朋友們產生互動。有女性友人私訊跟我分享布衛生棉或月亮杯的心得,有高中同學來跟我分享一週菜單規劃的技巧(我們還順便聊到了成家之後的理財方式),在當主管的大學學長跟我分享帶人心法等等。這些意想不到的人與人的連結,相當暖心也令人驚喜,成為我寫作很大的動力。我也一一記下從大家那裡獲得的資訊,也許也能成為下一次文章的主題也不一定。對了,我也很驚訝一些英語系國家的朋友也有給我的文章回饋,我這才知道,原來google翻譯翻得相當不錯,他們透過翻譯的英文也能懂我在寫什麼。
  • 獲得執行晨間閱讀計畫的勇氣
    執行寫作計劃兩週後,我深深喜歡上把時間留給自己的感覺,因此在寫作三週後,我決定在早上的瑜伽時間,以及睡前的寫作時間之外,再加碼放入閱讀時間(這就是原子習慣裡提到的「習慣的推疊」吧)。我還一口氣把這些時間都規劃到早上,練習把一整天最重要的時間留給自己。相較於天天寫作,我對天天早起其實更有信心,也許是因為我已經成功挑戰天天寫作,所以才敢更近一步加入早起的元素。另外,因為每天至少要花一小時寫作,我必須要把花在其他事情上面的時間省下來,而第一個該減少的就是滑手機的時間。因此一個月下來,漫無目的滑手機的時間還真的縮短了呢。
  • 讓生活變得更有趣
    天天都要寫一篇文章,又不能寫流水帳式的日記,對於連寫日記的習慣都沒有的我來說,其實並不容易。為了搜集能寫的主題,我更勤於記下心中那些一閃而過的念頭,更深入地去思考我喜歡或不喜歡某些人事物的原因,對於生活裡發生的一切,我更有意識地去感覺、紀錄,「再發現」那些以往覺得不值得一提的事物。在開始計畫之前,我已經陷入很想換工作、很想打破無聊生活的想法裡好一陣子了。然而,這個計畫開始後,我重新觀察生活、思考工作,一面盤點關於自己的一切,也寫了幾篇過往一直不想碰觸的必須剖析自己的文章。現在,我雖然還是對新機會抱持開放態度,但已經不執著於急著要換工作,也不再那麼自我懷疑了。

這個計畫目前最大的挑戰已經不是有沒有時間或是能不能持續,而是我寫作的速度真的太慢了。就算提早決定主題、列下大綱,真的要構成文章的時候,還是會花上比預期還要多很多的時間。希望這個弱點能透過不斷練習而改善,讓我不要因為寫作耗盡太多體力,而能有時間去嘗試更多的事情,有更多的input,也才能有更多時間產出outpu呀!

[過生活] 每一個好選擇都會讓我們朝「好」日子更接近一些 (28/365)

之前我跟老闆提到,我正在進行365天連續寫作的挑戰,老闆聽到之後停頓了幾秒,然後跟我說「如果中間你偶爾需要休息一兩天,那就要休息」。聽到的當下覺得好有趣,老闆也太了解我了吧。她在我要開始一個逼死自己的計畫的時候,提醒我適時放過自己。

我是那種被下了指令就會執行的人,甚至因此被老闆和同事形容成「機器人」。第一次聽到這個形容的時候,我腦中想到煮飯的電子鍋,把米洗好按下煮飯鍵,時間到就會煮好香噴噴的白米飯。沒錯,只要給我指令還有工作需要的資料,時間一到我就會把事情做好給你。這是好事也是壞事,好事是託付給我的事情別人都不太需要擔心。壞事就是,我不太會輕率地給予承諾,因爲說出口的我就會做到,就算是給自己的承諾也是。

我跟同事提到晨間計畫,說要天天早起,把每天的第一段時間保留給自己,用來做瑜伽、讀書、寫作。同事回答「很不錯耶,但要是我會選擇把早上的時間留下來…睡飽一點」。

10月晨間計畫施行一週,說真的,很累。因為要七點起床,每天都跟自己說一定要提早睡覺,偏偏這星期剛好有外務要忙,每天都到一兩多才能睡。不過,也許是因為我對自己下了「執行晨間計畫」的指令,所以不管多睏,我竟然每天都七點就自然醒。當然,週末假日我還是有給自己一點喘息的空間(好開心這星期只有三天假日),但還是盡量在處理其他事情之前,先進行閱讀和寫作。
累歸累,但我還是覺得這一週蠻有收穫的。

  • 總算開始讀一本已經放在待讀清單很久的書
    沒想到這本內容有點硬、一直以為要有完整時間才能一口氣讀完的書,透過每天的晨間閱讀30分鐘(包含一面做筆記),一天大概能讀20-30頁,一星期竟然也讀了150頁。光是這樣的躍進和發現,就讓我更加篤定這個晨間計畫一定要繼續下去。
  • 早上寫作效率較好,也能釋放整天的壓力
    雖然有時候很難在早上的30分鐘內寫完文章,需要再花一點中午或晚上的時間收尾,但在一大清早進行文章的主要構思真的比在晚上容易許多。沒睡飽的腦袋跟被工作摧殘一天的腦袋相比,還是沒睡飽的腦袋好使喚得多。有時候下班只想放空,寫文章就容易變成壓力,然後就更寫不出來,所以在早上就完成這一切,真的令人神清氣爽。

我對自己的意志力還蠻有信心的,所以雖然累,但還是讓我再繼續堅持這個晨間計畫一段時間吧。我很喜歡《原子習慣》書裡的一段話:「人生就是不斷的選擇,每天我們會面對各種小選擇『決定性瞬間』,每一個好選擇都會讓我們朝「好」日子更接近一些。」

所以雖然起床時可能還是會掙扎,沒睡飽的時候還是會有點頭昏腦脹,但我總覺得持續一段時間之後,總會有些什麼能開花結果吧。

[工作術] 創造不被打擾的超高效率時間(20/365)

與八月的清淡強烈對比,九月根本工作大爆炸,然而,在這爆炸的過程中,無論在工作上或是生活上,我都我深刻體驗到「原則」的重要。生活上,我的原則體現在這個365天的寫作計畫,以及每天早上的10分鐘瑜伽練習。工作上,我運用下列方法建立原則,設法讓工作效率能提升更多。

  • 把手機放在看不見的地方
    忙碌的時候我很容易焦慮,焦慮的時候就很容易分心想做其他的事情,這時候如果手機在身邊,等文件上傳或等存檔的那十幾秒鐘都很容易把手機拿起來滑。這一滑可能就會掉入一個逃避現實(工作)的世界,就算是五分鐘也是浪費時間。我平常工作時會把手機面朝下,但在需要專注的時候,我會讓手機完全離開我的視線,最近發現最棒的地方就是筆電正後方,因為不管什麼角度真的都看不到。一旦專心起來,還常常會忘記手機到底被我收到哪裡去了。

  • 事先告知下屬自己當天的排程
    我跟下屬的合作關係相當緊密,基本上她們有任何問題我都會立即協助。然而,在需要專注的時候,就算是回答一個簡單的是非題,都會成為一種打擾。因此,當我預期要開始忙的時候,我會一大早就先告訴下屬,當天哪一個時段可以開放讓她們問問題,以及我當天幾點要下班,請她們在我下班的前一小時都不要打擾我。一開始會有點擔心她們的工作進度會不會被我耽擱,但後來發現,事先告知我的行程,其實能協助她們規劃工作進度(因為一定要在幾點之前完成,才能問我問題)。除此之外,我的「沒空」也讓她們有機會去尋求其他資深同事的幫助,建立與同事的關係,或是讓她們練習透過互相討論解決問題。

  • 關掉outlook, 30分鐘甚至ㄧ個小時再開一次
    需要專心工作的時候,畫面上彈出的新郵件視窗其實很惱人,而且很容易忍不住要去點開來看。就算逼自已不要點開,彈出的信件標題還是會令人分心,因此,在我必須極度專心,或需要在極短時間完成某件工作的時候,我會把outlook程式「整個關掉」,30分鐘甚至一小時再打開,甚至是等工作告一段落再打開收件夾。說實在的,寄email的人其實沒辦法預料你何時收到信不是嗎?5分鐘回信、30分鐘回信跟1小時後再回信,對寄信的人來說可能沒有那麼大的差別。況且,如果真的很急,比起email更應該選擇即時訊息或是打電話。

  • 不要立刻回即時訊息或接電話
    無論是即時訊息或是電話,基本上發起者的目的都是要讓對方「最優先」自己的需求。但是,這不代表我們就要照做。畢竟,我們手上有那麼多案子,我們的最優先不可能是每個人的最優先。忙碌的時候設定忙碌,讓對方能有心理準備,知道我可能無法立即回應。這次面對一個非常纏人的業務,她缺乏安全感,只要跟她合作的人都會被訊息和電話轟炸。我早有耳聞這號人物,所以,一開始跟她合作,我就決定我不要立即回訊,就連電話也故意拒接,我試著在一開始建立我的原則。她打第一通電話的時候我完全不接,第二通響了非常久我才接起來,然後直接說「不好意思,我真的需要時間處理你的案子」。我這樣做的目的是要讓她知道,我真的在忙的時候,原則就是連電話也不會接。當然我也不是任性妄為,承諾好的交期我絕對不延遲,只是我正在趕她的案子,如果她一直打電話來吵我,拖累的也是她自己的進度。據同事說,我是第一個成功制止她電話轟炸的人。(非常感謝自己有先發制人的勇氣)

  • 適時開啟即時通訊的DND功能
    Do not disturb (DND) 顧名思義就是不要吵我,我最常在下班前一小時使用這個功能。下班前通常在進行工作的收尾,在行程滿檔的日子裡,如果收尾的時候還有新的工作或是聯繫事項進來,很容易沒完沒了,根本下不了班。我並不是完全不配合加班,但晚上有事的時候,就是一刻都不想耽擱。這種時候,我就會開啟DND功能,如此一來訊息跟電話都進不來,再順道把outlook也關掉,自己創造不被打擾的環境,把工作做完之後「直接下線」。一開始要這樣做,確實需要一點勇氣,但是只要確認自己當天的事情都做完了,在下班前30分鐘進來的需求,就等到明天再處理也沒什麼不對吧(或至少等我晚上的私人課程、聚餐結束之後再來回應)

雖然有時候加班還是難以避免,但結合以上方式,真的能讓自己進入不被打擾的超高效率時間。此外,這些做法也讓下屬或合作對象了解我的工作方式和原則,他們更能掌握、預期我什麼時候會回應或不回應訊息,也能使我們未來的溝通合作更加順利。

忙碌的時候,更需要先預留時間給自己 (1/365)

工作忙碌的時候,人們常常會選擇犧牲「自己」的時間,寧可拿來多加一點班,或是在加班後選擇早上多睡一點。因為在家工作,這幾個月來,我常常睡到上班前十分鐘才起床,刷牙洗臉後打開電腦就直接上工,雖然看似多睡了一會兒,但那天如果一忙,關電腦的時候就是再次要躺上床的時候了,想一想,一整天就這樣都給了工作,實在悲慘。

九月,我決定重整旗鼓,再次開始之前完成過的30 days morning yoga challenge。周二早上,半睡半醒頭痛欲裂,我猶豫著到底要不要多睡一小時。掙扎了幾分鐘,我選擇起床洗個熱水澡,然後攤開瑜珈墊,把早晨的第一段時間留給自己。這個「至少我保留了10分鐘給自己」的意識,讓我整天的心情平靜不少,深夜下班時,也不至於覺得這一整天都是悲慘的。

最近看到同學完成了365天連續寫作的挑戰。明明是在最忙亂的時候,我竟猶豫著是不是也要加入挑戰,但又擔心大聲宣言之後會不會持續不了多久。

這個星期天天工作到半夜,一面想著「看吧,這種情況根本不可能每天寫文章」,卻又一面懊悔著。沒想到焦頭爛額、千頭萬緒的腦子裡,竟不斷蹦出各種想法,每天都有覺得「啊!這個主題可以寫!」的瞬間。如果上星期就不顧一切開始挑戰的話,也許就這樣完成一週了呢。所以,與其擔心是否可以完成挑戰,不如先開始再說吧。

忙碌的時候,更需要先預留時間給自己。接下來的365天寫作挑戰也是如此,透過寫文章的時間,梳理自己的心情,也回顧一天的獲得。然後,在每一個被工作綁架的日子裡,至少我可以告訴自己,我今天也為自己寫了一點什麼。