[工作術] 創造不被打擾的超高效率時間(20/365)

與八月的清淡強烈對比,九月根本工作大爆炸,然而,在這爆炸的過程中,無論在工作上或是生活上,我都我深刻體驗到「原則」的重要。生活上,我的原則體現在這個365天的寫作計畫,以及每天早上的10分鐘瑜伽練習。工作上,我運用下列方法建立原則,設法讓工作效率能提升更多。

  • 把手機放在看不見的地方
    忙碌的時候我很容易焦慮,焦慮的時候就很容易分心想做其他的事情,這時候如果手機在身邊,等文件上傳或等存檔的那十幾秒鐘都很容易把手機拿起來滑。這一滑可能就會掉入一個逃避現實(工作)的世界,就算是五分鐘也是浪費時間。我平常工作時會把手機面朝下,但在需要專注的時候,我會讓手機完全離開我的視線,最近發現最棒的地方就是筆電正後方,因為不管什麼角度真的都看不到。一旦專心起來,還常常會忘記手機到底被我收到哪裡去了。

  • 事先告知下屬自己當天的排程
    我跟下屬的合作關係相當緊密,基本上她們有任何問題我都會立即協助。然而,在需要專注的時候,就算是回答一個簡單的是非題,都會成為一種打擾。因此,當我預期要開始忙的時候,我會一大早就先告訴下屬,當天哪一個時段可以開放讓她們問問題,以及我當天幾點要下班,請她們在我下班的前一小時都不要打擾我。一開始會有點擔心她們的工作進度會不會被我耽擱,但後來發現,事先告知我的行程,其實能協助她們規劃工作進度(因為一定要在幾點之前完成,才能問我問題)。除此之外,我的「沒空」也讓她們有機會去尋求其他資深同事的幫助,建立與同事的關係,或是讓她們練習透過互相討論解決問題。

  • 關掉outlook, 30分鐘甚至ㄧ個小時再開一次
    需要專心工作的時候,畫面上彈出的新郵件視窗其實很惱人,而且很容易忍不住要去點開來看。就算逼自已不要點開,彈出的信件標題還是會令人分心,因此,在我必須極度專心,或需要在極短時間完成某件工作的時候,我會把outlook程式「整個關掉」,30分鐘甚至一小時再打開,甚至是等工作告一段落再打開收件夾。說實在的,寄email的人其實沒辦法預料你何時收到信不是嗎?5分鐘回信、30分鐘回信跟1小時後再回信,對寄信的人來說可能沒有那麼大的差別。況且,如果真的很急,比起email更應該選擇即時訊息或是打電話。

  • 不要立刻回即時訊息或接電話
    無論是即時訊息或是電話,基本上發起者的目的都是要讓對方「最優先」自己的需求。但是,這不代表我們就要照做。畢竟,我們手上有那麼多案子,我們的最優先不可能是每個人的最優先。忙碌的時候設定忙碌,讓對方能有心理準備,知道我可能無法立即回應。這次面對一個非常纏人的業務,她缺乏安全感,只要跟她合作的人都會被訊息和電話轟炸。我早有耳聞這號人物,所以,一開始跟她合作,我就決定我不要立即回訊,就連電話也故意拒接,我試著在一開始建立我的原則。她打第一通電話的時候我完全不接,第二通響了非常久我才接起來,然後直接說「不好意思,我真的需要時間處理你的案子」。我這樣做的目的是要讓她知道,我真的在忙的時候,原則就是連電話也不會接。當然我也不是任性妄為,承諾好的交期我絕對不延遲,只是我正在趕她的案子,如果她一直打電話來吵我,拖累的也是她自己的進度。據同事說,我是第一個成功制止她電話轟炸的人。(非常感謝自己有先發制人的勇氣)

  • 適時開啟即時通訊的DND功能
    Do not disturb (DND) 顧名思義就是不要吵我,我最常在下班前一小時使用這個功能。下班前通常在進行工作的收尾,在行程滿檔的日子裡,如果收尾的時候還有新的工作或是聯繫事項進來,很容易沒完沒了,根本下不了班。我並不是完全不配合加班,但晚上有事的時候,就是一刻都不想耽擱。這種時候,我就會開啟DND功能,如此一來訊息跟電話都進不來,再順道把outlook也關掉,自己創造不被打擾的環境,把工作做完之後「直接下線」。一開始要這樣做,確實需要一點勇氣,但是只要確認自己當天的事情都做完了,在下班前30分鐘進來的需求,就等到明天再處理也沒什麼不對吧(或至少等我晚上的私人課程、聚餐結束之後再來回應)

雖然有時候加班還是難以避免,但結合以上方式,真的能讓自己進入不被打擾的超高效率時間。此外,這些做法也讓下屬或合作對象了解我的工作方式和原則,他們更能掌握、預期我什麼時候會回應或不回應訊息,也能使我們未來的溝通合作更加順利。